Az átadási jelentések egy olyan alapvető eszköz, amelyet egy kilépő alkalmazott használ, hogy tájékoztassa a múltbeli munkák új bérletét, és mi történjen a zökkenőmentes munkavállalói átmenet biztosítása érdekében. Az ilyen típusú jelentés többféle módon is használható. Ide tartozhat az egyszerű eltolódásváltozás vagy az állandó munkatársak cseréje. A jelentésnek tartalmaznia kell az összes lényeges információt, amire az átvevő személynek tudnia kell, hogy biztosítsa, hogy nincs szükség felesleges és előre nem látható problémákra, miután elhagyta a pozícióját.
Munkavállalói átadási jelentés készítése
Mielőtt megkezdené az átadási jegyzet megalkotását, készítsen listát az összes olyan információról, amelyet a bejövő alkalmazottnak tudnia kell. Fontolja meg, mit csinálsz naponta, valamint olyan dolgokat, amelyeket hetente, havonta vagy évente csinálsz. Az alapvető feladatoktól és feladatoktól eltérő információkat, például fontos kapcsolatokat, protokollokat, parancsnoki láncokat, jelszavakat, kulcsokat, fontos dátumokat, képzési programokat és minden egyéb, a munkahelyre vonatkozó információt tartalmaz.
Gondolj a határidőkre és a prioritásokra
Ha úgy érzi, hogy a lista teljes, kezdje el a lista törését a prioritások, a frekvencia, az információ típusa és a sorrend szerint. Sorolja fel a jelenlegi projekteket, az indulás dátumait vagy időpontjait, hogyan kell előrehaladni, és a várható befejezési dátumot vagy időt. A bejövő munkavállalónak tudnia kell, hogy mely feladatokat kell elvégeznie az átadás után.
Kezdje meg a legfontosabb célokat
Először írja össze a pozíció - a tiéd és a vállalat - céljainak összefoglalását, hogy a helyettesítő tudja, hol kell elkezdeni. Az alábbiakban a jelentés céljától függ. Például egy váltásváltási átadásról szóló jelentéshez elkezdjük a műszakban elkezdett lépéseket, és a következőre kell kitölteni. Jegyezzük meg a befejezett feladatokat is, így a bejövő váltás nem másolja azt, amit tett. Egy új, állandó munkavállaló számára írjon egy listát mind a rövid és hosszú távú projektekről, amelyeket jelenleg dolgozik, mind a jelentős projekteket, amelyeket a múltban végzett. Adja meg az összes új dátumot és határidőt, amit az új személynek tudnia kell.
Tippek és források hozzáadása
Hasznos az is, ha tippeket adunk a feladatok sikeres elvégzéséhez. Előfordulhat például, hogy részletes munkakönyvtárat készít a munkahely-specifikus dokumentumok és elemek helyéről a helyettesítéshez, valamint az elérhető munkához kapcsolódó kapcsolattartási információkat. Ha lehetséges, a termelékenység és a munka teljesítményének javítását is magában foglalja. Ezáltal a helyettesítő eszközei folytathatják azt, amit elkezdtek a folyamat áramlása megszakítása nélkül, és növeli a sikeres kimenetel valószínűségét.
Használjon sablont
A munkavállalói átadási jelentés elkészítésének egyszerűsítése érdekében hozzon létre egy jelentést irodai számítógépes program segítségével. Használjon meglévő átadási jelentéssablont, vagy hozzon létre sajátot a keresőmotorhoz tartozó "átadási jelentéssablon" specifikus feladatok alapján, és sok példát kell adnia. És ne felejtsd el elolvasni az átadási jelentést, mielőtt kiléptél a pozícióból, hogy az összes releváns információ az új alkalmazott rendelkezésére álljon.
