A legtöbb szálloda éjszakai ellenőrzéseket végez, vagy a vendégkönyvek ellenőrzését.Ezeket az ellenőrzéseket a vendégszámlák pontosságának biztosítása, a nap pénzügyi tranzakcióinak ellenőrzése, valamint a foglaltsági százalékok és a helyiségbevételek nyomon követése, valamint annak megállapítása érdekében végzik, hogy kiderüljön, mely vendégeket fogják megnézni a következő napon. Az éjszakai ellenőrzéseket manuálisan vagy elektronikus úton lehet elvégezni, és az általános eljárásban sok lépés van.
Teljes kitűnő díjkötelezettség
Éjszakai ellenőrök felelősek annak biztosításáért, hogy a vendégnapi tranzakciók helyesen kerüljenek felszámolásra és kiküldetésre a vendégfiókokra. Ezeket a díjakat a pontos dátumra kell elküldeni, vagy zavarok és eltérések merülhetnek fel a vendég kijelentkezésekor. Néhány példa az ilyen típusú díjakra: szobaszerviz díjak, telefon- vagy internetszolgáltatási díjak, vegytisztítási díjak, mini-bár díjak vagy parkolási költségek.
A szoba állapota és az árak egyeztetése
Miután áttekintette a napi foglaltsági jelentést és a háztartás állapotáról szóló jelentéseket, amelyek minden reggel elkészülnek, az éjszakai könyvvizsgálónak össze kell egyeztetnie a két jelentés közötti eltéréseket, hogy megtudja, hogy a hotel szobatartalmának tényleges állapota megvan-e. Ezután összehasonlítja a vendég regisztrációs rekordjait a szobabejelentéssel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a feltüntetett vagy idézett árak megfelelnek-e. Néhány vendég például bejelentkezéskor idézhet egy vállalati szoba kedvezményt, de a foglalási rendszer a szokásos árfolyamként szerepel.
Ellenőrizze a nem megjelenítéseket
Amikor a vendégek fenntartást kapnak, de soha nem jelentkeznek be, akkor azok nem jelennek meg. Az éjszakai könyvvizsgálónak ellenőriznie kell ezt az információt a front office rendszerben annak biztosítása érdekében, hogy az ismétlődő foglalások eltávolításra kerüljenek, a meg nem fizetendő számlázások kerülnek felszámolásra és a szobák megjelennek. Azt is meg kell jegyeznie a rendszerben, hogy az ügyfél nem jelenik meg, így nincs probléma, amikor a meg nem jelenés díját felszámítják.
Szobai árak és adók
Ez az éjszakai ellenőrzési folyamat általában sokkal könnyebb egy automatizált rendszerrel. Az éjszakai könyvvizsgáló egyszerűen beírja a helyiség éjszakai díjait és az összes elfoglalt szobára vonatkozó adót. A díjak és adók megerősítése után az éjszakai könyvvizsgáló szobatár- és adóbevallást készít.
Jelentés létrehozása
Az éjszakai könyvvizsgáló a szobaár és az adójelentésen kívül több jelentést készít. Ezek közé tartozik a napi üzemeltetési jelentés, a különálló osztályjelentések és a magas egyensúlyi jelentés. A napi működési jelentés az összes napi üzleti összefoglalóból áll, és olyan részleteket tartalmaz, mint az általános bevétel, a front office készpénzügyletek, a működési statisztikák és a követelések. A különálló részlegjelentések magukban foglalják a többi szállodai részlegtől származó tranzakciókat, például egy helyszíni éttermet vagy bárot, szobaszervizt és egyéb szállodai területeket. A magas egyensúlyi jelentés egyszerűen azonosítja azokat a vendégeket, akik közel állhatnak a számlahitel-limit eléréséhez.
Végső eljárások
Az éjszakai könyvvizsgáló összehasonlítja a készpénzes kifizetéseket és kifizetéseket, kiegyenlíti a nyilvántartásokat, majd készpénzes betéti utalványt hoz létre a bank számára. Ezután biztonsági másolatot készít a szálloda számítógépes rendszeréről, hogy minden információ mentésre kerüljön. A végső eljárás az összes jelentés és információ terjesztése a megfelelő feleknek, például az ügyvezető igazgatónak, a recepcióvezetőnek és a szobaszerviznek vagy az éttermi vezetőnek.
