A recepciós rendszerint az első olyan ember, akit az irodába való belépéskor lát, ami fontos képviseletet jelent azoknak a vállalatoknak, akiket az irodájukban dolgoznak és a többi szakembert. Az üzleti etikett megfigyelése a recepciós munkájának jelentős része, de a jó módok változatos és változó véleménye megnehezíti a recepciós vagy a felügyelő számára, hogy meghatározza a megfelelő viselkedést.
Jelentőség
A recepciós, mint a hívók és a látogatók első benyomását adó személy jelentőségét nehéz túlbecsülni. A gyenge modorokkal rendelkező recepciós negatív hangot ad a találkozó előtt, és nem ösztönzi a bizalmat a potenciális ügyfelek iránt. Másrészt az üzleti etikettet megfigyelő recepciós erős szakmai és értelemben vett érzetet ad. Ez nem csak növeli a cég arculatát a kívülállók számára, hanem más munkavállalóknak is úgy érzi, mintha az irodájuk professzionális munkahely lenne.
típusai
A recepciósok különböző módon képviselik munkáltatóikat. A telefonhívások fogadása és az üdvözlő látogatók a recepciósok számára a leggyakoribb feladatok, és mindkettő megfelelő etikettet igényel. A vállalati irányelvek megkövetelhetik, hogy a recepciósok előre meghatározott telefonszkriptet használjanak a hívások fogadásakor és a különböző típusú ügyfelekkel való kapcsolatfelvételen. Más esetekben a recepciósok saját mérlegelési jogkörüket használhatják minden egyes interakció kezelésében más, bár megfelelő mértékű formalitással és szakmaisággal. Az irodában dolgozók néha további szabályokat adnak át a recepciósnak, például, hogy mikor és hogyan léphet kapcsolatba velük a recepciós.
Kiképzés
Míg néhány iroda megköveteli, hogy a recepciósok középiskolai vagy főiskolai diplomát tartsanak, a recepciós etikettjeinek nagy része a munkahelyen történik. A recepciósok elkezdhetnek dolgozni egy irodában olyan helyzettel, amely nem igényel interakciót, mint például egy adatbeviteli munkát vagy egy irodai asszisztenst. Figyelem a vállalati politikákra és arra, hogy a recepciósok hogyan viselkednek az új alkalmazottak számára az első alkalommal a recepciós pozícióhoz, ami olyan tapasztalatokat fog eredményezni, amelyek hasznosak lehetnek más recepciós munkákhoz.
szempontok
Minden iparágnak és irodának saját szabályai vannak a recepciós etikettjére. Egyes irodák hivatalos öltözködési módot és beszédet igényelnek. Mások alkalmanként alkalmaznak etikettet, hogy az ügyfelek nyugodt és szívesen érezzék magukat. Az új recepciós és a felügyelők közötti kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy mindenki tudja, mi várható. Mint recepciós, ha nem biztos abban, hogy egy adott helyzet etikettje, udvariasan mentsd meg magad, és kérdezd meg a felügyelőt vagy a vezető recepciót, hogyan kell válaszolnod.
tippek
Annak ellenére, hogy minden iroda más, a recepciósok ugyanazokat a tippeket is használhatják. A többfeladatos munka elengedhetetlen a jó teljesítményhez, de ha valaki belép az irodába, fontos, hogy teljes körű figyelmet szenteljen. Ez azt jelenti, hogy a hívásokat tartásba kell helyezni, vagy gyorsan ki kell töltenie, papírokat kell beállítania, és közvetlen szemkontaktust kell elérnie. A recepciós munkaterületének rendetlenségtől mentesnek kell lennie ahhoz, hogy professzionálisabb viselkedést tervezzen, valamint hogy egyszerűbbé tegye az egyszerű feladatok elvégzését, mint például az információ keresése és valakinek egy toll kitöltése egy űrlap kitöltéséhez. Végül, amikor valakit irodába vezetünk, a recepciósnak mindig vezető szerepet kell vállalnia annak biztosítására, hogy a vendég jelenlétét megengedje, és megmentse őt a zavarban, hogy nem tudja, hová menjen.
