A lassú megbízás teljesítése csökkentheti a vállalat által nyújtott ügyfélszolgálat minőségét. Az alacsonyabb minőségű ügyfélszolgálat végső soron befolyásolja a vállalkozás pénzügyi alapjait. A lehető leggyorsabban és hatékonyabban feldolgozott beszerzési megrendelésekhez való jóváhagyások megszerzése azt jelenti, hogy a vállalatnak kellő kellékekkel kell rendelkeznie ahhoz, hogy a dolgok időben áramolhassanak. A Microsoft Outlook e-mail kliens használata a vásárlási megbízás jóváhagyási kéréseinek megküldéséhez segíthet a kellékek vagy nagykereskedelmi áruk megrendelésének folyamatának egyszerűsítésében, ugyanakkor biztosítsa a megfelelő beszerzési eljárások betartását.
Készítsen beszerzési megbízást
Lépjen a Microsoft Office „Vásárlási és eladási megbízás” sablonoldalára, és válasszon egy sablont. Győződjön meg róla, hogy megnyithatja, szerkesztheti és mentheti a sablont a számítógépén lévő programban. Készítsen sablonokat a Microsoft Excel, a Microsoft Word vagy más megfelelő program segítségével.
Válassza a „Megnyitás” opciót, ha a kiválasztott sablon „Letöltés” gombjára kattintva megnyithatja a sablont a kijelölt programban. Testreszabhatja a sablont, hogy megfeleljen az Ön igényeinek, és mentse azt a számítógépére.
Hozzon létre és mentse el saját testreszabott sablonját, ha nem tetszik a Microsoft által elérhető sablonok közül. Szükség esetén a Microsoft sablonokat útmutatóként használhatja.
Hozzon létre egy „Új dokumentumot” a sablon alapján a program menüben. A parancsikon használata nem biztosít hozzáférést a sablonokhoz. Töltse ki a dokumentumot, és mentse el a számítógépére.
Ha vásárlási megrendelést hoz létre, akkor egy pénzügyi program segítségével vásárolhat megrendelést. Néhány olyan pénzügyi program, mint a QuickBooks, rendelkezik a Microsoft Outlook integrációjával, így közvetlenül a programból küldhet jóváhagyást a vásárlásra.
A vásárlási megrendelések exportálása a pénzügyi szoftverekből a Microsoft Outlook integrálása nélkül, ha lehetséges, táblázatkezelő vagy szóformátum segítségével. Ha ez nem lehetséges, nyomtassa ki a kitöltött vásárlási megbízást PDF-dokumentumként, és mentse el a számítógépére.
Vásárlási megbízás küldése
Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és kattintson az "Új" gombra a bal felső sarokban egy új üzenet megnyitásához.
Menjen a „Beszúrás” fülre. Kattintson a „Fájl csatolása” lehetőségre, és válassza ki a vásárlási megrendelést. Kattintson az „Insert” gombra az e-mailhez való csatolásához.
Állítsa be a betűméretet 14-re és a betűszínt fekete-ra. A „Megvizsgáltam és jóváhagytam a csatolt vásárlási megrendelést:” új sort.
Állítsa be a betűméretet 11-re és a betűszínt szürke színűre. Típus “Ellenőrizze a mellékelt vásárlási megbízást és válaszoljon erre az e-mailre. Írja be az alábbiakat: "Y- Név", hogy jóváhagyja a vásárlási megrendelést, vagy "N- Az Ön neve", hogy elutasítsa a vásárlási megbízást. Megjegyzés: A válasznak azon e-mail fióknak kell származnia, amelyre küldött.
Négy sort hagyjon ki, és a betűméretet 14-re, a betűtípus színét pedig feketere állítsa. „ Nem engedélyezem ezt a megrendelést jóváhagyni.” Indítsa el az új sort.
Állítsa be a betűméretet 11-re és a betűszínt szürke színűre. Írja be a „Válasz a feladónak” opciót. Helyezzen egy X-et a fenti mezőbe, ha nem jogosult a vásárlási megbízás jóváhagyására, és ha tudja, hogy ki az, akkor adja meg a nevet, például X - Bill Smith."
tippek
-
Nyomtasson ki egy jóváhagyott vásárlási rendelési e-mail példányt, és csatolja azt a vásárlásra vonatkozó számlához, hogy dokumentálja, hogy a vásárlást engedélyezték.
Figyelem
A fizikai aláírás megszerzése biztonságosabb, mint egy e-mail jóváhagyás, mert valaki máshoz hozzáférhet az adott személy e-mail fiókjához, ha az egész nap be van írva.
