Az üzleti kommunikáció birodalma sokféle formális levelet tartalmaz. A vizsgálati levél, amely néha megírta a „vizsgálatot”, gyakran az első lépés a kommunikáció folytatásához. A fogyasztó és a termelő közötti üzleti tevékenység, két vállalkozás, vagy a munkáltató és a munkavállaló között gyakran egy fél vizsgálata kezdődik. A kommunikáció akkor is véget érhet, ha az író megkapja az első választ.
tippek
-
Ha valakinek írsz, hogy információt kérjen, akkor ez egy vizsgálati levél. Használhatja őket, hogy foglalkozzon mindenféle kérdéssel, mint például a szponzorálás, az üres álláshelyek, az értékesítés, a projektek és a finanszírozás.
Vizsgálati levél Alapértelmezés
Szóval, mi a kérdőív? Ha egy személy egy másik féltől származó konkrét információkat igényel, akkor az adott személy kérheti a kérdőívet. Alapvetően ez a levél kérdéseket vagy kéréseket tesz az olvasónak azzal a szándékkal, hogy meggyőzze az olvasót, hogy válaszoljon. Az ideális vizsgálat egy olyan egyedi személyt azonosít, aki képes a megfelelő választ tömören, célszerű módon biztosítani. Például egy könyvelő társaság tulajdonosa küldhet egy vizsgálati levelet egy irodaszer-értékesítési menedzsernek, hogy kérjen katalógusot vagy egy értékesítési képviselő látogatását, elmagyarázva, hogy tervezi, hogy aktualizálja vagy áthelyezi cégét.
Alapformátum
Felejtsd el, hogy „Megkérdezheted, hogy kinek érinti” kérdését. ehelyett azonosítson egy konkrét kapcsolattartó személyt a levél fejezete és üdvözlése között, amikor csak lehetséges. Például, ha írsz, hogy kérdezzen egy gyakornokságról, tegyen egy kis házi feladatot telefonon vagy online, hogy meghatározza a bérbeadó vezetőjének nevét. A szabványos lekérdezési levél körülbelül három bekezdést tartalmaz. Az első bekezdés azt jelzi, hogy mit akar az író, például a termékkel kapcsolatos információk, a munkahely megnyitása vagy más kérés; például:
Kedves Ms. Smith!
Egy (főiskolai) hallgató vagyok, aki a gyermek- és ifjúsági gondozásban dolgozom a Bachelor of Arts-ban. A 20XX nyarán szakmai gyakorlatot keresve a programozási listát a gyakornoki lehetőségekről találtam (a weboldal neve).
A második bekezdés magyarázza az író okait az olvasó kérésére. Magyarázza el, hogy miért döntött úgy, hogy kapcsolatba lépett az adott olvasóval, és hogy a kért információ milyen előnyökkel járna Önnek:
Mivel Ön a gyakornoki program kapcsolattartója, több információt kérek. Végső soron keresek egy gyakornok pozíciót, hogy javítsam a kockázatos fiatalok gondozásával kapcsolatos ismereteimet és tapasztalataimat. Eddig a tanfolyamatom és a tapasztalatom magukban foglalják (listák, relatív önkéntes munka, egyéb szakmai gyakorlatok).
Az utolsó bekezdésnek össze kell kötnie a levelet és az olvasó idejének és segítségének köszönetét. A levél tipikusan egy ingyenes zárással zárul, mint például: "Tisztelettel", amelyet az író neve követ.
Kért és kéretlen
A vizsgálati levelek kérésre vagy kéretlenül érkeznek. A kérdőíves leveleket a leggyakrabban fordítják, amikor egy vállalkozás hirdeti termékét vagy szolgáltatását abban a reményben, hogy a potenciális ügyfelek kíváncsiságát kiváltja. Abban az esetben, ha a fogyasztó nem tudja megvizsgálni a terméket saját, a fogyasztó felkérés útján köteles kapcsolatba lépni a vállalkozással. Egy kéretlen levélben a címzett nem nyújt előzetes tájékoztatást. A feladó olyan forrásból kéri az információt, amelyről feltételezzük, hogy a választ egy kérdésre, a forrásból történő meghívás nélkül.
Kért példa: Támogatások és finanszírozás
Számos alapítvány vagy támogatásban részesülő cég részesül előnyben a megkeresésről, mielőtt megkapná a teljes támogatási javaslatot. A tipikusan megkeresett vizsgálati levélnek teljes mértékben meg kell magyaráznia a finanszírozás szükségességét, és meghaladhatja az alapszintű három bekezdésformátumot, de nem haladhatja meg a három oldalt. Az alapszintű bevezetésen kívül a támogatásra vagy a finanszírozásra vonatkozó sikeres kérdőívnek tartalmaznia kell a szervezet rövid leírását, a szükségletet, a módszertant, amelyet a kívánt eredmény eléréséhez tervez, és minden egyéb finanszírozási forrást tervét, hogy kihasználják.
Nem kívánt példa: szakmai gyakorlat és munkahely
A legtöbb munkahelyre és szakmai gyakorlatra vonatkozó vizsgálati levél kéretlen módon jön létre. Fontolja meg a megkeresések küldését, amikor megcsodálja a vállalatot, és úgy gondolja, hogy megoszthatja a kölcsönösen előnyös munkakapcsolatot. Kezdje el a levelét azzal, hogy bemutatja magát és érdeklődését a foglalkoztatás iránti érdeklődésével. Kövesse nyomon röviden, beleértve egy vagy két bekezdésben az Ön képesítéseivel kapcsolatos információkat, és azt, hogy az olvasó cégében szerzett tapasztalatok mind az Ön, mind a vállalat számára hasznosak. A lábadnak az ajtóban való elsajátítása egy csodálatos cég által teszi lehetővé, hogy elnyerjék a szakmai gyakorlatot. És ki tudja? Ha jó illeszkedés van, az állandó pozícióhoz vezethet.
