A munkavállaló munkakörülményeinek kommentálása az éves teljesítményértékelés során történhet, vagy az észrevételeket az alkalmazottakkal folytatott informális beszélgetések során is meg lehet adni. A munkavállalók munkakörülményeit értékelő felügyelőknek bizonyos protokollokat és vállalati gyakorlatot kell követniük, amikor az alkalmazottak visszajelzései vannak a teljesítményszintjükről. Az alkalmazottak munkakörülményeire vonatkozó észrevételeket racionálisan, jól dokumentált módon kell megtenni, elegendő lehetőséget biztosítva a munkavállaló számára, hogy inputot nyújtson.
Tekintse át a munkavállaló személyi állományát. Ha éves teljesítményértékelést végez és észrevételeket kíván nyújtani az értékelési ülés részeként, tekintse át az értékelési időszakra rendelkezésre álló dokumentációt. Például a fegyelmi és korrekciós cselekvési feljegyzések, a részvételi nyilvántartások, a munkanapok, az ajánlások és a munkavállalói önértékelések olyan anyagok, amelyeket a munkavállalóval való találkozás előtt meg kell vizsgálnia, hogy észrevételeket tehessen a teljesítményről. Nézd meg a munkavállaló munkaképességét teljes egészében, mielőtt egy éves értékelés során értékelési időszakra kommentárokat készít.
Ütemezzen meg egy időt, hogy találkozzon a munkavállalóval a teljesítményéről. Ha a munkavállaló nem várta fel veled a megbeszélést, hogy megbeszélje a teljesítményt, mondja el neki pontosan, hogy mi a találkozó tárgya, és ösztönözze őt arra, hogy releváns anyagokat és megjegyzéseket hozzon a teljesítményéről. Emlékeztessék a munkavállalót arra, hogy a találkozó beszélgetés lesz - nem egyoldalú jelentés a teljesítményéről anélkül, hogy munkavállalói bemenet vagy visszajelzés lenne.
Pozitív megjegyzéssel indítsa el az ülést, elismerve a munkavállaló hozzájárulásait, képesítéseit és azt, hogy a vállalat hogyan értékeli képességeit és képzettségét. Adja meg a megjegyzéseket és készítsen biztonsági másolatot a megjegyzésekről a dokumentációval. Tartsa be a munkahelyi kérdésekkel kapcsolatos tényeket és személyes észrevételeket. Ne használjon vádló hangot, ha konstruktív visszajelzést ad, és nem támaszkodik a használt információkra, hacsak nincs írásos dokumentáció, amely igazolja mások észrevételeit. A munkatársakkal való hatékony kommunikáció ebben az értekezletben elengedhetetlen. A Nolo, a munkaadók jogi információszolgáltatója tanácsokat ad a munkavállalók visszajelzésének megadására a "Hogyan értékeljük az alkalmazottak értékelését" című útmutatójában. Megállapítja: "Fókuszáljon arra, hogy a munkavállaló milyen jól (vagy rosszul) végez munkát - nem a munkavállaló személyes jellemzőire vagy tulajdonságaira."
Tekintse át azokat a konkrét eseményeket, ahol megfigyelte a munkavállalót, aki a munkakörülményeit teljesítette. Kiegyensúlyozott visszacsatolás biztosítása - más szóval, ne koncentrálj a szigorúan konstruktív vagy negatív visszacsatolásra, még akkor sem, ha ez a beszélgetés szándéka. Adjon példákat a munkavállalói teljesítményre, amely megfelel a vállalat teljesítmény-elvárásainak. Határozza meg azokat a területeket, ahol úgy gondolja, hogy a munkavállaló kiváló teljesítményt mutat, és jegyezze fel azokat a területeket, ahol javítani tudta teljesítményét.
Dokumentálja a beszélgetést a munkavállalóval. Ha a találkozó a teljesítményértékelés csúcspontja, adja meg a munkavállalónak az értékelési dokumentum másolatát, és kérje meg, hogy írja alá. Ha ez egy informális találkozó, ahol konstruktív visszajelzéseket és javítási javaslatokat nyújt, vegye fel a munkatársakat a párbeszédben a teljesítményének javítására. Kérdezd meg, milyen képzést és erőforrásokat kell javítani, és jelezd, mikor követed vele, hogy biztosítsd a szükséges eszközöket. Ha a találkozó célja, hogy megvitassa a vállalati elvárásokat meghaladó teljesítményt, mondja el a munkatársnak, hogy összefoglalja észrevételeit, és az összefoglaló egy példányát a személyi állományába, valamint másolatot készít.
