Az értekezlet-tervező munkája ijesztő lehet, tekintettel a hangszórók konferenciájának tervezésével és megrendezésével kapcsolatos részletekre, de ha a multitasking kihívásait élvezik, és ismertek, hogy a zsonglőrködés részleteit ismerték, akkor jól felkészülnek a munka.
A szükséges elemek
-
Mester ellenőrző lista
-
Hangszóró szerződések
-
Helyszín
-
Sürgősségi mentési terv
Kezdje a hangszórók konferenciájának megtervezését legalább egy évvel korábban - hosszabb ideig, ha a vendégelőadóként szándékozott szereplők magas színvonalú férfiak és nők, akiknek naptárai éveket töltenek be előre. Hozzon létre egy főellenőrző listát, amely részletezi az összes feladatot, amelyet el kell érni, hogy a konferencia előadóit eljusson, és milyen kellékeket, felszereléseket és rendelkezéseket kell beszerezni az esemény színpadra állításához.
Foglaljon egy konferencia helyszínt egy könnyen elérhető helyen, amely a repülőterek, a tömegközlekedés, a szállodák, éttermek és egyéb szolgáltatások közelében található. Kérje meg ügyvédjét, hogy dolgozzon ki szabványos beszédszerződést, így jogilag kötelező erejű megállapodást köt minden egyes előadóval, hogy jelenjen meg és részt vegyen az eseményen.
Dolgozzon a konferencia napirendjére, hogy a hangszórókat célirányosan tervezzék. Adja meg a legdinamikusabb hangsugárzókat, hogy kezeljék a főszerepet és a végső résidőket, így a résztvevők izgatják az első megjegyzéseit, és inspirálják az utolsó szavát. Ismerje meg a határidők hangszóróit, és lássa el számukra, hogy mennyire fontos, hogy időt töltsön a kérdésekre.
Rendelje meg a felszereléseket, a regisztrációs táblákat, gondoskodjon a felszerelés bérléséről, a jelzésekről, a jelvényekről és a hitelkártya / készpénz-átvétel rendszeréről azok számára, akik nem vásároltak előre jegyeket. Küldj egy megerősítő ütemtervet a konferencia előadóknak néhány hónappal a dátum előtt, hogy a résztvevők sok időt töltsenek a szállítási tervek elkészítésére. Ellenőrizze a szervezet felelősségeit, például a repülőjegy-visszatérítést, az előre megrendelt szálláshelyeket vagy a napidíjakat, és győződjön meg róla, hogy a hangszórók listát kapnak azokról a társadalmi eseményekről, amelyekre meghívást kapnak látogatásuk részeként.
Készítsen biztonsági mentési tervet, amely katasztrofális lehetőségeket foglal magában: a hangszóró halálát vagy sérülését, vagy a múltbeli helyszín megváltozását. Adja meg az önkénteseket, hogy minden egyes hangszóró házigazdájaként működjenek, és fenntartsák a limuzin vagy taxi szolgáltatásokat a hangszórók vezetésére, ha a szállítás nem a fogadó felelőssége. Végezze el az utolsó pillanatban végzett feladatokat, mint például a snackek és a víztestek megrendelése a hangszórók számára.
Az utolsó preconferencia-napok ellenállása - ha az audiovizuális segédeszközök eltűnnek, a szállodai szobák keveredése megtörténik, és a repülőgépek késik, ez általában az az idő, amikor a dolgok megszűnnek. Tartsd meg magadat, és támaszkodj a fő ellenőrző listára. Miután írásbeli utólagos megjegyzéseket írt a hangszórókhoz, tegyen meg egy szívességet, és vegyen nyaralást. Megérdemled.
