A főkönyve az, ahol az összes vállalati számviteli rendszer adata és nyilvántartása összeáll, és ahol minden tranzakció fel van tüntetve. A pénzügyi kimutatások adatai (mérleg, eredménykimutatás és pénzforgalmi kimutatás) szintén ott vannak. A főkönyvet egyensúlyban kell tartani és naprakészen kell tartani, hogy a számviteli nyilvántartások teljesek és pontosak legyenek.
Határozza meg, hogy a főkönyv egyensúlyban van-e. Rendszeresen, rendszerint havonta, egy vállalat könyvei kiegyensúlyozottak és zárva lesznek. Ez azt jelenti, hogy minden szükséges módosító bejegyzést a főkönyvi kiegyensúlyozás érdekében végeznek. A pénzügyi kimutatások a főkönyvből származnak. Záró bejegyzések készülnek a következő időszak kezdeti egyenlegeinek megállapításához - azaz a főkönyv frissítéséhez. A záró bejegyzéseket nem szabad addig folytatni, amíg a főkönyvi folyóirat nem áll fenn az aktuális időszakban. Ha a kezdeti egyenlegek nem megfelelőek a következő időszakokra, akkor a későbbiekben mindaddig folytatódnak, amíg a helyes kiigazítások megtörténnek.
Futtasson egy próbaegyenleg-jelentést, amely mutatja a kezdeti egyenlegeket és a záró egyenlegeket. Ha a kezdeti egyenleg összege nem egyenlő nulla, futtassa újra a próbaegyenleg-jelentést.Az az időszak, amikor a kiindulási egyenlegek nullával egyenlőek, az a kiegyenlítő probléma, ahol először az egyensúlyhiányos probléma jelentkezik.
A kérdéses dátumtartomány használatával nyomtassa ki a főkönyvi részletforrás-jelentést minden folyóiratra és tételre.
Tekintse át a főkönyvi részletforrás-jelentést, és azonosítsa a nem kétoldalas bejegyzéseket. Ha olyan bejegyzést talál, amely nem kétoldalas, akkor a regiszter eredeti nyomtatására kell hivatkoznia, hogy meghatározza, hogy a bejegyzés melyik része hiányzik.
A bejegyzés hiányzó részének megadásához egyoldalas bejegyzés szükséges. Egyoldalas belépéshez valószínűleg felügyeleti jogokra lesz szükség a rendszerhez.
Az általános naplóban a beállító bejegyzés megadásához adja meg az eredeti naplót, a tételszámot és a bejegyzési dátumot a nyilvántartásból. Az adatbeviteli mezőkben csak a hiányzó fiókokat és adatokat adja meg. Miután ezek a bejegyzések elkészültek, nyomtassa ki az általános naplót és frissítse.
Győződjön meg róla, hogy már nincs kiegyensúlyozatlan. Hasonlítsa össze a próbajelentés végső egyenlegeit az adott időszakban.
Ismételje meg a teljes folyamatot minden további időszakra, amíg el nem éri az aktuális időszakot, és már nem áll ki egyensúlyban. Továbbra is csak akkor kell dolgoznod az aktuális periódust, mert az összes korábbi időszakot kijavítottad, és nem zárjuk le a könyveket anélkül, hogy először kiegyensúlyoznánk a főkönyvet.
Meg kell jegyezni, hogy a főkönyvet egyensúlyba lehet hozni, és még mindig helytelen, ez akkor fordul elő, ha egyenlő krediteket terhel, de helytelen fiókokra tettek közzé hirdetéseket.
