Az értekezlet jegyzőkönyvei a találkozó résztvevőinek szervezett feljegyzése és a tárgyalt témák. A jegyzőkönyvek hasznos hivatkozást jelentenek a megbeszélésekhez és a döntésekhez, valamint a belső ajánlásokhoz kapcsolódó dokumentumokat.
Elemek
A jegyzőkönyv megnyitása tartalmazza a résztvevők listáját. Megjegyzi továbbá a találkozó dátumát, idejét és beállítását. Amint az ülés folyik, a témákat vitára terjesztik, és néha szavaznak, vagy eldöntenek. A nyomon követési jegyzőkönyv a résztvevők minden témában részt vettek. A jegyzőkönyvben megemlítjük a vita tárgyát képező ötleteket, akik bemutatták az egyes kulcsfontosságú gondolatokat. A szavazatok vagy döntések, valamint az irányított cselekvési lépések is szerepelnek percekben.
Az ülések típusai
Az informális munkacsoport vagy bizottsági ülések résztvevői gyakran saját jegyzeteket készítenek. Az egyik tag még terjesztheti a találkozók áttekintését más résztvevőknek is. A szervezett és strukturált értekezlet-jegyzőkönyvet általában csak formálisabb összejövetelekre használják. A jegyzőkönyvet rendszerint a szervezeti bizottsági ülésekre, az igazgatósági ülésekre, a kormányzati szervekre vagy az irodai ülésekre és a nyilvános ülésekre tartják. A titkár vagy az adminisztratív személyzet általában jegyzeteket készít, és elkészíti a jegyzőkönyvet.
Referencia használat
A munkacsoportok vagy a bizottságok tagjai gyakran találkoznak az ülésnapokon. A jegyzőkönyv minden egyes résztvevőnek útmutatást ad a döntéseik végrehajtásában betöltött szerepükről. Együttműködési beállításokban a percek segítik a vezetőket, hogy minden személyt felelősséggel tartsanak a szerepéért. Ha a csapat tagja nem hajt végre egyeztetett cselekedetet, akkor egy vezető elárulhat. A kormányzati vagy a közintézményi találkozók jegyzőkönyvei is megfelelnek a közintézmények azon kötelezettségének, hogy tájékoztatást adjanak az általuk szolgáltatott lakosságnak, és nyilvántartásba vegyék a hivatalos tevékenységet.
Dokumentáció használata
Bizonyos esetekben az ülések jegyzőkönyveit támogató dokumentumként is használják. A szervezeti bizottságok gyakran megvitatják a problémákat, a határozatokat és a cselekvéseket, majd hivatalos ajánlást tesznek egy nagyobb testületre vagy testületre. A jegyzőkönyvet gyakran mellékelik a beadványhoz, hogy bemutassák a bizottság által folytatott beszélgetéseket. Egy főiskolán például az iskolák vagy oktatási programok szervezeti egységei tipikusan tanácsadó bizottsági ülések jegyzőkönyvet nyújtanak be a tantervi javaslatok támogatására.
