A betűk a legjobb módja annak, hogy az alkalmazottak vagy az ügyfelek értesüljenek a politika változásairól. Az emberek hajlamosak figyelmen kívül hagyni a jeleket és az e-maileket, mert minden nap sok hirdetést és e-mail üzenetet bombáznak. A leveleket viszont nehezebb figyelmen kívül hagyni, mert formális és fontos üzenetekhez kapcsolódnak. Az értesítési levelek egyszerűen írhatók és nagyon hatékonyak.
Töltsön be vállalati levélpapírt a nyomtatóba. A legtöbb vállalatnak vannak olyan szakpolitikái, hogy a hivatalos kommunikációnak fejlécen kell lennie, mert segít a következetesség és a hatalom elképzeléseinek átadásában.
Nyissa meg a levelet a dátum beírásával. Ha a levél egy személyhez megy, írja be a címzett nevét és címét. Ha a levél a hasonló közlemények tömeges küldetéséhez tartozik, ne írja be a nevet, vagy a nevek beillesztéséhez használja a szövegszerkesztő program levelező egyesítési funkcióját.
Kezdje a levelet úgy, hogy beírja a "Kedves Úr. (Név)" betűt, majd egy kettőspontot, vagy egy általánosabb "Kedves Értékelt Ügyfelünk" levelezést, vagy egy hasonló kellemes szórakozást.
Kezdje a levelet a helyzet rövid ismertetésével. Ha rossz híreket írt, mint a késedelmes könyvelésekben vagy a késedelmes számlákban, magyarázza el, hogy mi a számla, és milyen késő van. Ha írásban értesíti az ügyfeleket a politika változásairól, magyarázza el a problémát, amely a politika megváltoztatásához vezetett.
Magyarázza el egyértelműen és tömören az értesítést, hogy a címzett ne hagyja ki az üzenetet. Adja meg a vonatkozó dátumokat, amikor a politika hatályba lép.
Adjon olyan cselekvési információkat, mint a határidők vagy eljárások, amelyeket a levél címzettjének követnie kell. Adja meg elérhetőségi adatait, ha kérdése van.
Zárja be a levelet azzal, hogy megköszönte a munkavállalót vagy az ügyfelet a figyelemért, és írja be a nevét. Jelentkezzen be a neved fölötti helyre.
tippek
-
Tartsa meg a levelet és a tényt. Ha túl sokan bocsánatot kérnek, az ügyfelek vagy a munkavállalók ezt jelezhetik annak jelzésére, hogy vitatkozhatnak a hirdetményben vagy a politika változásában.
