A kézhezvétel nyugtázó levelei megerősítik a kért tételek kézbesítését, mint például az áruk szállítása vagy a szerződéses ajánlat. A levél egyértelműen bemutatja, hogy mit kaptunk és mikor. Azt is megjegyzi, hogy szükség van-e további lépésekre. A betűk általában csak néhány bekezdés hosszúak, és rendszerint egy munkanapon belül kerülnek elküldésre a kért elemek kézhezvételétől. A legtöbb átvételi elismervényt rendszeres postai úton küldik, de a fax, az e-mail és a hitelesített levelek szintén opciók. Colorado Állami Egyetem megjegyzi, hogy a nyugtázó levelek egy professzionális udvariasság, amely elősegíti az üzleti kapcsolatokat.
Tekintse át azokat a tételeket, amelyeket nyugtázni szeretne. Ellenőrizze, hogy a szállítás megfelel-e az Ön elvárásainak.
A levelet címzettje a címzett nyugtázását váró személynek. A betűn és a borítékon fel kell tüntetni a személy teljes nevét és címét, valamint a címet.
Írd meg a levelet. Az első bekezdésben meg kell erősíteni a küldemények kézhezvételét, ha megköszönjük a feladónak, hogy megkapta a kért elemeket vagy információkat. Ezután jegyezze fel a beérkezett tételeket a dátummal együtt.
Tájékoztassa a címzettet a második bekezdésben, hogy elégedett a szállítással - ha ez a helyzet -, és hogy a szállítás megfelel az Ön elvárásainak.
Végezzük el a levelet egy olyan közeli zárással, mint a "Köszönöm", vagy "Üdvözlettel", és a nyomtatott neved. Jelentkezzen és küldje el a levelet.
