Fontos tudni, hogyan írhat egy jól megtervezett üzleti levelet. Ha munkát kérelmez, értekezletet kér, vagy javaslatot küld, akkor győződjön meg arról, hogy a megfelelő üzleti levélformátumot használja, és hogy a levél hibamentes és egyértelműen meg van írva. Azt is szeretné biztosítani, hogy elérje a megfelelő személyt. Egy jó módja ennek, hogy hozzáadjon egy „figyelemvonalat” a leveléhez.
Hol megy a figyelemvonal?
A hivatalos üzleti levél az Ön nevével és címével kezdődik a bal felső sarokban, majd a dátum és a címzett címe. Ha úgy dönt, hogy figyelmeztető vonalat is tartalmaz, helyezze be közvetlenül a második cím után.
Figyelmeztető vonal különbözik a témakörtől. A figyelemvonal a címzettet a teljes nevük vagy címük segítségével irányítja. A legtöbb értelme van egy figyelemfelvétel használatára, ha csak a címzett címét ismerjük, nem pedig a teljes nevüket.
Ezzel szemben a téma sora kijelenti a levél szándékát. Esetenként ezek hasznosak, ha nem ismeri a címzett nevét vagy címét. Akkor használhat egy olyan témakört, mint például: Tárgy: Alkalmazási levél marketing-gyakornok számára.
Példa egy figyelemvonalra
Az üzleti levél elrendezése figyelemfelkeltő vonallal néz ki:
Példa:
A neved
Címed
A telefonszámod
Mai dátum
Cég neve
Cég címe
Figyelem: marketing igazgató
A levél követi.
Amikor szüksége van egy figyelemvonalra
Van néhány oka annak, hogy egy figyelemvonal jó ötlet egy üzleti levél számára.
- Nem ismeri annak a személynek a nevét, aki megkapja a levelet, de nem ismeri a címét. Ebben az esetben a figyelemvonal csak a címet tartalmazza. Figyelem: marketing igazgató
- Azt szeretné, ha a levelet egy adott személynek kézbesítené egy társaságban.
- Azt szeretné, hogy a levél gyorsabban érje el a címzettet.
Ha egy Figyelmeztető vonal nem szükséges
A figyelemvonalak a leghasznosabbak, ha nem ismerik annak a személynek a nevét, aki megkapja a levelet. Akkor van értelme írni Figyelem: Marketing igazgató. Bánatos lenne, ha Kedves Marketing igazgatót írnék. Egy figyelemfelkeltő vonal sokkal inkább érthető, ha egyedül használja a címet.
Ha ismeri a címzett teljes nevét és címét, a szokásos, hogy figyelmen kívül hagyja a figyelmet, és csak a nevét és címét tartalmazza mind a cég címében, mind az üdvözlésben.
Példa:
Az Ön neve és címe
Dátum
Barry Botts
Marketing Igazgató
A cég neve és címe
Tisztelt Mr. Botts:
Szükség esetén csak figyelmes vonalakat használjon. Nem szokásos gyakorlat, de jól működhetnek, ha nem ismerik a címzett nevét, de ismerik a címüket.
