Annak érdekében, hogy a munkáltatókat a nyújtott szolgáltatásokért fizessék, a munkáltatóknak bérszámfejtési rendszert kell kidolgozniuk. Ezen a rendszeren keresztül a munkáltató elvégzi a bérszámfejtést, amelyet kellő időben és pontosan kell elvégezni annak biztosítása érdekében, hogy a munkavállalók a fizetésüket megfelelően kapják. Az alkalmazott bérszámfejtési rendszer teljes egészében a munkáltató.
Kézi fizetés
A kézi fizetési rendszer kézzel történik. Ez azt jelenti, hogy az összes bérszámítás papíron történik; ez magában foglalja az órák számítását, a törvényes levonásokat (adókat) és az önkéntes levonásokat (egészségügyi és nyugdíjak). A kézi bérszámfejtési rendszer előnye, hogy nagyon kevés költséget igényel. A kézi bérszámfejtés elvégzése azonban sok időt és energiát igényel. Ezen túlmenően, ez a módszer több teret biztosít a hibának. Az alkalmazottak fizetési csekkje és adóbevallása ennek következtében pontatlan. Különösen az adóbevallási hibák költségesek lehetnek a kormány szankciói miatt.
Számítógépes bérszámfejtés
A számítógépes bérszámfejtési rendszer akkor jön létre, amikor a munkáltató bérszámfejtési szoftvert vásárol, és a bérszámfejtés feldolgozásának eszközeként használja. Ez a módszer sokkal gyorsabb, mint egy kézi fizetési rendszer. Egyes cégek bérbeadási munkatársakat bérelnek a bérszámfejtésük során a számítógépes bérszámfejtési rendszeren keresztül. A bérszámfejtő személyzet felelős a rendszerbe fizetendő összes bér megfizetéséért. A rendszer kiszámítja a béreket, a bérszámfejtési információkat és a nyomtatási ellenőrzéseket. A bérszámfejtési szakember a bérszámfejtési jelentésekhez is hozzáférhet, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizze a hibákat és javítsa azokat, mielőtt a munkavállaló megkapná a fizetését. A számítógépes bérszámfejtés is csökkenti a benyújtandó papírmunka mennyiségét, mivel a bérszámfejtési információk nagy része tárolható a rendszerben.
Külső bérszámfejtés
Számos munkáltató szívesebben kiszervezi bérüket olyan cégeknek, mint a Paychex és az ADP. Ez a külső szolgáltatás lehetővé teszi, hogy a munkáltató több időt töltsön be a nem kapcsolódó bérszámfejtési ügyekre. Egy külső bérszámfejtési szolgáltatás általában felelős az ügyfeleik bérszámfejtésének teljes feldolgozásáért, beleértve a bérszámfejtés, az adóbevallások és a W2 kiadás. Minden munkáltatónak meg kell tennie a fizetendő adatok átutalását a bérszámfejtő cégnek; díjazás ellenére a bérszámfejtő cég vállalja a bérszámfejtési kötelezettségeket.
Rendszer kiválasztása
A nagyon kicsi vállalatok (kevesebb mint 10 alkalmazott) használhatják a kézi bérszámfejtési rendszert, ha az órákonként ugyanazok az órák maradnak. Ez a rendszer azonban annyira elavulttá válik, hogy sok ilyen méretű vállalat számítógépes rendszert vagy külső bérszámfejtési szolgáltatást választ. A nagyobb vállalatok általában bérszámfejtő alkalmazottakat alkalmaznak, és házon belüli számítógépes bérszámfejtési rendszert használnak, vagy külső bérszámfejtési szolgáltatást használnak.
Bérszámfejtés
A bérszámfejtés összetettsége gyakran meghatározza, hogy milyen típusú bérszámfejtési rendszer szükséges a munkáltató számára. Például, ha többállapotú feldolgozás történik, több garnishments és gyermek támogatja a megrendeléseket, valamint a különböző fizetési arányok és fizetési ciklusok, a munkáltató jobban használ egy számítógépes bérszámfejtési rendszert egy belső bérszámfejtő munkatársakkal, vagy a bérszámfejtését egy külső bérszámfejtési szolgáltatás.
