A foglalkoztatási bizonyítvány elkészítése közös emberi erőforrás-feladat. Azonban általában nem jó ötlet a telefonon keresztül az aktuális vagy múltbeli alkalmazottakkal kapcsolatos információk átadása. Egyrészt nincs módja a hívó személyazonosságának ellenőrzésére. Másrészt az információ átadása a telefonon megsérti az adatvédelmi szabályzatokat, amelyeket a legtöbb vállalkozás rendelkezik. Jobb lehetőség, ha írásos engedélyt kérünk a munkavállalótól, majd írásban adjuk meg a foglalkoztatási információkat.
Miért van a foglalkoztatási igazolás?
Olyan vállalatoknak és magánszemélyeknek, akik részben a jelenlegi vagy múltbeli foglalkoztatás és fizetés alapján döntenek, szükség van arra, hogy ellenőrizzék a munkavállaló által szolgáltatott információkat. A leggyakoribb a bankok és más hitelintézetek, lakástulajdonosok, személyzeti ügynökségek és más potenciális munkáltatók. A hitelezőknek és a lakástulajdonosoknak általában csak a foglalkoztatási helyzetet és a béreket vagy fizetést kell igazolniuk. A bérbeadó cégek tájékoztatást kérhetnek a jelenlétről, a munkakörökről és a feladatokról. A hitelesítési irányelv meghatározza, hogy mennyi információt szeretne nyújtani a vállalat.
Standard Versus hivatalos ellenőrzés
A foglalkoztatási bizonyítványban szereplő információk gyakran attól függ, hogy szabványos vagy hivatalos tanúsítványt készít-e. Bármelyik változatnak a cég hivatalos levélpapírján kell lennie, és tartalmaznia kell az igazolást kiadó személy dátumát, címét és aláírását. A szabványos tanúsítvány, mint például egy lakástulajdonos kérheti, jellemzően a munkavállaló nevét, foglalkoztatási státuszát, a jelenlegi munkaköri címet és az alap éves fizetését tartalmazza. A hitelezőhöz kiadott hivatalos tanúsítvány tartalmazhatja a munkavállaló társadalombiztosítási számát és egy hivatalos cégjegyet vagy egy közjegyző bélyegzőjét.
Formátum és stílus
A foglalkoztatási igazolásnak nincs szabványos elrendezése. A szabványos 8,5 hüvelykes 11 hüvelykes papírlap használatával állítsa be az oldal tájolását a tájra és a margókra 0,5 hüvelykre, hogy a hitelesítés jobban hasonlítson egy hagyományos tanúsítványhoz. Állítsa be a portré tájolását és használjon szabványos 1 hüvelykes margókat az üzleti levél megjelenítéséhez. Állítsa be a fejlécet, amely tartalmazza a cég nevét és elérhetőségeit, majd kezdje meg az ellenőrzési információk bevitelét. A tanúsítványt táblázatként formázhatja, és minden egyes információt egy külön, kettős távolságban lévő sorba írhat. A bal oldalon adja meg az olyan címkéket, mint a „Munkavállaló”, „Jelenlegi pozíció” és „Éves jövedelem”. Adja hozzá a megfelelő információkat a jobb oldalon.
Szállítási lehetőségek
A szabványos és hivatalos tanúsítványok esetében a szállítási lehetőségek gyakran eltérőek. Szabványos foglalkoztatási igazolásért a legtöbb vállalkozás postázni, faxolni vagy e-mailben elküldeni az információt a címzettnek. Ha egy hivatalos tanúsítvány tartalmaz egy társadalombiztosítási számot, a legtöbb vállalkozás az információt az Egyesült Államok levelében küldi. Azt is engedélyezheti, hogy a munkavállalók saját tanúsítványt vegyenek fel és adjanak ki. Függetlenül attól, hogy értesítést küld-e a tanúsítványt kézbesítő személytől, attól függ, hogy mekkora az Ön vállalkozása és hány kérés érkezett erre a szolgáltatásra.
