A dokumentum terjesztési mátrix egy vizuális referenciát ad arra, hogy meghatározza, hogyan kommunikálhat az emberek széles körével. Ezek a mátrixok hasznosak az üzleti életben, az iskolában és bármely más szervezetben, amely nyomtatott vagy számítógépes dokumentumokon keresztül kommunikál. A számítógépes táblázatkezelő eszközök, mint például az Excel, a számok, az 1-2-3 vagy a Calc, a legjobb eszköz a dokumentumelosztási mátrix létrehozásához, de bármely olyan szoftvert használhat, amely lehetővé teszi táblázatok létrehozását. Ha a szervezeted kicsi, előfordulhat, hogy kézzel méri a mátrixot.
Indítson el egy új munkafüzetet a táblázatkezelő programjában, vagy hozzon létre egy új táblát szövegszerkesztő programban. A táblázatkezelő programok több adatot tudnak kezelni, mint a táblázatok, így válassza ki ezt a formátumot, ha rendelkezik ezzel a lehetőséggel.
Sorolja fel az összes dokumentumtípusot, amelyet a szervezetére használ a táblázat felső sorában, a második oszloptól kezdve. Az általános mátrix dokumentumtípusai közé tartozhatnak a naptárak, az ülésnapok, a bevételi jelentések és a speciális közlemények. Ha a mátrix egy konkrét projekthez tartozik, akkor a dokumentum kategóriákkal együtt felsorolja a projekthez kapcsolódó egyedi dokumentumokat. Például egy építési projektdokumentum mátrixa felsorolhat olyan elemeket, mint az elektromos rajzok, az építészeti rajzok, a magasságok és a speciális engedélyek másolatai.
Sorolja fel a számítótábla bal oldalán található első oszlopban az összes vállalkozás vagy szervezet tagjait, a második sorból. Szükség esetén szakítsa meg az embereket kategóriákba. Például egy kisvállalati mátrixban a kategóriák lehetnek a "Kezelés", és az összes vezetői személyzet betűrendben szerepel a kategória alatt, az "Alkalmazottak" alatt az alfabetikusan felsoroltakkal, az "Ügyfelek" azokkal, akik betűrendben szerepelnek, és a "Marketing" az összes betűvel felsorolt külső marketingkapcsolatait.
Ellenőrizze a fejléc sorát és oszlopát, hogy mindkét lista teljes legyen. Ha megkönnyíti a mátrix megtekintését, add hozzá az árnyékolást a tagkategória-sorokhoz, így megszakadhat a dokumentációban részesülő személyek típusai között.
Az első dokumentumoszlopot, amely a legtöbb táblázatkezelő programban a B oszlop lesz, dolgozzon le, és helyezzen el egy "e" -et a cellában azon személyek neve mellett, akiknek elektronikusan kell fogadniuk ezt a dokumentumot. Helyezzen egy "p" -et a cellába minden olyan személy mellett, aki a dokumentum papírmásolatát kapja. Ha egy személy nem kapja meg a dokumentumot, hagyja üresen a cellát a neve mellett. Ha az Ön igényei összetettebbek, módosítsa a jelölést, hogy megfeleljen a szervezetének. Például a "2 papírmásolat" vagy a "p-2" beírható több példány jelzésére. Mindaddig, amíg mindenki a szervezetében megérti a jelölést, használja az Ön számára megfelelő módszert.
Ismételje meg a folyamatot minden oszlopra, és dolgozza fel a listát a papír és az elektronikus másolatok megjelöléséhez. Ez befejezi a dokumentumelosztási mátrixot.
Hozzon létre hiperhivatkozásokat a dokumentum terjesztési mátrix munkalapjából a kapcsolati információs adatbázisába, ha lehetséges. Ezzel megnyithat egy névt a mátrixban, hogy megnyissa az adott személy elérhetőségi adatait, így könnyedén küldhet elektronikus vagy papírmásolatokat. Ellenőrizze a táblázatkezelő program "Súgó" fájlját, hogy megtudja, hogyan kell ezt végrehajtani.
tippek
-
A dokumentumelosztási mátrixokat a dokumentumok tárolásának helyén is használhatja. Ebben az esetben jegyezze fel a dokumentumokat az első oszlopban és a tárolóhelyeket a felső részen, például a "Webszerver", "Fő iroda szekrény 1", "Fogadó számítógép" és így tovább. Helyezzen egy "X" -et a cellába, ahol a dokumentum címe és a tárolóhely oszlop megfelel.
