A vállalkozások, a kormányzati szervek és más szervezetek a fontos dokumentumokhoz egyedi azonosító számot adnak. Bár a DLN-ek bármely szervezetben használhatók, különösen azok a pénzügyi szervezetek, mint a bankok és az adóhatóságok. A belső bevételi szolgálat a DLN-ekre támaszkodik, hogy nyomon kövesse az adóbevallásokat és számos nyilvántartását, beleértve az adómentességi döntéseket is.
Dokumentumkereső számok
A dokumentum-helymeghatározó szám egy adott dokumentumhoz rendelt többjegyű szám, amely lehetővé teszi, hogy a dokumentumot az eredeti forrásfájljához könnyen nyomon lehessen követni. Minden szervezet saját protokollt hoz létre a DLN-ek számára, de a számok általában pontosan formázva vannak. Például az első két számjegy jelezheti a dokumentum forrását, a következő két számjegy, a dokumentum típusa és más számjegyek jelezhetik a dokumentum létrehozásának dátumát, kategóriakódokat és egyéb kritikus funkciókat.
DLN-ek és adómentességek
Az IRS a DLN-eket használja arra, hogy nyomon kövesse az adómentességi intézkedésekre vonatkozó meghatározó leveleket és egyéb dokumentumokat. Egy tipikus adódokumentum több részletes azonosítót is tartalmaz, például egy üzleti munkáltató azonosító számát vagy egy személy szociális biztonsági számát, valamint nevet és címet és az IRS esettanulmányt. Tartalmaz egy 14 számjegyű dokumentum lokátor számot is.
Formátum
Az IRS által az adóbevallásokhoz és az adómentességi dokumentumokhoz használt DLN-ek 14 számjegyből állnak, amelyek hét mezőbe vannak osztva. Minden mezőnek van egy bizonyos jelentése, ami hasznos az IRS adminisztrációs rendszeren belül. Például az első mező két számjegyű, és az IRS feldolgozóközpontot képviseli, amely a mentességi kérelmet kezeli. Más mezők közé tartoznak az adóosztályozás kódjai, a dátumkód és a blokk és a sorozatszám, hogy meghatározzák a dokumentum kezelésének és továbbításának részleteit.
Példák
A nonprofit szervezetek néha közzéteszik az IRS meghatározási leveleket, amelyek részletesen ismertetik a csoport adómentes állapotát. A levél DLN-eket tartalmaz. Az IRS közzéteszi eljárási kézikönyvét a DLN-ek használatához a dokumentumkezeléshez. Például a „mentesített szervezetek automatizált feldolgozási eljárásai” című kézikönyv utasítja a felhasználókat, hogy a DLN, a munkáltató azonosító száma vagy több más azonosító segítségével lekérdezzék a rendszert.
