A szervezet vezetéséért felelős személynek erős adminisztrációs készséggel kell rendelkeznie, amely magában foglalja mind a szervezeti, mind a technikai ismereteket. Sok szervezet adminisztratív asszisztenseket bérel, hogy a munka szervezett és hatékony legyen. Ezek az asszisztensek alapvető technikai munkájukat segítik szervezeteiknek, mint például a PowerPoint prezentációk létrehozása és az adatok számítógépes adatbázisokba történő felvétele. Az adminisztratív asszisztens munkáját a fejlett számítógépes technológia és a hatékony hangüzenet-rendszerek fejlesztették. A szervezeti képességek, mint például az időgazdálkodás és a kommunikációs készségek szintén fontos adminisztratív készségek.
Számítógépes ismeretek
A modern munkahelyen az adminisztratív készségek számítógépes ismereteket igényelnek. A hatékony rendszergazdák elsajátították az alapvető üzleti szoftvert, beleértve a PowerPoint, az Excel, az Outlook és a Word alkalmazásokat. Karen Porter, a szakemberek karrieredzője szerint az adminisztratív asszisztenseknek gyors gépelési képességgel kell rendelkezniük, és hatékony internetes kutatóknak kell lenniük. A modern adminisztrátori asszisztensek kiterjedt asztali kiadványokat végeznek, és szorosan együttműködnek a nyomtatási központokkal.
Vezetői képességek
Az erős adminisztratív képességekkel rendelkező személy képes saját idejét és mások idejét is kezelni. Rendelkeznie kell több különböző ember számára a munka prioritásaival, az ütemezéssel és a naptárkezeléssel foglalkozva. Az időgazdálkodáson túlmenően az adminisztratív készségűeknek néha elvárják a vezetői készségeket, motiválják a csapatot és segítenek a konfliktusok megoldásában.
Írói képességek
Az adminisztratív képességekkel rendelkező személy írásos jelentéseket készíthet, amelyek hatékonyan közvetítik a szervezet ötleteit és céljait. Az ötleteket úgy fejezheti ki, hogy a csapat tagjai világosan megértsék, mit várnak róluk, és hogyan kell folytatni. Az adminisztratív készségeket igénylő egyéb írási feladatok korrekciós dokumentumok, üzleti levelek készítése és végrehajtó vagy más csapattag által megadott diktálás.
Esemény tervezés
Az eseménytervezés olyan adminisztratív készség, amely a belső megbeszélések és a külső események megtervezésében rejlik. A szervezetek felkérik az adminisztrátori asszisztenseket, hogy utazási megállapodásokat kössenek és összehangolják őket a menetrendekkel.
