A számítógépes pénzügyi rendszerek kora előtt minden számviteli folyamatot kézzel, papírral és ceruzával végeztünk. Néhány kisvállalkozás még mindig használja ezt a régi módszert, más néven manuális könyvelési rendszert. A manuális és a számítógépes rendszerek egyaránt megegyeznek, csak a mechanika megváltozott.
Előnyök
A kézi számviteli módszer sokkal olcsóbb, mint a számítógépes rendszer. Egyesek nem kényelmesek a számítógéppel, és jobban teljesítenek a papír- és ceruzarendszerrel. A kézi rendszer akkor is működik, ha az elektromosság ki van kapcsolva - ellentétben a legtöbb számítógépes beállítással. A kézi rendszer egy másik előnye, hogy nincs adat-korrupció vagy másolás, amint néha a számviteli szoftverekkel történik. Mivel a manuális könyvelés egyszerű és nem igényel számítógépes ismereteket, a vállalatok kevesebb pénzt tudnak bérelni az alkalmazottakra, ami nagy előnye a kisvállalkozásoknak.
Papírbetétek
A számítógépes táblázatok és szoftverek előtt a könyvelők oszlopokkal nyomtatott papírlapokat használtak. A bal oldali első oszlop általában keskeny, és a dátumokra használatos, míg a második oszlop, a legszélesebb az oldalon, leírásokhoz használatos. A számviteli párnák négy vagy több oszlopot tartalmaznak - mindegyik oszlop kettő vonalakkal van elválasztva, amelyek lefelé haladnak. A párnákat gyakran világos zöld vagy fehér állományban nyomtatják, és mindegyik számjegy számára egy helyet foglalnak el, így minimálisra csökkenthető a kézírás okozta zavar. A párnákon lévő sorok az üzleti tranzakciókat tükrözik, mint például az eladási vagy a leltárügyletek.
Folyóiratok
A folyóiratok a kézi elszámolási folyamat megkönnyítésére szolgálnak. Ezek konkrét céltáblák egy bizonyos folyamathoz. Lehet, hogy naplója van minden készpénzfelvételi tranzakciójára. Amikor eladás történik, a tranzakciót a folyóiratban egyetlen sorként írja. Egy hét vagy egy hónap végén a tranzakciókat összeadja, és egy naplóbejegyzést készít a főkönyvi könyvben - az eladások hitelét és a készpénzben történő terhelést.
hibák
Kézi számviteli rendszer használatakor stratégiát kell találnia a hibák hatékony megtalálására és kijavítására. Általánosságban elmondható, hogy a próbaegyensúly összeállításakor hiba lép fel, és nem egyenlő - a terhelések nem egyenlőek. Ebben az esetben győződjön meg róla, hogy a folyóiratok és naplóbejegyzések egyenlegei pontosak. Futtathat egy számológép szalagot, és csatolhatja azt a folyóiratok és a főkönyvi lapok mindegyik oldalához, ügyelve arra, hogy a teljes összeg helyes legyen. Meg kell vizsgálnia a próba egyensúlyát az ésszerűség érdekében, és hasonlítsa össze a számokat a legutóbbi próbaverzióval, és keresse meg a hibákat esetlegesen fennálló különbségeket.
