Akár vállalati visszavonulást, egyezményt vagy más különleges eseményt is tart, a vendégelőadók új nézőpontokat és a szakértelem előnyeit kínálhatják a közönségnek. Egy ellenőrzőlista segíthet megszervezni a megállapodásokat, így minden zökkenőmentesen működik. A szervezet érdekében szétválaszthatja az ellenőrzőlistát az alábbi területekre: utazás, pénzügyi, technológia, cím és hangszóró igényei. A fogadó és a hangszóró ezekben a kategóriákban létrehozhat ellenőrző listákat, hogy az esemény ne legyen komplikáció.
Az utazás megszervezése
A vendégelőadók, akár fizetett, akár önkéntesek, általában a beszéd elkötelezettségére kell utazniuk. Ez nagy utazási terveket foglal magában, mint például repülőjegy és hotel, vagy egy egyszerű autóút. A fogadó szervezet feladata, hogy elrendelje. Tudja meg, hogy honnan jön a hangszóró, milyen szállításra lesz szüksége, és az érkezési időre és az indulásra vonatkozó preferenciáit.Szintén megkapja a hangszóró releváns információit, mint például a születési dátumot, amely néhány foglaláshoz szükséges. Ezután az ellenőrzőlista tartalmazza az utazás foglalását - ha szükséges, foglaljon szállodát, és gondoskodjon a földi szállításról, mint például egy autóról. Adjon hozzá egy megjegyzést, amely megerősíti az összes megállapodást néhány nappal a megbízás előtt. A hangszórók ellenőrző listáinak tartalmaznia kell a fogadónak az információk és a megerősítő adatok biztosítását is.
Pénzügyi megállapodások
A gazdagép ellenőrző listáján szereplő elemeknek tartalmaznia kell annak megerősítését, hogy a kifizetést a hangszórónak kifizették. Gyakran előfordul, hogy a hangszóróknak a rendezvény előtt egy részt kell fizetniük a rögzítés típusaként és egy rész után, miután sikeresen befejeztük a megbízást. Ebben az esetben készítsen két ellenőrző listát, így ne felejtse el. A hangszóró pénzügyi ellenőrzőlistájának tartalmaznia kell a házigazdának az összes releváns adatot, például a közvetlen letétbe helyezés címét vagy számlaszámát, valamint a kifizetés teljesítésének megerősítését.
Technológiai igények
Számos vendégelőadó a technológiát a cím részeként használja. A vendég hangszóróknak listát kell készíteniük mindenről, amire szükségük lesz - beleértve a laptopokat, a projektorokat és a képernyőket, a kábeleket, a mutatót, a mikrofont és így tovább. A fogadónak meg kell kérnie ezt az információt, és hozzá kell adnia a gyakorlati elemeket, mint például a tápkábeleket, a biztonsági mentésű laptopokat és a technikai személyt, hogy megoldja a problémákat.
A beszéd és az anyagok
A fogadó szervezeteknek világossá kell tenniük, hogy mit keresnek a beszélőtől. Ez magában foglalhat egy konkrét témát, amellyel foglalkozhat, vagy több gyakorlati részletet, például a cím hosszát. Készíts egy listát mindent, és küldd el a hangszórónak. A hangszóró számára ez az ellenőrzőlista tartalmazza a cím befejezését és szerkesztését. A hangszórónak meg kell vizsgálnia a beszéd és a támogató anyagok, például a PowerPoint ismétlődő másolatainak létrehozását. A fogadó és a felszólalónak előzetesen együtt kell dolgoznia annak eldöntésére, hogy a beszélő előzetes példányt küld-e a címről, talán a médiára vagy a jelnyelvi tolmácsra.
A hangszóró gondozása
Az ellenőrzőlista ez a része a fogadónak, nem pedig a hangszórónak szól. A hangszórót VIP-ként kell kezelni az eseményhez. Adjon meg egy személyt, aki kapcsolattartóként és kezelőként jár el a hangszóró számára, és adja meg a felszólalónak a kijelölt személy elérhetőségeit. Az esemény napján győződjön meg róla, hogy a kezelő tudja, hol üdvözli a hangszórót, és megadja az eseményhez szükséges fontos frissítéseket és fontos részleteket. A kezelőnek be kell mutatnia az előadót a szervezet fontos tagjainak. Tegyen hozzá az ellenőrzőlistához olyan elemeket, amelyek biztosítják a hangszóró kényelmét az esemény során, mint például a palackok a dobogón. Végül adjunk hozzá egy ellenőrzőlistát, hogy emlékeztessük magunkat arra, hogy megköszönjék az előadót az esemény után - talán egy kézzel írt jegyzet vagy virágkötés - és a kifizetések véglegesítéséhez.
