A mai világban professzionálisan kommunikálhat több módszerrel. Fontos tudni a leveleket, e-maileket és üdvözlőlapokat tartalmazó megfelelő üzleti levelezés szabályait. A kis hibákat különböztethetik meg a levelezés és az őt sértő személy lenyűgözése között. Hasonlóképpen hasznos tudni, hogy mikor lesz elegendő egy e-mail üzenet a nyomtatott levél vagy a kézzel írt jegyzethez képest.
Hagyományos betűk
Nyomtasson hagyományos betűket levélpapírra egy nehezebb vagy texturált állomány segítségével. A fejlécnek tartalmaznia kell a feladó nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét. Ha a fejléces papír nem áll rendelkezésre, vagy ha a levél személyes, a levél bal felső sarkában fel kell tüntetni a levelet küldő személy vagy személyek megfelelő címét. Például, ha Ön és házastársa panaszt küld egy vállalkozásnak, akkor a következőket tartalmazza:
John A. Doe és 123 fő St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Ezután felsorolja a levelezés címzettjét és a bal oldali margó címét. A névnek és a címnek formálisnak kell lennie, beleértve címét és megnevezését is.
A dátum az írott formátumban következik be, például: 2010. június 23. A dátum alatt a "RE: (hivatkozás)" űrlapot használva sor kerül a levél tárgyára.
A köszöntés a következő, és tükröznie kell a párthoz fűződő kapcsolatot. Ha az első név alapján van, üdvözölje őt a „Kedves” címmel, és adja meg az első nevét. Ha a levél egy osztályba vagy egy ismeretlen címzettbe megy, használja a "Tisztelt Uraim" vagy a "Tisztelt Uram vagy Uram!"
Minden üzleti levélnek hivatalosan zárnia kell. A legjobb választás egy professzionális befejezéshez egyszerűen "tisztelettel" vagy "Üdvözlettel". Kerülje a finomságokat.
Kézírásos jegyzetek
A kézírásos feljegyzés sok üzleti helyzetben megfelelő, mint pl. A köszönet, az elért eredményekért végzett gratulációk, a családi születések, a promóciók és a részvét.
A borítéknak tartalmaznia kell a címzett hivatalos nevét és címét. A visszatérési címet a boríték hátoldalán kell megjeleníteni, bár az elülső bal felső sarokban is el tud menni.
A kártyának ismerős üdvözlést kell tartalmaznia a kapcsolatod alapján. Ha első név alapján dolgozik, használja az első nevet. Ha nem, válasszon egy tiszteletreméltó üdvözletet, amely illeszkedik a hangulathoz.
Tartsa a jegyzet rövid részét, és írjon vagy nyomtasson szépen kék vagy fekete tintával. Ha nem rendelkezik tisztességes kézírással, keressen valakit, aki csinál.
Térjen a tárgyra. Ha köszönetet mondasz, válasszon egy kifejezést vagy két szót, amely emlékezteti a címzettet arra, hogy mit köszönhetsz neki, de ne legyünk túl részletesek. Ha gratulálsz valakinek, tedd fel, hogy mit és ha szükséges, hogyan kaptad meg az információt. Ha az ügyfél megbízása az újságban volt, például a hirdetést csípteti, és azt a kártyára helyezte, vagy a jegyzetében hivatkozik.
Végezze el a jegyzetet az "Üdvözlettel." Ha kevésbé ismeri a címzettet, írja alá a hivatalos nevével és címével ellátott levelet. Ha jobban ismeri, az első neve megfelelő.
Az e-mail az üzleti kommunikációs szokások új témája. Az első szabály az, hogy tudjuk, hogy a címzett elfogadja vagy preferálja az e-mail levelezést.
Mutass be egy tiszteletreméltó e-mail profilt. Az Ön címének és a témakörnek azonosíthatónak kell lennie, és tükröznie kell üzleti vagy szakmai helyzetét. Például, ha e-mailt küld az ügyfeleknek, akkor a "[email protected]" helyett "[email protected]" kell lennie.
Nincs szükség belső címre, mint a hagyományos betűkkel, így kezdjük az üdvözlettel, amely tükrözi a kapcsolatot a fogadóval és a lehető legformálisabb legyen. A közös üzleti e-mail faux pas az egyszerű üdvözlés hiánya, amely azt mondja a címzettnek, hogy az e-mail címét neki szánták.
Ne használjon e-mailt olyan üzleti probléma megoldására, amelyet személyesen kell kezelni. Kerülje az e-mail konfrontációkat, és ne feledje, hogy az e-mailek örökre élnek a merevlemezeken és a szervereken, és használhatók a bíróságon.
Kerülje el az üzleti e-mailek zaklatását. Ha sok részletet kell tartalmaznia, hozzon létre egy dokumentumot, és csatolja azt ahelyett, hogy elhelyezné őket az e-mailben.
Kerülje el a hangulatjeleket, a számítógép szlengjét, a felkiáltójeleket vagy a kérdőjeleket többször, és a sapkák zárolását. Ha kétségei vannak a tartalommal vagy a formátummal kapcsolatban, próbálja ki a fejléces papírra, és értékelje a szakszerűségét. Ha nem tűnik professzionálisnak a papíron, e-mailben nem profi.
A záró szakember "Köszönöm" vagy "Üdvözlettel". Az Ön vállalati és elérhetőségi adatait az e-mail aláírásában kell megadni. A szkennelt vagy egyéb módon elektronikus formátumú aláírás elfogadható. Ha általában idézetet, címkét vagy egyéb információt használ, akkor értékelje, hogy az üzleti helyzetekre mennyire megfelelő.
