Az ülés jegyzőkönyveinek megfelelő rögzítése kritikus lépés, amit figyelmen kívül lehet hagyni. Egyes esetekben a jegyzőkönyv naplójának fenntartása törvényes követelmény lehet. Akár jogi követelmény, akár nem, ez jó módja annak, hogy mindenkit összpontosítson és pontosan az ülés után, és történelmi nyilvántartást adjon a szervezet tevékenységéről.
Találkozó napirend
A napirend beállítása megakadályozza, hogy a találkozó rendezetlen legyen, és lehetővé teszi, hogy előre írjon a jegyzőkönyvre. Ez időt takarít meg, és megkönnyíti az egyes témakörök kitöltését, ahogy azt megvitatják.
Előzetes információk
Jelölje be a dokumentum "Találkozó percek a Dátum számára" tetejét. " A jobb felső sarokban felsorolja az értekezlet alapinformációit. Jegyezze fel a cég nevét, a találkozó dátumát és helyét, valamint az ülés kezdetének és befejezésének időpontját.
Ki vett részt
A jegyzőkönyvnek ki kell mutatnia, hogy ki vett részt az ülésen. Sorolja fel az egyes személyek nevét és címét. Ha a résztvevők egy másik szervezetből érkeznek, vagy telefonon kerülnek, ezt meg kell jegyezni. Szintén vegye figyelembe, hogy ki vett részt az ülésen, ami általában a vállalati titkár.
Beszélgetési témák
A percek összeállításakor egyszerű beszélgetési témákat tartson. Ne idézzétek, mit mondott mindenki. Tartsa be a téma alapvető leírását, és világosan jelezze, hogy milyen döntést vagy eredményt értek el. A jegyzőkönyvekben nincs szükség további részletezésre.
Írja be a perceket azonnal
Írja be azonnal a találkozó percét. Minél több időt vesz igénybe a percek beírása, annál valószínűbb, hogy elfelejtené valami fontos eseményt. Néhányan hasznosnak tartják, hogy a találkozó során a felvevőkészülék rögzítse a felvételeket, hogy szükség esetén ellenőrizze a perceket. Ossza meg az ülés jegyzőkönyvének egy példányát minden résztvevőnek.
