A társaság pénzügyi kimutatásai között szerepel az eredménykimutatás, a mérleg és a cash flow kimutatás. Az eredménykimutatás összegzi a számviteli időszak bevételeit, költségeit és nyereségét. A mérleg felsorolja az eszközöket, a kötelezettségeket és a saját tőkét, a cash flow kimutatás pedig összegzi a pénzbevételeket és a kiáramlásokat. A pontos pénzügyi kimutatások azért fontosak, mert a vezetés, a befektetők, a hitelezők és a külső könyvvizsgálók megbízható és teljes körű tájékoztatást nyújtanak a vállalatok pénzügyi állapotának és teljesítményének értékeléséhez. A pontosság a naplóbejegyzésekkel kezdődik, és a vezető ügyvezető igazolja az információk megbízhatóságát.
Biztosítsa az adatbeviteli folyamat pontosságát, amely magában foglalja a pénzügyi tranzakciók naplóbejegyzéseit és a naplóbejegyzések kiküldését a főkönyvbe. Ha az adatbeviteli szakemberek matematikai hibákat tesznek, vagy rossz számlákba írják be az adatokat, akkor még egy kifinomult számviteli csomag nem fogja észlelni azt. A képzés és a véletlenszerű megfigyelés két módja annak, hogy biztosítsák a minőségellenőrzést az adatkezelési folyamatban. 2010. novemberi "Northern Nevada Business Weekly" cikkben, Mike Bosma hitelesített könyvelő azt ajánlja, hogy adjon meg az adatbeviteli ügyintézőket a cégszámlák nyomtatott diagramjával, hogy referenciaként használhassa őket, így beírják az adatokat a megfelelő számlákba.
Összeegyeztetheti a számviteli nyilvántartásait a külső nyilvántartásokkal, mint például a bankszámlakivonatok, a szállítói számlák, a hitelkártya-kimutatások és egyéb dokumentumok. A számoknak meg kell egyezniük. Például a mérlegben lévő készpénzegyenlegnek meg kell egyeznie a bankszámlakivonat záró egyenlegével. Hasonlóképpen, a hosszú lejáratú kötelezettségek egyenlegének meg kell egyeznie a jelzálog- és egyéb hosszú lejáratú hiteldokumentumok teljes egyenlegével.
Ellenőrizze a nyilvánvaló mérleghibákat. Az Illinois Állami Egyetem Illinois kisvállalkozói fejlesztési központja a honlapján közzétett útmutatásban azt ajánlja, hogy a kisvállalkozások tulajdonosai olyan nyilvánvaló hibákat keressenek a mérlegen, mint például a negatív készpénzegyenleg.
Tekintse át az eredménykimutatást a lehetséges hibákért. Az eladott áruk költsége nem lehet minden hónapban azonos, mivel az értékesítési összetétele valószínűleg havonta változik. Ha befektetett eszközök állnak rendelkezésre, akkor az értékcsökkenési költségeket be kell jegyezni. Ellenőrizze, hogy elvégezte-e a kiigazított bejegyzéseket az elhatárolt, de nem fizetett kiadásokra, például a kamatkiadásokra és a bérekre.
Ellenőrizze, hogy a pénzforgalmi kimutatásban módosította-e a nem készpénzes költségeket. Az előző és a jelenlegi időszak közötti nettó készpénzegyenleg közötti különbségnek meg kell egyeznie a bankszámlakivonataiban bekövetkezett változással, feltéve, hogy a hitelbevétel a vállalkozás bankszámláin keresztül történik.
Kövesse nyomon könyvelőjét, áruházkezelőjét vagy a raktárfelügyelőt, ha anomáliákat észlel. Például a szokásosnál magasabb készlet-egyenleg lehet a túl sok elavult vagy megszűnt készlet raktáron. A magas árbevétel összege minőségi ellenőrzési problémát jelenthet a gyártó létesítményében vagy a beszállító létesítményében.
