A manuális könyvelés során a pénzügyi tranzakciók rögzítésére papírtörzseket és folyóiratokat használnak. Ezek az eszközök egy korai korszakból származnak. A könyvelők - gyakran zöld viselőkkel és fekete karszalagokkal - kézi könyvelést alkalmaznak, hogy segítsék a cégek pénzügyi pontszámának megőrzését. A vállalatok ma is használhatnak manuális könyvelést bizonyos folyamatoknál. A hátrányok azonban gyengíthetik a kézi számviteli tevékenységeket.
Időigényes
A papírnaplót és a főkönyveket vagy hasonló eszközöket használó számviteli folyamatok sok időt igényelnek a feladatok elvégzéséhez. A könyvelőknek a bejegyzések előtt meg kell találniuk a rendszerben lévő fiókokat és folyóiratokat. A számlaegyenlegek ellenőrzése és az információk áttekintése szintén nehéz. A könyvelőknek több dokumentumon is kell lőniük, hogy megtalálják a vezetők által kért információkat. Az információ másolása is nehéz lehet.
Hibák függvényében
A manuális számviteli folyamatokban a hibák meglehetősen gyakoriak. A gyakori hibák az információk helytelen számlákba történő bevitelét, a számok átvitelét vagy az információk visszafelé történő felvételét jelentik. Bár ezek a hibák a modern számviteli rendszerekben is megtalálhatók, a manuális rendszerek nem rendelkeznek belső ellenőrzésekkel és egyenlegekkel. A hibákat kutató könyvelők gyakran több órát töltenek a bejegyzések megtalálásához és helyesbítéséhez. Számos könyvelő, aki több kézi könyvelésben dolgozik, súlyosbíthatja ezeket a problémákat.
A biztonság hiánya
A kézi számvitel másik hátránya a biztonság hiánya. Előfordulhat, hogy a vállalatok nem tudják megakadályozni, hogy a munkavállalók a bizalmas adatokat felülírják papíron és folyóiratban. A számítógépre másolt és tárolt fájlok szintén kevésbé biztonságosak. Ez lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy csalás vagy csalás révén visszaéljenek a pénzügyi információkkal. A elégedetlen alkalmazottak helyrehozhatatlanul károsíthatják az információt, és elpusztíthatják a fontos pénzügyi nyilvántartásokat.
Néhány rendelkezésre álló másolat
A nagy szervezetek gyakran nehézkes számviteli könyvelést és folyóiratok hiányát okozják. A legtöbb vállalkozásnak egy folyóirata lesz a kötelezettségekről, a követelésekről, a bérszámfejtésről, a tárgyi eszközökről stb. Ez azt jelenti, hogy csak egy könyvelő dolgozhat egy adott naplóban. Ezeknek a főkönyköknek a szétválasztása alárendelteknek kevesebb biztonságot és a számviteli rendszerben lévő információk sokszorosításának lehetőségét eredményezheti.
