A projekt terjedelmének dokumentuma elengedhetetlen a projekt eredményeinek tisztázásához, függetlenül attól, hogy a projekt szoftvereket fejleszt-e vagy egy udvari tereprendezést. A projekt terjedelmű dokumentumát gyakran egy projektmenedzser vagy egy elemző készíti, aki szorosan együttműködik az ügyfél és más projektcsapattagokkal. Miután a hatókör teljessé vált, meg kell vizsgálni az ügyfelet, a csapatot és a menedzsmentet annak ellenőrzésére, hogy ez pontos, minden érdekelt fél egyetért-e vele, és a projekt eredményei kielégítik az ügyfelek igényeit. A hatókört az ügyfél és a szervezet tagjainak jóvá kell hagynia a fejlesztési folyamatnak megfelelően.
Készüljön fel a projekt hatókörének felülvizsgálatára
Hozzon létre egy listát azokról az ügyfelekről és csapattagokról, akiknek felül kell vizsgálniuk a hatókör dokumentumot. Tekintse át a projekt-kezdeményezési dokumentumokat, vagy konzultáljon a projektmenedzserrel az információk összegyűjtéséhez.
Állítson össze egy találkozót, és hívja meg az összes csapattagot. A találkozó személyesen vagy virtuális lehet, a szervezet szerkezetétől és technológiájától függően.
Küldje el a kitöltött hatókör dokumentumot a listára. Küldje el néhány nappal az értekezlet előtt, hogy elegendő időt biztosítson a résztvevőknek annak felülvizsgálatára.
Készítsen másolatokat a dokumentumról, hogy egy fizikai találkozóhoz jusson. Még akkor is, ha egy elektronikus másolatot egy projektoron vagy hasonló eszközön kíván megjeleníteni, a résztvevők némelyike kényelmesen dolgozhat egy nyomtatott példányból.
Végezze el az alkalmazási kör felülvizsgálatát az ügyfelekkel és a csapattagokkal
Találkozzon az ügyfelekkel és a csapattal. Olvassa el a dokumentumot, különösen azokat a területeket, amelyek bonyolultabbak vagy jobban értelmezhetők. Bár a dokumentumot időben elküldte, azt várhatja, hogy a legtöbb résztvevő nem írta meg.
Fogja meg a fennmaradó kérdéseket vagy a dokumentum hatókörének módosítását.
Frissítse a hatókört a kérdésekre és egyéb változtatásokra adott válaszokkal, és küldje el az ügyfeleknek és a projektcsapat tagoknak, kérve az aláírást és a dokumentum jóváhagyását.
tippek
-
Egyes szervezeteknél nehéz lehet a találkozók ütemezése, amit mindenki részt vehet. Ismerje meg azokat az embereket, akiknek feltétlenül személyesen kell részt venniük, és megtervezni a naptáraikat. Kövesse nyomon másokkal, akik nem tudnak e-mailben vagy telefonon hívni, hogy megnézhessék, hogy vannak-e észrevételeik a hatókör dokumentumról.
