A számvitel fontos az üzleti életben, mint a pénzügyi tevékenység dokumentálásának módja és a számokból való tanulás. Az Ön vállalkozása alapvető könyvelést igényel az adóbevallásokból származó bevételek bejelentésére, és nyomon követi a bankszámláján belüli és onnan kifolyó pénzeszközöket. A számviteli információk azonban értékes betekintést nyújtanak a műveletekbe, bemutatva azokat a trendeket és lehetőségeket, amelyek segíthetnek a vállalat jövedelmezőbbé tételében. Az adóbevallási ügynökségek megkövetelik, hogy a könyveket olyan szinten tartsák, amely a bevételeket és a kiadásokat követi. Ha viszont van a meghajtó és az érdeklődés, akkor a számviteli folyamatait teljesen más szintre tudja vinni, és egy intelligensebb és pénzügyi szempontból életképesebb üzletet hozhat létre.
A számviteli vállalkozások típusai
Bevételek és kiadások nyomon követése: Az Ön vállalkozása köteles a bruttó bevétel és a nettó jövedelem alapján adóbevallásokat kitölteni. Az állami és helyi jövedéki adókat a bevétel százalékában számítják ki. A városi, állami és szövetségi jövedelemadók a nettó nyereségen alapulnak, miután levonták a levonható kiadásokat a bruttó bevételből. Ezen összegek helyes kiszámításához a vállalkozásnak nyomon kell követnie a bruttó bevételeket, mint a bevételi számok alapját, és összeadnia minden kiadást az üzleti levonások alapjául. A bruttó bevételek bejelentésekor a jövedelmeket olyan kategóriákra kell bontani, mint a nagykereskedelem és a kiskereskedelem. A jövedelemadó nettó nyereségének kiszámításakor a kiadásokat kategóriákra is fel kell osztanunk, mint például az anyagok, a bérszámfejtés, a bérleti díj, a közművek és az automatikus költségek.
Bérszámfejtés: A munkatársaknak a bérek vagy a fizetett órák alapján fizetendő összegek kiszámításán túlmenően a vállalkozásnak visszatartania és fizetnie kell a társadalombiztosítási, a Medicare és a jövedelemadót is, amit az alkalmazottak tartoznak, valamint a társadalombiztosítási és a Medicare munkáltatói hozzájárulásait. Munkanélküli-biztosítási és ipari biztosításokat kell fizetnie az állam pénzeszközeibe, annak alapján, hogy mennyi munkatársa dolgozik, és mennyit keresnek. Vállalkozásának szüksége lesz egy átfogó és naprakész bérszámfejtési rendszerre, hogy nyomon követhesse ezeket a számokat, és fizesse az összes bérszámfejtési adót, és az esedékességükkor az összes bérszámfejtési adójelentést nyújtsa be.
Pénzforgalmi számvitel: A számviteli rendszernek tartalmaznia kell a készpénz rendelkezésre állásának és szükségességének nyomon követésére szolgáló eszközöket is. Ha készpénzes alapú számviteli rendszert használ, a heti és havi számadatok meglehetősen jó ötletet adnak arról, hogy mennyire jön be és megy ki. Ha az eredményszemléletű elszámolási rendszert használja, akkor eladásként bevételként rögzítheti, mielőtt ténylegesen kifizette volna, így szükség van egy másik módra a készpénz rendelkezésre állásának figyelemmel kísérésére. Függetlenül attól, hogy készpénzt vagy eredményszemléletű rendszert használ, a pénzforgalma nem közvetlenül korrelálhat a bejelentett jövedelmével és kiadásaival, ha visszafizetnek hitelt, vagy ha leértékelő eszközöket vásárol.
Mérlegek: A mérleg egy pillanatkép a pénzügyi képedről egy adott pillanatban. Ez magában foglalja az Ön tulajdonában lévő információkat és azt, hogy mit tartozol. Az eszközök listája tartalmazza a bankban lévő készpénzt, a megvásárolt eszközöket és az elszámolt összeget, valamint a követeléseket, illetve az Ön által már eladott értékesítésért fizetendő összegeket. A mérlegben szereplő kötelezettségek listája tartalmazza a hitelek és hitelkártyák egyenlegeit, valamint a felhalmozott rövidebb lejáratú tartozásokat, például a fizetendő számlákat és a kiemelkedő közüzemi számlákat. A kötelezettségei levonásával az eszközökből a mérleg a vállalat jelenlegi nettó értékét mutatja. Amikor időbeli mérlegeket készít, láthatja, hogy a bevételei és kiadásai hogyan játszottak le, és megteremtették a vagyont vagy az adósságot.A mérleg azt is mutatja, hogy a nettó értéke mennyi folyékony, és mennyit kötnek olyan eszközökbe, amelyek nem nyújtanak rendelkezésre készpénzt.
Működési jelentések: A számviteli beszámolókon kívül, hogy az Ön cégének az adóhatóságok és a hitelezők által teljesítenie kell, testreszabott jelentéseket hozhat létre, amelyek nyomon követik mindazt, ami a termék dollárértékétől számított egy óra alatt, és az egyes értékesítések adataihoz személyzet. Ezek a számok kritikusak a stratégiai döntések meghozatalához. Segíthetnek abban, hogy meghatározzák, mely üzleti szempontok a legnagyobb nyereséget érik el, és amelyeket érdemes megtenni. Felhívhatják figyelmüket a kijavítható nehézségekre is, mint például a termelés olyan aspektusai, amelyek túl sok időt vesz igénybe és túl sokba kerülnek.
Hogyan tudnak a vállalkozások számviteli tevékenységet végezni
Az Ön vállalkozása akár a házon belül is végezhet könyvelést, akár külső szakembert vehet fel, hogy segítse a folyamatot. Sok vállalat használja a két megközelítés hibridjét, belső munkatársai végeznek bizonyos feladatokat, mint például az alapvető könyvelés, majd szerződést kötnek egy külső könyvelővel az éves adók teljesítéséhez.
A házon belüli elszámolás előnye annak, hogy valaki, aki mélyen ismeri üzleti tevékenységét, rögzíti bevételeit és kiadásait. A könyvelő, aki mélyen részt vesz a vállalkozásában, képes lesz azonosítani és kategorizálni a tételeket a bevételeken, meghatározva, hogy azok az eladott áruk költségei közé tartoznak-e, vagy azok a kellékek, amelyeket a színfalak mögé rendeznek. A házon belüli könyvelőnek azonban nem lehet olyan szakmai szakértelme, amelyet egy kívülálló képes hozni a keverékhez. Ez a tudás hasznos olyan rendszerek létrehozásához, mint a kezdeti könyvelési beállítás, valamint az olyan árnyalatok, mint például a jogszerűen levonható kiadások.
A külső könyvelő tapasztalatot és perspektívát hozhat a vállalat számviteli folyamataihoz. Szakemberként ez a könyvelő valószínűleg számos vállalkozás könyveit látta, és megmutathatja, hogyan frissítheti a rendszereket, így biztosítva a szükséges információkat, és más szakemberek, például bankárok és adóellenőrök is megérthetik. A kívülálló azonban nem végezhet olyan jó munkát, mint bennfentes, hogy megértse, hogyan működik az üzleti tevékenysége és milyen információkat találhat a leghasznosabbnak. Például a könyvelő valószínűleg nem fogja megérteni, hogy milyen típusú készleteket szállít egy kereskedő szempontjából. A beszerzés finomhangolásához azonban még mindig fontos tudni, hogy a különböző árukategóriák hogyan mozognak.
A számviteli szoftverek típusai a vállalkozások számára
Online könyvelési szoftver: Az online számviteli programok előnye, hogy a számviteli rendszert a bankszámlájával szinkronizálja. Ez a megközelítés megkönnyíti a tranzakciók bevitelét, egyszerűen megtalálva azokat a banki hírcsatornákban, majd a jobb gombokra kattintva. Ez a funkció csökkenti annak a lehetőségét, hogy hiányozni fog egy kiadást, mintha papírbehajtással és elveszettével kezdett volna. Az online könyvelési szoftver használata lehetővé teszi számviteli programjának elérését bármely számítógépről, ahelyett, hogy saját asztali számítógépet kellene használnia. Az online könyvelési programok azonban hosszabb időt vesz igénybe, mint az asztali verziók az egyes tranzakciók feldolgozásához, és ezúttal több tucat bejegyzést készít. Továbbá a bevételek és a banki hírcsatornák közötti megfelelés gyakorlata lassú és nehézkes lehet, és ez a lépés akkor szükséges, ha egy vásárlás több kategóriába tartozó elemeket, például anyagokat és kellékeket is tartalmaz. A QuickBooks a legnépszerűbb és legértékesebb online könyvelési szoftver. A Xero a Mac-felhasználók számára nagyra értékelt, és a Zoho különösen jól működik a nagyon kisvállalkozások számára.
Asztali számviteli szoftver: Bár az online könyvelési programok egyre népszerűbbek, az asztali verziók még mindig előnyöket nyújtanak sok felhasználó számára. Egy egyszeri vásárlással vásárolhat egy asztali számviteli programot, míg az online programok folyamatos havi díjat számítanak fel. Ha asztali programot használ, az összes információ könnyen elérhető a saját számítógépén, ahelyett, hogy a felhőben található volna, ahol a biztonsági problémák és a rendszer széles körű hibái vannak. Az asztali számviteli rendszerek sokkal egyszerűbbek, mint a felhő alapú rendszerek, így könnyebb megtalálni és azonosítani a hibákat és az inkonzisztenciákat. Az asztali rendszerek viszonylagos egyszerűsége miatt könnyebben alkalmazkodnak a vállalat egyéni igényeihez.
Egyedi és kézi számviteli rendszerek
Tényleg nem kell számviteli szoftvert igényelnie, ha a vállalkozás kicsi, és az Ön igényei egyszerűek. A táblázatokat Excel vagy Google Sheets segítségével tervezheti meg, amelyek segítenek nyomon követni és hozzáadni a tudni kívánt változókat, például a kategorizált kiadásokat és a folyamatban lévő bevételeket. Ezek a programok segítenek abban, hogy az üzleti tevékenysége szempontjából bármilyen módon megtartsák és rendezhessék az információkat, és a háztartási táblázatok tökéletesen törvényes számviteli rendszereket tesznek lehetővé mindaddig, amíg megmondják, mit kell tudni az adók megfizetésére és a műveletek megértésére. Például beállíthat olyan bérszámfejtési rendszert, amely naplózza a meghatározott feladatokhoz, például a gyártáshoz szükséges órákat. Ezután ezeket a számokat felhasználhatja egy termelési órára gyártott termék átlagos dollárértékének kiszámításához, és megnézheti, hogyan változik ez a szám hetente.
De még nem kell számítógépre, hogy üzleti könyvelést végezzen. Tökéletesen jogos, hogy kézzel írott naptárakat tartsanak, mivel az üzleti tulajdonosok évszázadok óta dolgoztak. Az irodai ellátási üzletek megfelelő méretű oszlopokkal értékesítik a könyvelési könyveket, és használhatják ezeket a bevételek és kiadások felsorolására és kategorizálására. A kézi számviteli rendszerrel minden számadatot kézzel kell összeadni, ami jelentősen megnöveli a számvitelre fordított időt. A manuális könyvelési rendszerek azonban nem veszélyeztetettek a számítógépes rendszerekkel való találkozás során fellépő számítógépes hibák és kockázatok miatt. Igaz, a házad leéghet, és elveszítheted a főkönyvet, de a hardverhibák sokkal gyakrabban fordulnak elő, mint a háztartási tüzek.
Single-Entry Versus Double-Entry Accounting
Ha az Ön vállalkozása kicsi és viszonylag egyszerű, akkor választhat az egy- és kettős bejegyzések között is. Az egyszeri beléptető rendszer egyszerűen nyomon követi azt, amit töltött és keresett, és összeveti ezeket az összegeket. Ha kézzel írott főkönyvet használ, vagy ha saját táblázatot hozott létre, akkor valószínűleg egyszeri bejegyzést használ. A kettős bejegyzés rendszer szinkronizálja a számviteli adatait a bankszámlájával és a mérlegéhez kapcsolódó egyéb információkkal. Minden alkalommal, amikor észreveszed, hogy céged bevételt szerez, a (vagy a számviteli szoftvered) megfelelő bejegyzést fogsz készíteni, amely megmutatja, hol jelenik meg a pénzed a vállalkozásodban, például egy adott bankszámlán. Hasonlóképpen, minden alkalommal, amikor egy kiadásért fizetsz, a kettős belépési rendszer megmutatja, hogy a vállalat hogyan költi el a pénzt. Nincs olyan jogi követelmény, hogy kettős könyvelési rendszert tartson fenn, de ha egyszeri könyvelést tart fenn, úgy kell kidolgoznia egy módját, hogy összehasonlítsa és összehangolja számviteli rendszerét a forgóeszközzel.
A megfelelő számviteli rendszer kiválasztása
Nincs olyan könyvelési rendszer, amely minden vállalkozás számára megfelelő. A vállalat könyveinek beállításához, hogy milyen típusú információra van szüksége, és milyen erőforrásokkal kívánja szerezni a vállalat könyveit. Ha utálod a számokkal való munkát, és alig van értelme számodra, bérelj egy külső szakembert, de próbáld meg tanulni, amennyit csak tudsz, hogy megértsd a kapott jelentéseket. Ha van ideje és érdeklődése, akkor tegye meg a lehető legtöbbet saját számviteléről. Az összegyűjtött információk relevánsak és értelmesek lesznek, és értékes betekintést nyerhetnek ahhoz, hogy a vállalkozás hogyan lehet a legeredményesebb.
