A vállalatok ma gyorsan átalakulnak a hagyományos papírrögzítő rendszerből a számítógépes alapú bejelentési módszerekre, az úgynevezett elektronikus iratrendszerekre. A nyilvántartási rendszer célja, hogy kényelmes, gyors és egyszerű legyen a tárolt információk belépése, elérése és lekérése. Számos különböző típusú iratrendszer létezik különböző célokra.
Lemezrögzítő rendszerek
Az adattároláshoz leggyakrabban használt lemezmeghajtók a számítógép csatlakoztatott része lehetnek, vagy leválaszthatók és csatlakoztathatók bármilyen számítógéphez. A programok a számítógép merevlemezén tárolódnak. A CD-ket és DVD-ket a merevlemez-meghajtókból nyert adatok alapján készítik.
Flash fájlrendszerek
A Flash fájlok kis, általában hordozható elektronikus eszközök, amelyek nagy mennyiségű adathordozó tárolására alkalmasak. A Flash-fájlok segítségével adatokat, például dokumentumokat, fényképeket, videókat és zenét továbbíthatunk másodpercek alatt. A memóriakártyák és a memóriakártyák a flash fájlok két népszerű példája.
Tranzakciós nyilvántartási rendszer
Elsősorban a bankok által használt tranzakciós nyilvántartó rendszer számos számítógépet összekapcsol egy program segítségével. A fájlrendszeren végrehajtott módosítások automatikusan frissülnek a programhoz csatlakoztatott összes számítógépen. A tranzakciós nyilvántartási rendszer elsődleges példája az, amikor egy elemet vásárol egy boltban, és a hitelkártyája elfogadott vagy elutasított, az Ön rendelkezésére álló egyenlegének megfelelően. Amikor a kártyát ezen a rendszeren keresztül futtatja, kommunikál az összes többi számítógéppel ugyanazon tranzakciós nyilvántartási rendszeren, ezért „tudva”, hogy a kártya fedezi-e ezt az egyenleget. A vásárláskor a hitelkártya egyenlege automatikusan csökken, és az egész rendszer azonnal frissül.
Hálózati fájlrendszer
Az ilyen típusú elektronikus fájlrendszer lehetővé teszi a hálózaton lévő számítógépek számára, hogy hozzáférjenek a rendszergazda számítógépéről érkező fájlokhoz. Például egy vállalkozás tulajdonosa (rendszergazda) rendelkezhet olyan fájlokkal a számítógépén, amelyhez az ügyfélnek hozzáférnie kell. A rendszergazda jogosultságokat állíthat be az adott ügyfél hozzáférésének engedélyezéséhez a hálózati fájlrendszerhez, és most bármelyik fél módosíthat, vagy kiegészítéseket hozhat létre a fájlokhoz.
