A biztonsági tisztviselőknek meg kell határozniuk a szakpolitikákat és eljárásokat, hogy irányítsák őket a cselekvésükben. Ezt az eljárási sorozatot minden létrehozott álláshelyen kell referenciaként elhelyezni, és olvasni kell. Ezeket a protokollokat kiképzésben és a tisztviselő által elismerten kézbesítik. A megállapított protokolloktól való eltérés minden résztvevő számára megnyitja a felelősséget és a peres eljárást.
Jelentőség
A biztonsági tisztviselők számára létrehozott jegyzőkönyvek jelentősége elsődleges. Annak érdekében, hogy a tisztségviselők ne maradjanak vissza, ez lehetővé teszi, hogy a tisztek túl sok helyet kapjanak, hogy „felkeljenek, ahogy megyek” - gyakran a helyi törvények és mandátumok vagy a felelősség korlátozására szolgáló legjobb gyakorlatok ismeretének hiányában.
A protokollok típusai
Háromféle protokoll létezik a biztonsági tisztviselők számára: szakpolitikai és eljárási kézikönyvek, postai megrendelések és átadási naplók. Mindegyik protokoll a szervezet különböző szintjeire vonatkozik, az egész cégtől lefelé lépve, az egyes helyszínekig és végül az egyes helyszíneken lévő konkrét bejegyzésekig.
Általános politika és eljárások
A biztonsági tisztviselő protokolljának szülője a szakpolitikai és eljárási kézikönyv. Ez a kézikönyv a vállalati szintű biztonsági tisztviselők alapvető elvárásait és irányelveit vázolja fel. A legjobb gyakorlatokból készül, és tipikusan egy humánerőforrás-csoport vagy cég, valamint egy munkajogi szakértő vizsgálja felül. Ez a kézikönyv a képzésben kerül bemutatásra, a tananyag egyszerű magyarázattal és annak tartalmával kapcsolatos elismerése és nyomon követése.
Postai rendelések
Amikor a biztonsági tisztviselő eléri a munkahelyét, egy nagyon konkrét feladatot talál, amelyhez nagyon specifikus protokollok szükségesek. Az elszámoltathatósággal foglalkozó módszer a postai megbízás fogalma. Ezek az írásos utasítások, amelyeket a menedzsment elem megfelelően végrehajtott és felülvizsgált, pontosan meghatározza azt a „mi, mikor, hol és hogyan” a posztot a lehető legkevésbé egyértelmű. Ha a posztot először veszik fel, a biztonsági tisztnek el kell olvasnia a megrendeléseket, és meg kell győződnie a módosítások ellenőrzéséről, hogy megbizonyosodjon róla, hogy megfelel a megrendeléseknek.
Lejtőnaplók
A pass-down napló egy fontos protokoll, ahol a legfrissebb "valós idejű" információkat tartják. Ez minden olyan probléma, amely minden olyan problémára vonatkozik, amely releváns egy bejövő tisztviselő számára, amely nem szerepel az általános irányelvek és eljárások kézikönyvében, vagy bizonyos postai rendelésekben. Például, ha értesítést kap arról, hogy „a 12345-ös rendszámmal ellátott piros cement teherautó csak egy kedden engedélyezett, akkor ezt az információt a pass-down naplóban rögzítik. Ez lehetővé teszi, hogy a postai megbízások pillanatnyilag módosulhassanak erre a kivételre.
A protokollok hossza
A biztonsági tisztviselők jegyzőkönyve, függetlenül attól, hogy postai megrendelések vagy irányelvek és eljárások formájában van-e, kellően hosszúnak és mélynek kell lennie ahhoz, hogy széles körű útmutatást nyújtson a legtöbb forgatókönyv esetében. Az ápolást azonban arra használják, hogy elkerüljék a szükségtelenül hosszabb és specifikusabb dokumentumok létrehozását. Azok a protokollok, amelyek túlságosan nehézkesek vagy akár ellentmondásosak, megzavarják azokat a tiszteket, akik gyakran találkoznak távol a rendeléseket íróktól.
