Amikor a tulajdonosok megváltoztatják az irodai személyzetet, hasznos tanácsot adni a bérlőknek a változásokról, különösen azokról a személyzetről, akik gyakran kölcsönzik a bérlőket. Könnyen tanácsot adhat a bérlőknek a személyzetről és más jelentős változásokról levélben.
Gyűjtsük össze az összes bérlő nevét és címét, akit a változás befolyásol. Ha például több helyszínen bérel helyet, és ezért több bérleti irodát üzemeltet, akkor a változást csak azoknak a bérlőknek kell közölnie, akik a bérleti irodával foglalkoznak, ahol a változás történik. Ha csak egy irodája van, természetesen figyelmeztesse az összes bérlőt.
Készítsük el a levélpapír tetején levő levelet, hogy "hivatalos" legyen, és adja meg azt a dátumot, amelyen a legtöbb betű elosztása várható. Használja a mailmerge technológiát az egyes levelek személyre szabásához, vagy egy általánosabb formátumot használhat, ha minden „Kedves Bérlő” betűvel foglalkozik.
A levél tartalmának rövidnek és üzleti jellegűnek kell lennie, és általában két tartalmú bekezdést kell tartalmaznia, valamint záró bekezdéssel. Jelentse be a személyzet változását az első bekezdésben. Ha az új munkatárs az összes feladatot teljesíti, mondja meg, hogy felsorolja a feladatokat: „Jennie Smith március 12-én elhagyja a céget, és helyébe Mary Jones lesz, aki a bérlői panaszokért, a karbantartásért felelős lesz. kérések, bérleti díjak összegyűjtése és az összes kapcsolódó kérdés megválaszolása.
Másrészről, ha az elhagyó munkavállaló által korábban elvégzett feladatokat a meglévő és / vagy új alkalmazottak között osztják szét, tegyék meg ezt az első bekezdésben; Például: "Jennie Smith március 12-én elhagyja a céget, és helyébe Mary Jones lesz, aki felelős a bérlők panaszaiért és a karbantartási kérésekért. Joe White átveszik a bérleti díjak gyűjtését és az összes kapcsolódó kérdést."
A második bekezdés tartalmazza az összes vonatkozó dátumot; sok esetben például egy staffer távozik pénteken, és a helyettesítő jelentések a következő hétfőn. Más esetekben egy rövid átfedési idő van, míg a távozó munkavállaló képezi az új személyt. Zárja be a második bekezdést azzal, hogy a változás előrehaladásától kezdve minden releváns kérdést, észrevételt és problémát az újonnan felelős személyeknek kell irányítaniuk, és újra meg kell nevezni őket. Például: "Március 15-től kezdődően kérjük, címezze a panaszokat és a karbantartási kérelmeket a Mary Jonesnak, és lépjen kapcsolatba Joe White-val a bérléssel kapcsolatban."
Az utolsó bekezdésben tájékoztassa a bérlőket arról, hogy ne habozzon kapcsolatba lépni veled bármilyen aggodalomra, észrevételre vagy kérdésre. Aláírja a "Tisztelettel" betűt, majd a nevét.
tippek
-
A bérbeadók vagy személyzetük kézbesíthet vagy küldhet ilyen típusú leveleket; váltakozva a bérleti díjakkal oszthatók.
Ellenálljon a kímélésnek, hogy csípjen és túl sok információt adjon, még akkor is, ha a dolgok nyilvánvalóak. "Jennie Smith elhagyja a kisbabáját", vagy "Jennie Smith férjhez megy, és mézesheteken megy, majd elmegy az államból", és mindketten túl sok információt adnak. Jennie ossza meg az általa választott információkat, és korlátozza levelét azzal, ami az üzleti élethez szükséges.
