Egy hatékony üzlet futtatásához elengedhetetlen a papírmunkák nyomon követése. Szerződéseket. Javaslatokat. Számlákat. Számlákat. Az engedélyeket. Még a 21. században is, amikor a legtöbb papírmunka digitális, a fájlkezelés továbbra is szükséges, hogy az adminisztratív műveletek zökkenőmentesen működjenek. Az üzleti dokumentumok kezelésének számos elve ugyanaz marad, függetlenül attól, hogy a digitális nyilvántartási rendszer a laptopján vagy a felhőben van.
Fájlkezelési elvek
A jó fájlkezelés alapvető joga, hogy a rendszer megkönnyítse a dokumentumok keresését. Ha nem, akkor ez nem használható.
Egy jó dokumentum-nyilvántartó rendszer, függetlenül attól, hogy egy acélszekrényben vagy a felhőben van-e, kevésbé fárasztónak és nehezebbnek kell lennie; nem kell több percet költenie csak arra, hogy kitalálja, hogy melyik fájl a havi értékesítési beszámolóban. A jó bejelentés nem függ az emberektől: ha az adminisztratív asszisztens vagy az informatikai személy kilép, a helyettesítőnek képesnek kell lennie a rendszer kitalálására. A fájlkategóriáknak világosnak és könnyen azonosíthatónak kell lenniük. A rendszer megkönnyíti az inaktív rekordok azonosítását és tisztítását.
A rugalmasság is fontos, különösen a szoftverek esetében. Egy dokumentum-nyilvántartó rendszer, amely egyetlen vállalkozóvá vagy egy adott számítógépes platformra zárja üzleti tevékenységét, problémát jelenthet az úton.
A rendszernek képesnek kell lennie a növekedés kezelésére is. A fájlok elkerülhetetlenül felhalmozódnak, ahogy a vállalkozás növekszik, új ügyfeleket ad és bővíti a személyzetet. Egy jó rendszer több adatot és dokumentum tárolást képes kezelni, mint amennyit elvár.
A fájlkezelés előnyei
A jó üzleti dokumentumok kezelése konkrét előnyökkel járhat az Ön vállalkozása számára. A gyorsabb bejelentés és visszakeresés időt takarít meg, és hatékonyabbá és produktívabbá teszi a személyzetet. Ha egy rendszer csökkenti az elakadt fájlokat, sok időt és problémát takaríthat meg. Ez különösen igaz, ha bíróság elé megy, vagy ellenőrzést folytat: ha nincs kulcsfontosságú dokumentuma, akkor ez boldogtalan eredményhez vezethet.
A hatékony, jól átgondolt rendszer csökkenti, hogy hányszor kell vásárolni az iratgyűjtő berendezéseket, és hogy mennyi helyet kell tárolni. Ez is megkönnyíti az új személyzet képzését.
Digitális és kemény másolás
A digitális fájlkezelő rendszer használata jelentős előnyökkel jár. A digitális bejelentés lehetővé teszi a dokumentumok keresését kulcsszavak alapján, amely gyorsabban képes a szükséges papírmunka elkészítésére. A jó rendszernek más előnyei vannak:
- Különféle dokumentumtípusokat, például szövegszerkesztő fájlokat, e-maileket és PDF-dokumentumokat tárolhat.
- Ez korlátozza a bizalmas dokumentumokhoz való hozzáférést.
- Figyelemmel kíséri, hogy ki olvassa ki a dokumentumot.
- Ha bárki módosít, nyomon követheti őket. Szükség esetén visszavonhatja azokat.
- A régebbi dokumentumok törlése.
- A dokumentumokat könnyen elérheti és szerkesztheti mobiltelefonokkal és más mobileszközökkel.
Néhány dokumentum azonban nyomtatott formában marad, még akkor is, ha azokat beolvassa és digitalizálja. A szabályozások gyakran megkövetelik, hogy az üzleti engedélyek és engedélyek másolatait papíron, nem csak a kibertérben tárolják. Egyéb dokumentumok, amelyeket érdemes megőrizni a nyomtatott formában, az éves jelentések, a tanúsítványok, az üzleti dokumentumok és a kötvények. A munkaterülettől függően a dokumentumok tárolására vonatkozó konkrét előírások vonatkozhatnak.
A fizikai dokumentumok veszélyt jelentenek a tűz, földrengés, hurrikán vagy egyszerűen egy olyan cső megsemmisülése miatt, amely megtöri és elárasztja az irodát. Vállalkozásának lépéseket kell tennie annak megakadályozására, hogy:
- A dokumentumokat tiszta, biztonságos, környezetbarát és tűzálló tartályokban tárolja.
- Készítsen biztonsági másolatokat, akár digitális, akár mikroszínű, vagy fénymásolatot.
- Keressen egy helyet a másolatok tárolására a webhelyen kívül, hogy ha tűz vagy más katasztrófa következne be, akkor nem felelnek meg az eredeti példányoknak.
- A biztonsági mentés helyének egy katasztrófa után hozzáférhetőnek kell lennie. A felhő tárolás egyik előnye, hogy bárhonnan hozzáférhet az információkhoz, ahol az Internet még működik.
A rekordok indexelése
Ahhoz, hogy a legtöbbet ki lehessen használni a nyilvántartási rendszerből, azt hatékonyan kell indexelni. A standard kategóriák közé tartozhatnak például az adók, a szerződések, az ügyfelek levelezése, a peres eljárások, a követelések és a követelések. A papírnak és a digitális fájloknak ugyanazt az indexelési rendszert kell követniük. Ez megkönnyíti az alkalmazottak képzését, hogy tudják, hol találhatók a papírmunka.
Dokumentumkezelési szabályok
A fájlkezelő rendszer megtervezésekor jó dokumentummegőrzési ütemtervre vagy a fájlok tárolásának időtartamára vonatkozó irányelvekre van szüksége. A digitális nyilvántartási rendszer esetében ez is fontos: ha a vállalkozás folyamatosan növekszik, végül a "nyersanyagszerződés" vagy hasonlók keresése több tucat elavult dokumentumot eredményezhet.
A dokumentummegőrzési ütemtervnek figyelembe kell vennie mind a jogi, mind az üzleti követelményeket. Ha rendelkezik az adóbevallással kapcsolatos dokumentumaival, például az üzleti vásárlást mutató hitelkártya-számlákkal, az IRS azt mondja, hogy legalább három évig meg kell őriznie azokat. Hosszú ideig tarthatja az IRS rendszerint visszanézni és ellenőrizni. Négy évig tartsuk meg a foglalkoztatási adóbevallásokat, és tartsuk fenn a visszatérítést, amely hét évig rossz adósságköltséget követel.
Különböző szabályok vonatkoznak a különböző rekordokra. Lehet, hogy a környezetvédelmi előírásokkal, az értékpapír- és tőzsdei bizottsági bejelentésekkel, a szövetségi és állami munkabiztonsági szabályokkal és diszkriminációs perekkel kapcsolatos fájlokat tartalmaz. Minden szabályozónak megvan a saját igénye. Szüksége van továbbá az egyszerű üzleti nyilvántartásokra vonatkozó irányelvekre is. Például nem szeretné törölni a szerződést, mielőtt befejezte az aláírt munkát. A folyamatban lévő peres eljárásokkal kapcsolatos rekordokat nem szabad megsemmisíteni, még akkor sem, ha a vállalat előnye lenne.
Ez a te felelősséged, vagy az, aki a programot futtatja, hogy tudja, mely nyilvántartásokat kell tartani és mennyi ideig. Bárki, aki kezeli a nyilvántartásokat, ismernie kell a vállalati politikát és képeznie kell minden alárendeltét. A rendszeres alkalmazottaknak is ismerniük kell ezt. Ha, mondjuk, egy alkalmazott e-mailt küld vagy fogad, amit meg kell archiválni, elegendő képzésre van szükség ahhoz, hogy felismerje a szükségességet.
A fizikai dokumentumok esetében a aprítás biztosítja a biztonságos ártalmatlanítás végső szintjét. Digitális fájlok esetén olyan eljárásokra van szükség, amelyek törlésre kerülnek a helyreállítás után. Tartson egy jelentést, amely nyomon követi, hogy milyen iratokat dobott el, és mikor megsemmisítette őket.
Biztonság és adatvédelem
A 21. századi élet rutinszerű tényezői a hatalmas hackek és az adatvesztések. Ez nem jelenti azt, hogy triviálisak: az adatszegés megrongálhatja a hírnevét, pénzbe kerülhet, vagy bírósági vagy bírsághullámot okozhat. Még a cégen belüli szivárgás is problémát okozhat. Számos szövetségi törvény előírja, hogy a munkavállalói orvosi információkat bizalmasan kezelje. Ha más alkalmazottak hozzáférhetnek a bizalmas adatokhoz, akkor a jogi fájdalom világa lehet.
A fájlkezelő rendszer beállítása során biztonsági és adatvédelmi szabályokat kell végrehajtania. Az alkalmazottaknak a dokumentumok megismerésére való képességének ismeretszerűen kell alapulnia. A hozzáférésnek engedélyezési rendszeren kell alapulnia, ahelyett, hogy csak arra bízhatnánk a munkavállalókat, hogy ne nézzenek a minősített dokumentumokra.
A közös dokumentumok megosztása online, ha több alkalmazott dolgozik ugyanazon a projekten. Ez újabb sebezhetőségi ablakot nyit meg a bizalmas információk kijutásához. A fájl titkosítása vagy a fájlmegosztó rendszer, például a Dropbox használata segíthet megelőzni a szivárgást.
Ez egy másik ok a régi, szükségtelen fájlok elrejtésére vagy törlésére. Még ha nem is használják az üzleti tevékenységüket, bizalmas információval rendelkezhetnek a korábbi alkalmazottakról vagy az ügyfelekről, akik nem értékelik, hogy kiszállnak.
Bármilyen szabályokat is kapjon, elengedhetetlen, hogy az összes alkalmazottat ne csak az adatok beolvasására és visszakeresésére, hanem a titoktartási szabályokra és a nyilvántartások megőrzési ütemezésére is képezze.
