A számítógépes technológia az elektronikus tárolás korszakába vezet. Mindenféle vállalkozás a papírmentes iroda irányába törekszik a költségek csökkentése és a hatékonyság növelése érdekében. Annak ellenére, hogy egyre nagyobb hangsúlyt fektetünk a számítógépes adatokra, az elvégzett üzleti tevékenység nagy része továbbra is a papíralapú dokumentumtárolásra támaszkodik. Az oldalsó vagy függőleges fájlok irodai környezetben történő használatának döntése számos tényezőtől függ.
Történelmi nyilvántartás
Az évek során a nyilvántartás szükségessége nőtt a népesség növekedésével és az új vállalkozások születésével. Az olyan szakmák, mint a törvény és az orvostudomány, teljes és pontos írásos feljegyzéseket igényelnek az ügyfelek ügyleteiről. A gyártók és a kiskereskedők a közvetlen értékesítésre és a vásárlások rögzítésére támaszkodnak az ügyfélfájlokra. A múltban a dokumentumok tárolásának szükségessége olyan iparági szegmenseket hozott létre a vállalatok számára, amelyek számos iratszükséglet kielégítésére törekszenek. A munkahelyi dokumentumok tárolása a polcokon halmozott papírokból és a sok gyártóból származó, jól átgondolt nyilvántartó rendszerekből alakult ki.
Függőleges adatrögzítő rendszerek
A vertikális szekrények a népszerű használatban lévő főbb szekrények közül az idősebbek. Ezek lehetnek fából vagy fémből készültek, és két, négy vagy öt fiókkal kaphatók. A két fiókos fájlokat úgy alakítják ki, hogy a munkaegység kompatibilitásában megfeleljenek a szabványos asztali magasságoknak. Öt fiók függőleges fájlja általában 60 hüvelyk magas, és általában nem használatos a munkahivatalokban, mivel a felső fiókok túl magasak ahhoz, hogy könnyen hozzáférhessenek. Olyan tömegtároló területeken használatosak, ahol a hely prémium. A függőleges fájlok két alapvető fiókméretben kerülnek elhelyezésre a szabványos levél- és jogi méretű dokumentumokhoz.
Oldalsó irattartó rendszerek
Az oldalsó fájlok bizonyos előnyöket nyújtanak a függőleges fájlokhoz képest. Mind a betű-, mind a jogi méretű dokumentumokat elhelyezhetik. Az oldalsó fájlok általában akár egyharmadával több iratteret biztosítanak, mint a függőleges fájlfiókok. Mivel asztali magasságban állnak rendelkezésre, a fájl és a hitelesség kettős célját szolgálják. Mindkét fiók könnyen hozzáférhető ülve. Ha a munkaállomás bizonyos fájlok kész és ismételt rendelkezésre állását igényli, az oldalsó fájl ideális iratmegoldás. Ebből a funkcióból egyedül a vezetők és a szakemberek számára előnyben részesített nyilvántartási rendszer.
Jelentkezési tippek
Vállalatának fájlrendszereinek kiválasztásakor gondosan mérlegelje, hogyan használják fel a fájlokat és milyen személyzet. Az értékesítési képviselők vagy a technikai segítségnyújtás területén a dokumentumokhoz való gyors hozzáférést igénylő embereknek leginkább az oldalsó iratrendszerek szolgálnak. A legjobb, ha konzultálnak az iratkezelő szakemberekkel, mielőtt elköteleznék magukat az oldalirányú vagy függőleges benyújtásra. A nagyméretű irodai berendezések beszállítói rendelkeznek képzett személyzettel, akik az adott üzleti vállalkozás számára a leghatékonyabb bejelentési módot ajánlják. Az értékesítési folyamat részeként tervezési és elrendezési rendszereket kínálnak.
A megfontolandó beállítások
Konzultáljon több irodai beszállító céggel, ha a fájlrendszerekről gondoskodik arról, hogy a lehető legtöbbet kapja a pénzéből. Vegyük figyelembe a lehetséges megtakarításokat azáltal, hogy megvásárolják a használt elemeket a kereskedőktől vagy az aukciókon. Ha a pénzügyek szigorúak, vizsgálja meg a szükséges irattári eszközök bérbeadásának lehetőségét.
