A számla érvényesítése szükséges minden vállalkozás számára; ez a fizetett vagy kapott összegekkel kapott vagy számlázott keresztellenőrzési költségeket tartalmazza.A legtöbb számviteli rendszer automatizált, de előfordulhat, hogy szükség lehet a számlák kézi ellenőrzésére. A kisvállalkozások manuálisan hitelesíthetik az összes számlát, amely mindaddig működik, amíg van egy ellenőrzési és egyenlegrendszer, amely csökkenti az alkalmazottak tisztességtelenségét.
Bejövő számlák
Egy munkavállalónak számlát kell készítenie, amikor megérkezik, elkülöníti őket az eladó és az éter között, hogy személyesen ellenőrizze őket, vagy továbbítsa azokat az adott fiókért felelős alkalmazottnak. A számla érvényessége több tényezőtől is függ, ezért elengedhetetlen, hogy mindegyik a megfelelő helyre kerüljön. A munkavállalónak ezt követően meg kell vizsgálnia az egyes elemeket, rögzítenie kell a számlát és továbbítania kell a számlát fizetés céljából. A számlák hitelesítéséért felelős személyeknek soha nem szabad hozzáférniük a pénzeszközökhez.
Kimenő számlák
A kimenő számlákat pontosan ellenőrizni kell a postázás előtt. Míg egy személy vagy osztály felelős a tételek beviteléért, beleértve az értékesítési és szolgáltatási díjakat, az elosztott munkaerőköltségeket és az adott munkához használt anyagokat és készleteket. Minden számlát össze kell hasonlítani a kapcsolódó ügyfélszámlával annak érdekében, hogy pontos számlázással növeljék az ügyfelek elégedettségét, és csökkentsék a számla-korrekciók okozta munkaerő-költségeket.
kifizetések
A számlák hitelesítése után a fizetés feldolgozására egy személynek vagy osztálynak kerül átadásra. Elengedhetetlen, hogy a számlák hitelesítéséért felelős személy ne férjen hozzá a pénzeszközökhöz. Ez az ellenőrzési és kiegyenlítési rendszer biztosítja, hogy a munkavállalóknak ne legyen lehetőségük ellenőrzésre, nem létező vagy hamisított számlák fizetésére, vagy más tisztességtelen gyakorlatok elvégzésére.
nyilatkozatok
Amikor a nyilatkozatok megérkeznek vagy elküldésre kerülnek, a pontosság érdekében minden ügyfél- vagy szállítószámlával ellenőrizni kell őket. A szigorúan manuális alapon működő vállalkozásoknak hatékony nyilvántartási rendszert kell megvalósítaniuk; minden számlát szükség esetén át kell másolni, és az ügyfél vagy az eladó nevében kell benyújtani. Amikor a nyilatkozatok megérkeznek, egy különálló személynek vagy osztálynak ellenőriznie kell, hogy minden egyes díj és fizetés pontosan megjelenik-e a nyilatkozatban. A beszámoló érvényesítési osztályának a számla és a fizetési osztályoktól való elkülönítése biztosítja a további pontosságot, és megakadályozza a tisztességtelen viselkedést.
