Képzelje el: hívja a szállítót, hogy rendeljen néhány widgetet, és e-mailben lője el őket a megerősítéshez. A probléma az, hogy négy esetet küldnek neked négy helyett, és nagyobb számlát adnak neked, mint amire számítottál. Mivel nincs semmiféle jogi törvénye ahhoz, hogy az eladót elszámoltathatóvá tegye, nem jön vissza sokáig. Lehet, hogy mérges, és azzal fenyeget, hogy visszatartja a fizetést, de mindez rendetlen és tönkreteheti a kapcsolatot. Mit kell tenni? A jövőben érdemes megvásárolni egy megrendelési rendszert. A PO-k fontos szerepet játszanak az üzleti vásárlások ellenőrzésében, segítve a megrendelések nyomon követését és a befizetések kezelését.
Mi a vásárlási megbízás?
A megrendelés az áruk és szolgáltatások megrendelésének hivatalos megerősítése. Szerződésként működik egy vállalkozás és beszállítói között, így a beszállító pontosan tudja, hogy mit rendeltek, és az üzleti vállalkozás pontosan tudja, hogy milyen termékeket és szolgáltatásokat fognak nyújtani, és milyen időpontban. Amikor a szállító elfogadja a vételi megbízást, jogilag kötelező erejű szerződést hoz létre a két fél között. Szóval, soha nem fogsz megragadni egy extra esetet, ha nincs szükséged a widgetekre, és a szállító védett, mert most már jogi bizonyítéka van az áruk és szolgáltatások megrendelésére. Ha nem hozta létre a megrendelést, akkor egyáltalán nem lenne kötelező megrendelés az ügyféltől.
Mit néznek a megrendelések?
A vásárlási megrendelések nagyon hasonlítanak egy számlára. Az egyetlen különbség az, hogy a vevő létrehozza őket, nem pedig az eladó. Általában a megrendelés a következő információkat tartalmazza:
- Vevő vállalati adatai.
- Szállítási / számlázási cím.
- A szállító cég adatai.
- A megrendelés részletei - termék, mennyiség, ár és szállítási határidő.
- Vásárlási megrendelés dátuma.
- PO-szám.
A megrendelésre vonatkozóan bizonyos feltételek is fennállhatnak, például amikor a fizetést meg kell tenni. Sok vállalkozás szabványosított vásárlási megrendelési dokumentumot hoz létre, amely általános információkat tölt be az összhang biztosítása érdekében.
Mi a vásárlási rendelési szám?
Ha van egy tétel a vásárlási megrendelésen, akkor a PO számot kell megadnia. A PO-szám egy egyedi hivatkozási szám, amely megkönnyíti az Ön számára, hogy megérkezzen a beszerzésekkel, amikor megérkezik. Használatuknak fel kell gyorsítania a számlafeldolgozást, mert könnyen nyomon követhető, mikor fizettek meg bizonyos megrendeléseken. Ez is minimalizálja a helytelen kifizetések kockázatát, mivel nem fizet ki olyan számlákon, amelyek nem rendelkeznek megfelelő PO-val.
Íme egy példa. Tegyük fel, hogy új iratszekrényekre van szükséged. Ön létrehoz egy megrendelést a szekrények méretével, mennyiségével és speciális követelményeivel, és elküldi azt a gyártónak. Miután a gyártó jóváhagyta a vásárlási megbízást, jogi szerződést hoz létre a két fél között. A gyártó szállítja Önt a szekrényeknek, és számlát küld a teljes esedékes összegért. Ez a számla a PO számra utal. Tehát, amikor megkapja a számlát, ellenőrizheti a vásárlási megbízás ellen, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a két dokumentum megfelel. Ha igen, menjen előre és fizessen. Ha nem, valaki hibát követett el, amit meg kell vizsgálnia.
Hogyan integrálja a vásárlási megbízási rendszert az Ön vállalkozásába?
Ha még soha nem használta a PO-kat, akkor megbocsáttatná, hogy ez olyan egyszerű, mint a vásárlási rendelési sablon beállítása a Microsoft Wordben vagy a számviteli szoftverben. Ezek a lehetőségek nagyszerűek a fizikai megrendelési dokumentum létrehozásához, de van néhány további dolog, amiről gondolni kell, mielőtt egy PO rendszert integrálhat a vállalkozásába:
Ki csinálja a beszerzést?
Az elsődleges beszerzési megrendelés adminisztrátorának ellenőriznie kell a vásárlási rendelési rendszert. Ez központosítja beszerzését, és egyértelműen rögzíti, hogy mennyi pénzt költenek. Amint létrejön a PO, a rendszergazda azonnal fel tudja számítani a költségeket a vállalati költségvetésben. Lényegében elkezdjük a hitelkártyákat az általános személyzet kezéből.
Mi az a folyamat, amellyel fel lehet kérni a követelést?
Minden PO-eljárás igényléssel kezdődik. Ez egy olyan megrendelési kérelem, amelyet az alkalmazottak készítenek, amikor árukat vagy szolgáltatásokat kell vásárolniuk. Létre kell hoznia egy szabványosított igénylési sablont, amelyet minden alkalmazottnak ki kell használnia. Sok kisvállalkozás lehetővé teszi személyzetüknek, hogy egyszerűen küldjék el e-mailben a kérelmet egy menedzsernek, aki kapcsolatba lép a rendszergazdával a költségvetés elosztásához, a vásárlás jóváhagyásához és a szükséges PO-hoz.
A rekvizíciós rendszer hozzáadásával biztosítható, hogy a személyzetnek központosított hüvelykujjot kell szereznie, mielőtt megvásárolná, így semmi nem csúszik át a repedéseken. Hamarosan elegendő adat áll rendelkezésre ahhoz, hogy nyomon követhesse, hogy az alkalmazottak hogyan használják az eszközöket és a helyszíni beszerzési mintákat, mint például, vannak-e lehetőség a diszkontált beszerzésre a szállítótól?
Hogyan jelentkezik be a PO?
Az adminisztrátorok választhatnak, hogy jóváhagyják, elutasítják vagy jelzik a további megbeszélések igényét. Miután a kérelmet jóváhagyták, a PO adminisztrátorának rendelnie kell egy PO-számot a megrendeléshez - bármilyen tetszőleges alfanumerikus kódot használhat, és rögzítheti azt egy PO-nyilvántartásban. A nyilvántartás karbantartása biztosítja, hogy a vásárlások teljes összege megmaradjon. A kérelem jóváhagyását megelőzően láthatja a követelés hatását, és frissítheti költségkeretét minden egyes PO felemeléskor. Ez az ellenőrzés nyomvonalainak is kulcsfontosságú része, biztosítva, hogy nincsenek ellentmondások a bejövő és a kifizetések között.
Hogyan kezeli a gyártókat?
Természetesen meg kell engedni, hogy beszállítói tudják, hogy egy PO rendszerbe költöznek. Ez olyan egyszerű, mint a kereskedőkkel való kapcsolatfelvétel, és tájékoztatás arról, hogy az áru kifizetését megelőzően vásárlási megrendelést nyújt be. Az, hogy hogyan kapja meg a PO-t az eladónak, a leggyakrabban az adminisztrátor e-mailben küldi el közvetlenül a címzettnek.
Miután az eladó megkapta a vásárlási megrendelést, gondosan ellenőrizze a hibákat, mielőtt elkészítené az árut. Számos nagyobb szállító alkalmazza a PO-alapú vásárlást, és olyan rendszereket állított fel, amelyek megjelölik a fiókját, ha PO-val vásárolnak.
Hogyan fogja összeegyeztetni a számlázási kifizetéseket a PO nyilvántartással?
Ha naprakész PO-nyilvántartást vezet, akkor a számlák vagy a hitelkártya-kimutatások összeegyeztetése a vásárlási megbízással nem különösen nehéz vagy időigényes. Csak azt szeretné, hogy megjelöljön minden olyan vásárlás, amelyet nem vettek fel egy PO-val. Ezután a személyzet képzése a jövőbeni felesleges vásárlások kiküszöbölésére szolgál.
Ön automatizálja a megrendelési folyamatot?
Ahelyett, hogy manuálisan dolgozna, úgy dönthet, hogy befektet néhány kisvállalkozói vásárlószoftverbe. Ezek a rendszerek automatizálhatják igényeit és rutinjóváhagyásait, és automatikusan generálhatnak PO-kat, ami sokkal kevésbé kihívást jelent. Ők is kezelik a beszerzési dokumentumokat az egyik helyen központilag, bárhonnan hozzáférhetővé, ami megkönnyíti a vásárlási megrendelések menedzselését. Néhány rendszer más hasznos tulajdonságokkal rendelkezik, mint például a beszállítói katalógus, amely megkönnyíti és könnyebbé teszi a vásárlási igényeket az alkalmazottak számára.
A platformok olyan szélesek, mint amilyen hosszúak, és rengeteg online felülvizsgálati webhely segít a szűkítésben. Mint mindig, használd ki a demókat és az ingyenes próbaidőket, így biztosak vagyunk abban, hogy a vásárlás előtt helyes döntést hoztál.
