Akár egyszemélyes csapat, akár teljes jogú vállalat, az irodai eljárások és iránymutatások nagyszerű módja annak, hogy néhány alapszabályt hozzon létre az Ön vállalkozásához. Ez nem csak a mindennapi feladatok elvégzésében segít, hanem az új bérbeadóknak is segítséget nyújthat, amikor elkezdődik, és a megalapozott alkalmazottakat, amikor adminisztratív ügyekben kell ellenőrizniük.
Irányelvek létrehozása és hozzáférhetővé tétele
A XXI. Századi irodai kézikönyv létrehozása nagyszerű kiindulópont. Az irodai kézikönyvnek tartalmaznia kell a vállalkozás fontos szempontjaira vonatkozó folyamatokat és eljárásokat, és meg kell említenie a szövetségi, állami és helyi foglalkoztatási törvények bármely fontos pontját. A szabadságpolitikákra, a megkülönböztetéstől mentes politikákra és a munkavállalók kompenzációjára vonatkozó információk.
Ide tartozhat a vállalat küldetése, jövőképe és alapvető értékei is. Ezek segítenek mindenkinek az üzleti életben maradni, és ugyanazt a célt elérni. Ide tartozhatnak a munkavállalói magatartás, a ruházati kód, a dohányzás, az irodai munkaidő, a fizetés, a promóciók és az előnyök iránymutatásai. Készítse el a kézikönyvet minden munkavállaló számára azáltal, hogy online és nyomtatott formában kínál. Adjon meg egy példányt az összes alkalmazottnak, és kérje meg, hogy írjon alá egy megerősítő levelet, amelyben elmondta, hogy elolvasta az iránymutatásokat és megértette őket.
Figyelembe véve a technológiát a 21. századi hivatalban
A 21. századi irodában fontos, hogy a technológiát integrálja az iránymutatásaiba. Függetlenül attól, hogy melyik iparágban dolgozik, a technológia fontos szerepet játszik az irodai eljárásokban. Számos dolog történik számítógépeken és okostelefonokon. Döntse el, hogy cége személyes okokból és a biztonsági intézkedéseknek köszönhetően lehetővé teszi-e az irodai technológia használatát. Megengedett-e a munkavállalók telefonjaikat használni munka közben? Ilyen szabályok megállapításával minden esetleges nézeteltérés megtörténhet.
Irányelvek létrehozása minden szerephez vagy osztályhoz
Az Ön vállalkozásaitól függően Ön dönthet úgy, hogy eljárásokat hoz létre minden egyes részlegre vagy a vállalat minden egyes szerepére. Például, ha van gyártási osztálya, az eljárásuk kétségtelenül eltér az értékesítési részlegétől és a marketing osztályától. A napi üzleti folyamatok felírásával minden vállalkozás területére gyorsabban tud segíteni az új alkalmazottak fedélzetén, és képes lesz arra, hogy a tapasztalt személyzetet irányítsa, amikor elfelejtette, hogyan kell egy bizonyos feladatot elvégezni. A referenciahely megtartása segít abban, hogy nyomon kövesse mindazt, ami a te dolgodban van. Egyes irodák, amelyek többszintű személyzettel rendelkeznek, úgy dönthetnek, hogy szervezeti diagramot tartalmaznak, így mindenki tisztában van azzal, hogy milyen szerepük van a vállalat nagyobb képében.
A kommunikáció vezetéseinek megtartása
Útmutatóit frissíteni lehet, ha új fontos elemet kell beilleszteni. Nem kell kőbe helyezni őket. Győződjön meg arról, hogy rendszeresen kommunikál a személyzetével, ha valamit hozzáad az irodai eljárásokhoz vagy az irodai kézikönyvhez. Ezen túlmenően az összes irodai gyakorlatnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie. Győződjön meg róla, hogy a személyzet tudja, hol fordulhat segítségért, ha kérdése van a nyaralási idővel, a mobiltelefon használatával, a munkavállalók kártérítésével vagy bármely más modern irodai gyakorlatmal kapcsolatban.
