Kommunikációs projektterv készítése

Ha cége vagy szervezete fontos információkat tartalmaz a kommunikációhoz, és a szokásos csatornái nem elegendőek, tervezzen egy taktikai kommunikációs projektet, amely a tartalomhoz és a körülményekhez igazodik. Az egyéni tervekből származó közlemények jellemzően jelentős egyszeri, nem rutinszerű események, mint például a vezetői vezetés megváltoztatása, bérleti tervek és elbocsátások, a munkavállalói juttatások változása és a vállalati létesítmények áthelyezése. Gyakran külső és belső közönséget vonnak be. Taktikai kommunikációs projektterv készítése segít biztosítani Önnek a kulcsfontosságú kérdések megvitatását: kinek kell hallania, hogy ki, ki, milyen eszközökkel, mikor és milyen célból? A terv azonosítja a feladatokat, az elszámoltathatóságot és az ütemezéseket is --- a projektmenedzsment munkájának simítását.

A tervezés előtt tisztázza és erősítse meg. Ismertesse a projekt "tulajdonosát" --- általában azt a személyt, aki azt adja meg --- aki tanácsot ad és jóváhagyja a tervet. Ezzel a projekt tulajdonossal: - Megerősítheti a hirdetés tartalmát, a kívánt időzítési és titoktartási követelményeket. Ellenőrizze, hogy vannak-e szokatlan érzékenységek vagy körülmények, például jogi vagy tagsági jelentési követelmények. - Erősítse meg, hogy a projekt mennyire illeszkedik a nyilvánosság és a kommunikáció átfogó stratégiáihoz. - A részletesebb információk és bevitel forrásait illetően, például a vállalat humánerőforrás-menedzsere vagy a végrehajtó keresés bizottsági elnöke. - A projektre vonatkozó jóváhagyási és jelentési követelmények meghatározása. Egyezzen meg arról, hogy a projektet informálisan kezeli-e, vagy egy projektcsoportot strukturál. - A tervből származó munkatermékek jóváhagyási követelményeinek meghatáro- zása, például jogi, humánerőforrás- és pénzügyileg kijelölt, vagy meghatározott vezetők által végzett felülvizsgálat. - A szükséges források, például a költségvetési várakozások és a külső ügynökségek igénybevételére vonatkozó paraméterek létrehozása.

Kristályosítsa a célt és a célokat. Cél az, amit meg akarsz történni, általában a "To …" -től kezdve. A célok tipikusan akció igékkel kezdődnek --- azok, amiket meg akarsz csinálni, mikor, folyamatként vagy kívánt eredményként. Ebből a szempontból az a cél, hogy a bejelentés egy bizonyos időpontban legyen. A cél lehet „az érdekelt felek igényeinek és preferenciáinak kielégítése a témával kapcsolatos időszerű és tényszerű információkhoz, oly módon, hogy megerősítse a vállalat arculatát és értékeit.” Kapcsolja ezt a célt az átfogó PR és kommunikációs stratégiához.

Az érdekelt felek és a közönség profilja. A stratégiai tervezés igen valószínű, hogy a kommunikációs célokat széles körben azonosította. A taktikai projekthez fókuszáljon. Az érdekelt felek olyan csoportok vagy egyének, akiket a konkrét információk befolyásolnak, és amelyeket ezáltal kulcsfontosságú közönség. Adja hozzá a listához azokat a közönségeket, amelyekben létrehozni, módosítani vagy megerősíteni kell az észleléseket. Az alábbi oszlopfejlécek használatával összefoglalja a következő elemeket: --Audience Segment. Adjon meg mindegyik nevet és szükség esetén lábjegyzetet az alkotóelemek között. A csoport alszegmentálása, ha a kommunikációs igények a csoporton belül eltérőek lesznek. Példa: az érintett divízió minden alkalmazottja, alkalmazottja, felügyelő. Kérdezd meg: "Ki kell, vagy szeretne tudni erről --- és miért?" Például fontolja meg a kulcsfontosságú ügyfeleket, a részvénytulajdonosokat, a lakosságot, az iparág munkatársait, a politikai testületeket és a jelentős beszállítókat. Válasszuk ki, hogy a médiaszolgáltatások célzott szegmensek lesznek-e, vagy inkább csatornákként kerülnek felhasználásra olyan szegmensek eléréséhez, mint az általános nyilvánosság és az üzleti közösség. --Need / üzenet. Bár a tudatosság és a megértés minden közönség számára céloz, némelyiknek különleges igényei lehetnek. A munkatársak tudni szeretnék, hogy hogyan fogják érinteni őket egy olyan hivatal, amely például bezárja, vagy az egyesület tagjai olyan folyamatot, amellyel a lemondó vezetői vezető sikerül. Az igazgatósági tagok, a vezetők, a felügyelők és a számlavezetők azok közé tartoznak, akiknek nemcsak a híreket, hanem a kommunikációs tervet is szükségük van, különösen, ha szerepük van. Az egyes szegmensek legfontosabb üzeneteinek azonosítása. - Key Communicator. Kitől elvárná vagy szeretne minden szegmens hallani a híreket? Azonosítsa a szóvivőt, hogy legyen a kommunikáció „arca” minden egyes csoportnak --- akiket például egy sajtóközleményben idéznek, vagy konferenciát vezetnek a munkavállalókkal. Bár az üzleti közösség elvárhatja a vezérigazgatótól való meghallgatást, a munkavállalók előnyben részesíthetik, hogy felügyelőik és kulcsfontosságú ügyfeleik tájékoztatást kapjanak a fiókkezelőktől.

Tervezze a kaszkád-sorozatot és a csatornákat. Ha valaha is megdöbbentette, hogy először a nagy változásokról szóló újságból tanul, a vállalat tervezi, megérti a "nem meglepetés" elvét és a lépcsőzetes információk fontosságát annak biztosítására, hogy ne legyenek meglepetés. Ideiglenes munkalapon vagy táblázaton felsorolja a célszegmenseket a tájékoztatásuk sorrendjében, az adatok dátumától és időpontjától kezdve dolgozva a legszélesebb körben ismert ismeretekkel (gyakran az általános sajtóközlemény ideje). Bár egyes disztribúciók egyidejűek lehetnek, fontolja meg, hogy bizonyos szegmensek előzetes értesítést igényelnek-e az eljövendő kommunikációról. Például a felügyelőknek időre lehet szükségük a munkavállalói kérdések előkészítéséhez, és az igazgatósági tagok üdvözölhetik a közelgő újságcikkeket. Az egyes szegmensek oszlopában jelölje meg azt a csatornát (csatornákat), amelyeken keresztül kommunikálni fog. A csatornák olyan információelosztási módszerek, amelyek jellemzően eseményeket és írásos tartalmat tartalmaznak. Példák: - Végrehajtó csapat, az igazgatótanács tagjai, a fő részlegvezetők és a felügyelők számára - előre értesítéseket küldeni e-mailben. - Munkavállalóknak --- előzetes e-mail értesítést, szervezeti találkozókat, videokonferenciát, weboldal tartalmát. --A legfontosabb összetevők --- előzetes értesítés faxon és e-mailben, élő előadás. - A nagyközönség számára --- az általános sajtóközlemény, a sajtótájékoztató, a weboldal tartalmának terjesztése.

Azonosítsa a szükséges biztosítékokat. A biztosítékok a kommunikációs projektterv --- dokumentumok és audiovizuális anyagok, például fényképek és felvételek végrehajtásához használt anyagok. A következő kategóriákba sorolható: - Alapozási biztosítékok, több szegmensben történő használatra. Példák: sajtóközlemény, adatlap, Q & A, fényképek, webhely tartalma. - Szegedi biztosítékok, azok a közönségek, amelyek igényeiknek és preferenciáiknak megfelelő konkrét közönséghez jutnak, és a preferált szóvivőjük „hangjában”. Ezek gyakran a szegmens kulcskommunikátorának emlékeztetői, amelyek a fenti alapítványi biztosítékok másolatát csatolják, különösen a sajtóközleményeket. "Tudni akartam, hogy cégünk ezt a délutánt később bejelentette, hogy …" Ezek a biztosítékok magukban foglalhatják a beszédpontokat, a tartalmi körvonalakat vagy a kulcskommunikátorok AV-jét, mint például a vezetői tagok és a felügyelők. - Megbeszélő biztosítékok, emlékeztetők tőled a projektben résztvevőknek, tájékoztatják őket a kommunikációs tervről és azok várható szerepeiről. Csatlakoztassa az alapítvány és a szegmens fedezetének megfelelő példányait. A táblázatban vagy táblázatban azonosítsa az egyes biztosítékokra a következő neveket: Név, Kulcskommunikátor, Feladat, Kötelezőség tervezése, Kötelező jóváhagyás (ok), Végső esedékesség.

Erősítse meg a szükséges támogatást. Határozza meg, hogy mely projekt támogatásának támogatása szükséges, és erősítse meg annak elérhetőségét. Ha nincs állandó támogatás, használja a táblázatot vagy táblázatot, hogy részletezze, hogyan szerezheti be a támogatást, például a következőt, azonosítva a támogatási elemet, a forrást és a költséget: - A biztosítékok létrehozása - az elosztási listák összeállítása a célszegmensekhez tartozó elérhetőségi adatokkal - Képesség és felelősség a tömeges továbbításokért, mint például a csoportos e-mailek - A csoportos megbeszélések, hírkonferenciák és egyéb kapcsolódó események elrendezése.

A projekt részletes ismertetése. Használjon táblázatot vagy táblázatot, hogy egymás után sorolja fel és hozza létre az időzítést minden egyes tevékenységhez, amelyet a kommunikáció kiépítéséhez tervez. Határozzuk meg, hogy ki és mit fog tenni, és hogy mindegyikük milyen biztosítékot fog használni. Tekintsük ezeket az oszlopfejléceket: Szám, dátum és idő, tevékenység, biztosítékok, amelyeket használni kell, felelős személy (ek) és állapot vagy megjegyzések. Tervezze meg, hogy a projektkivonási részleteket a tanácsadói biztosítékokba is be kell nyújtani, akiket mások is részt vesznek, mint például a vezetői tagok, a felügyelők és a támogató személyzet.

Tervek nyomon követése. A táblázatot vagy táblázatkezelőt használva részletezheti az alábbiakat: - Postai bejelentési kérdések az érdekelt felektől, mint például a munkavállalók és a média - A projekt értékelése, valószínűleg a projekt végrehajtásának sikere és a közönség válaszainak szubjektív értékelése

Készítsen költségvetést. Azonosítsa a szervezet pénzügyi politikájával összhangban lévő várható költségeket. Előfordulhat, hogy csak az általános kommunikációs támogatáshoz szükséges, a már meglévő költségvetésben még nem szereplő személyeket kell azonosítania.

Hagyja jóvá a projekt tervét. Mielőtt elkezdené a végrehajtást, kérjen jóváhagyást a projekt tulajdonosának, és kérjen javítási javaslatokat. Először rövid összefoglalóval mutassa be a pályázati dokumentumot. Kövesse ezt a vázlatot és foglalja össze a táblázatokat / táblázatokat a részletes narratíva helyett: - Végleges összefoglaló - Projekt célja és célkitűzései - Kölcsönzők és közönségek (táblázat vagy táblázat) - Kommunikáció részletes ismertetése (táblázat vagy táblázat) --Kollekciók (táblázat vagy táblázat) - Követési tervek - Támogatás - Költségvetés

tippek

Ha a titoktartás lehetővé teszi, konzultáljon az érdekelt felekkel és a közönség tagjaival vagy azokkal, akik velük dolgoznak, hogy jobban megértsék információs igényeiket és érdekeiket. A szokásos kommunikációs csatornákon kívül tervezzen különleges eseményeket a nem rutinszerű hírekhez, hogy jelezze annak „különlegességét”.