Néhány vállalkozás készpénzes alapon működhet sikeresen, de ez a modell elég nehéz fenntartani, ha elhalad az anya-pop-színpadon. Különösen nehéz, ha más vállalkozásoknak ad el, akik gyakran nem várják el, hogy előre fizessenek vásárlásaikért. Ehelyett létrehoz egy számlát a terméke számára, amelyet az ügyfél később fizet. A számla kiállítása és a megrendelő fizetése közötti időszak alatt a számlát nyitott számlaként írják le.
Szállítói számla meghatározása
A számla lényegében az eladó és az ügyfél közötti megállapodás.Az eladó vállalja, hogy előzetesen biztosítja a terméket vagy a szolgáltatást, és az ügyfél vállalja, hogy a termék vagy szolgáltatás megfizetésére a számla feltételei szerint fizet. Ezek a kifejezések tartalmazzák a fizetés esedékességének meghatározott dátumát, és a legtöbb számlán a késedelmes fizetésekre vonatkozó büntetés szerepel. Egyes gyártók sárgarépát és botot is kínálnak, és hasonló kedvezményt biztosítanak az előlegfizetésért. Akárhogy is, az eladó lényegében kiterjeszti a hitelt az ügyfélnek, és elvárja, hogy - legalábbis nagy részében - időben fizessen.
Kötelező számlák, követelések
Mind az ügyfélnek, mind az eladónak számlát kell készítenie a nyitott számlájáról. Az eladó számára ez egy aktuális eszköz. Ez olyan pénz, amely ésszerűen számíthat a következő kötelezettségek kifizetésére, mint például a bérleti díjak vagy a nyersanyagok számlái. Az ügyfél számára ez a jelenlegi felelősség. Megjelenik a mérlegében a forgóeszközzel szemben, amely tartalmazza a készpénztartalékokat és a jelenlegi cash flow-t, valamint a saját követeléseit. Mindkét esetben az a hely marad, amíg a számla nem záródik.
Zárt számla meghatározás
A számla nyitva marad, amíg az ügyfél nem teljesít, és a szállító megkapja a kifizetést. Az ügyfél végére a fizetést a számlák számlájára jóváírják, ideális esetben a számla számát idézve, és talán a szállító azonosítóját. Ez ellenőrzési nyomvonalat biztosít abban az esetben, ha a számlával vagy annak fizetésével kapcsolatban probléma merül fel. Az eladó végén a fizetés a számla számával azonosított beszámolóban, és ideális esetben az ügyfél csekk számában, hitelkártya formájában kerül rögzítésre. Mindkét esetben, a teljes számla kiegyenlítésével - a megfelelő kedvezmény levonásával vagy megfelelő kamatfizetéssel - a számla zárható.
Részleges kifizetések bonyolítják a dolgokat
Viszonylag egyszerű nyomon követni egy nyitott számlát és módosítani kell egy zárt számlát, ha egy teljes kifizetés teljes egészében törlődik. Ez egy kicsit bonyolultabb, ha ugyanazon a számlán egy bizonyos idő alatt részleges kifizetéseket készít vagy fogad. Ha az ügyfél vagy az eladó, vagy a beszerző könyvelés, ha az eladó vagy, akkor az alapfolyamat a könyvelési könyvelés főkönyveire változatlan marad. A nehézség abban rejlik, hogy biztosítsuk, hogy a kumulált kifizetések összege helyes legyen, miután kiszámította a kamatbüntetéseket, és hogy hozzárendeltek a megfelelő számlához. Néhány harmadik féltől származó szolgáltatás és szoftver termék, például az OpenInvoice.com nevű, automatizált és egyszerűsítő eljárás.
A Számla diszkontálási lehetősége
Nem ritka, hogy a nyílt számlákkal rendelkező vállalkozások számára átmeneti pénzforgalmi problémák merülnek fel, miközben várják a számlák kifizetését. Ezekben a helyzetekben egyes vállalkozások a számla diszkontálás néven ismert opcióra fordulnak. A harmadik fél a számla összegyűjtése után egy százalékért fizeti ki az eladót a fennálló számlával szemben. A fizetési kötelezettségért az eladó felelős. Ez hasznos eszköz lehet a szükséges időkben, de a margókba kerül, így gondosan mérlegelni kell a rövid távú szükségleteit a hosszú távú jövedelmezőségével szemben.
