A virtuális asszisztensek önálló vállalkozóként dolgoznak, akik irodai titkárokhoz, adminisztratív asszisztensekhez és irodai személyzethez hasonló szolgáltatásokat nyújtanak. Általában otthoni irodából dolgoznak, amely faxkészülékkel, számítógéppel, íróasztallal, nyomtatóval és internet-hozzáféréssel rendelkezik. A virtuális asszisztensek által igényelt szoftverek típusa az iparágtól függ. Valamennyi virtuális asszisztens általános szoftverszintet használ a szolgáltatások nyújtásához és egy vállalkozás kezeléséhez.
Kiadványszerkesztés
Az asztali kiadói szoftver magában foglalja a szövegszerkesztést, a prezentációt, a táblázatkezelőt és az adatbázis-szoftvert. A marketingiparban dolgozó virtuális asszisztensek kiadási programokat igényelnek, hogy létrehozzanak szórólapokat, weboldalakat, képeslapokat, meghívókat és különféle kiadványokat. Más követelmények közé tartozik a szövegszerkesztő szoftverrel, a helyesírási és a nyelvtani ellenőrzővel, a szinonimaszótárral, a szótárakkal és a nyelvi fordítókkal kapcsolatos kiegészítő.
Átírás
A transzkripció a diktálás rögzítését és írását jelenti; a transzkripciós szoftverek megkönnyítik a rögzített kommunikáció lejátszását. A virtuális asszisztens leállíthatja, elindíthatja, visszatekerheti és szüneteltetheti a felvételt. A rögzített átiratot e-mailben is elküldheti, vagy tömörített fájlként. 2011-től a gyakori formátumok közé tartozik az MP3 és a WMV. Számos felvételi szoftver kompatibilis a különböző formátumokkal.
Könyvelés
A virtuális asszisztens üzletág kezelése könyvelési és számlázási szoftvert igényel. A könyvelőkre szakosodott virtuális asszisztenseknek all-in-one könyvelési rendszert kell használniuk. Ezek az asszisztensek számlákat, idézeteket és javaslatokat hozhatnak létre; rekordfizetések; és a munkaidő nyomon követése egy programmal vagy különböző asztali kiadói szoftverekkel.
közlés
A kommunikációs szoftver a virtuális asszisztensek másik szükségessége. A rendelkezésre álló fax- és e-mail szoftver személyre szabást és kész sablonokat kínál. A virtuális asszisztensek úgy dönthetnek, hogy létrehozzák az üzleti képüknek megfelelő sablont. Internetes telefonszolgáltatás használata csökkenti a hosszú távú és havi telefonszámlák költségeit. Az e-mail és faxprogramok online használata jó internetkapcsolatot igényel.
