A találkozók megfelelő tervezés nélkül is lepényezhetnek, még a világos cél és a megfelelő résztvevők számára is. Az ülések megtervezésével kapcsolatos napirend használata segíthet abban, hogy az összegyűjtés zökkenőmentesen és hatékonyan kezelje a legfontosabb kérdéseket vagy témákat. Az előzetes tervezés azoknak, akik részt vesznek az ülésen, megismertetik, hogy mit várjanak el, hogy mennyi idő van az előkészítésre, és olyan sorrendet biztosít, amelyben a dolgokat megvitatják. Egy másik ok, hogy a napirendek népszerűek, az, hogy mindenkit időt takarítanak meg.
Mi az a napirend?
Egyszerűen fogalmazva, egy napirend egy lista vagy egy terv. Ez a lista olyan témákat és problémákat, illetve kérdéseket tartalmaz, amelyeket egy találkozó során megvitatnak. Számos napirend formátum létezik; az ülés célja és típusa határozza meg, hogy melyik napirend-formátumot kell használni. A tipikusan használt napirendek típusai közé tartozik az informális, formális, prioritási és időzített. Az egyes napirendformátumok megismerése lehetővé teszi, hogy hatékonyan kiválassza az Ön igényeinek megfelelő típusát.
Informális és formális
Az informális napirend alapvetően olyan tárgyak nem hivatalos listájára utal, amelyeket az ülés során megvitatnak, és gyakran az utolsó pillanatban együtt dobják össze. A hivatalos napirend több formátumot követ. Ez a formátum tartalmazza az értekezlet típusát, felsorolja az értekezlet-koordinátort, és felsorolja az összes résztvevőt. A napirend ezután egy meghatározott sorrendet követ: a megrendelés, a név szerinti hívás, az utolsó találkozó percét, a nyitott kérdéseket, az új üzleti tevékenységet és az elhalasztást.
Elsőbbségi és időzített
A prioritást élvező menetrendek prioritási rendszert követnek. Az elemeket a csoport számára érzékelt fontosság szerint rendelik. A témákat ezután megvitatják ebben a sorrendben. Az időzített menetrendek egy meghatározott idővonal használatára utalnak az értekezletre - általában egy időbirtokos van hozzárendelve, hogy segítsen a feladat megtartásában. Ebben a formátumban a napirendet időközönként hozzák létre. Például: 9: 30-9: 35: szocializáció / bemelegítés, 9: 35-9: 40: felülvizsgálati cél és a kívánt eredmény, 9: 40-9: 50: az utolsó találkozó percének áttekintése.
Alsó sor
Ne habozzon megkérdezni más résztvevőktől a napirend elkészítésekor. A résztvevők értékes betekintést nyújthatnak arról, hogy mely témákat vagy kérdéseket kell megvitatni. A megfelelő résztvevők megszerzése kulcsfontosságú a jól megtervezett és sikeres találkozó szempontjából. Minden napirendnek tartalmaznia kell az ülés célját; egyértelműen kívánt eredményekkel rendelkeznek; osztályozza a napirendi témákat az információmegosztás vagy az információfeldolgozás során; és zárja le a témakört és a következő lépéseket.
