A kitöltött W-9 formanyomtatványon feltüntetett személyes adatok szükségesek a bérszámfejtéshez és a belső bevételi szolgálat részére történő fizetési jelentéshez. A legjobb gyakorlatnak megfelelően kérjen egy W-9-et a munkavállaló első munkanapján, és küldjön egy W-9-es kérelmet minden új vállalkozónak. Ha egy vállalkozó nem felel meg, küldjön hivatalos levelet egy kellemes, de határozott kéréssel a kitöltött űrlapra vonatkozóan.
W-9 alapismeretek
A W-9 űrlap egy IRS dokumentum, amely részletezi az adófizető nevét, címét, szövetségi adózási besorolását és a társadalombiztosítási számot vagy a munkáltató azonosító számát. Az IRS nem bízza meg, hogy a vállalkozások a W-9-eket fájlban tartsák. Azonban a vállalkozások kötelesek összegyűjteni és jelenteni az űrlapon szereplő személyes adatokat minden alkalmazottnak és a vállalkozóknak, akik évente 600 dollárt fizetnek. A W-9 gyűjtése kényelmes módja ennek. Emiatt a vállalatnak W-9-es fájlokat kell tartalmaznia minden alkalmazott és vállalkozó számára.
W-9 kérése
Annak érdekében, hogy az összes alkalmazott W-9-ét összegyűjtse, a W-9-es formanyomtatványt az új bérbeadásokra vonatkozó kötelező első napi papírmunka tartalmazza. Szükség van új alkalmazottakra, hogy töltsék ki az összes papírmunkát a helyszínen, és az első nap végéig visszaküldjék azt egy emberi erőforrás képviselőjének.
Ha új vállalkozót vagy szállítót vásárol, csatolja a W-9 formanyomtatványt az eredeti szerződéshez. A W-9 kérés levélben kérje meg a szállítóját, hogy a lehető leghamarabb töltse ki és küldje vissza az űrlapot. Fontolja meg egy olyan irányelv alkalmazását, amely csak érvényes W-9-es fájlokat fizet, és jegyezze fel ezt a házirendet a kérelemben.
Nyomon követése
Ha problémája van a teljes W-9-es munkatársaknak a munkatársaktól vagy vállalkozóktól való megkülönböztetésével, tactfully, de határozottan közölje, hogy a W-9 szükséges a fizetés előtt. Magyarázd el az alkalmazottaknak, hogy az űrlapon található információk szükségesek a bérszámfejtés feldolgozásához és a kifizetések ellenőrzéséhez. Ha egy eladó nem adja vissza a W-9-et egy-két héten belül, küldjön egy második kérő levelet a nyomon követéshez. Ha van egy dokumentált házirend, emlékeztesse a szállítót, hogy nem tudja fizetni őket a nyomtatvány nélkül. Az IRS megköveteli, hogy egy hivatalos W-9 kérést kérjen, ezért tartsa meg a levél egy példányát a fájlban.
Nem W-9
Ha az év végén nem rendelkezik W-9-vel az eladó számára, még mindig be kell jelentenie a kifizetéseket az IRS-nek. Töltse ki és küldje el a 1099-MISC űrlapot a vállalkozó számára, és hagyja üresen a társadalombiztosítási számot. Az IRS észrevétellel válaszol, hogy a szám hiányzik, amelyet továbbítania kell a szerződő félnek, valamint a biztonsági mentésről szóló értesítést és egy másik W-9 másolatát. Ön köteles visszatartani az adót a jövőbeni kifizetésekért a vállalkozónak - jelenleg a forrásadókeret 28 százalék -, és a vállalkozó 50 dolláros díjat fog fizetni az IRS-től.
