A feljegyzések tömörek, konkrét kommunikációs formák használhatók az egyetemeken, ügyvédi irodákban és leggyakrabban a különböző típusú vállalatoknál. A sikeres feljegyzés hatékony és rendezett módon, minimális szöveggel átadja a legfontosabb ötleteket. Ez nem jelenti azt, hogy a feljegyzés nem utalhat kutatási vagy használati referenciákra. Inkább nem igényel annyi expozíciós anyagot, mint például egy esszé. Az emlékeztető lényege az, hogy információt közvetítsen anélkül, hogy sok időt vesz igénybe a sok másolat olvasásához.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
Nyomtató
-
Bármilyen szükséges kutatás vagy referenciaanyag a hivatkozáshoz
Célorientált feljegyzés írása
Írja be a „MEMORANDUM” dokumentumot a dokumentum címébe. Ezután írja be a négy, a fontos, konkrét információt kitöltő sort: „Dátum” „To” „From” és „Subject”. A témának foglalkoznia kell a konkrét kérdéssel, amelyről a feljegyzés szól, és egy konkrét információmegosztási célt szem előtt tartva. Például egy hatékony témakör lehet: „Hogyan írjunk egy célorientált emlékeztetőt”.
Írja be a bevezetőt. Az egy bekezdésből álló bevezetőnek néhány mondatban meg kell magyaráznia, hogy mi lesz a feljegyzés. Meg kell vázolnia az emlékeztető célját, és meg kell mondania az olvasóknak, mit kell számítania. Gondolj úgy, hogy szembe kell néznie a szemközti kommunikációra, és egyértelműen írja le, hogy az olvasók milyen elvárásokat várhatnak a következő bekezdésekben.
Írja be a feljegyzés szövegét. A testület referenciákat és kutatást is tartalmazhat, de bele kell foglalnia az írónak a bemutatott információk értelmezését is. Az ideális hossz öt-hat bekezdés. Az információkat cselekvési igékkel, ropogós főnevekkel és adverbussal, valamint idegen szavak nélkül kell bemutatni. Használjon erős átmeneti szavakat és világos, erős írásjeleket, például pontosvesszőket, kettőspontokat és kötőjeleket. A golyópontok és alfejezetek elfogadhatók az információk szervezésének elősegítésére és az olvasó könnyebbé és gyorsabbá tételére. Minden egyes bekezdésben használjon erős tájékoztató mondatokat, amelyeket több információs mondat is támogat.
Írjon egy következtetést a feljegyzésre. A következtetés a célorientált emlékeztető „alsó sorát” mutatja egyértelmű nyelven. Mi a feljegyzés? Mi a lényege a feljegyzésnek? „Ez a feljegyzés arról szól, hogy miként írhatunk egy célorientált feljegyzést”, amely egy példa a következtetésre vonatkozó témakörre. A következtetés nem pusztán összefoglaló, hanem a szervezetben szolgáltatott információkon alapuló szilárd elképzeléseket és álláspontokat is tartalmaz, így a jegyzet még hatékonyabbá válik.
Írja be a „Mellékletek” pontot, amely az emlékeztető alján balra van, ha vannak olyan anyagok, amelyek támogatják a feljegyzést, mint például a diagramok, táblázatok vagy egyéb adatok. Ha hivatkozásokat alkalmaznak, egy szabványos bibliográfiai jegyzéket kell csatolni, hogy az olvasók maguk is megtalálhassák ezt a hivatkozást.
tippek
-
Használjon kecses, világos nyelvet az alapvető írási stílusok alapján.
