A papírmentesítés fontos lépés egy olyan vállalkozás számára, amely részt kíván venni a zöld életben. Az EPA becslése szerint az amerikaiak évente mintegy 99 millió tonna papírt használnak, és az ország 34% -át teszi ki a papír. Ha rendszeresen a számlákon és egyéb kommunikáción keresztül küldi el az ügyfeleit, akkor értesítenie kell arról, hogy előzetesen papírmentes lesz.
Tisztázza meg és határozza meg a papírmentesítéshez szükséges idővonalat, valamint minden olyan követelményt, amelyet az ügyfélnek meg kell felelnie a papírszámlák fogadásához. Például sok esetben előfordulhat, hogy meg kell kapnia az ügyfél engedélyét, hogy hagyja abba a papírnyilatkozatok küldését a levélben, mielőtt a papírmentes számlázásra váltana.
Szükség esetén módosítsa a szerződési feltételeit, hogy tartalmazza a papírmentes számlázásról szóló frissítést. Adjon információt arról, hogy az opcionális vagy szükséges-e az ügyfelek számára.
Hozzon létre értesítési üzenetet és egyértelmű utasításokat arról, hogy az ügyfél hogyan tudja igazolni a papírmentes számlázással kapcsolatos információk kézhezvételét. Például a papírmentes számlázás aktív dátumát felsoroló értesítésen kívül webhelyet vagy telefonvonalat is tartalmazhat a „bejelölésre”.
Adjon meg egy értesítést arról, hogy döntést hozott, hogy papírmentes legyen az utóbbi néhány papírszámla üzenetszakaszában az ügyfélnek. Jelölje ki a színt vagy betűtípust, amely kiemelkedik, hogy felhívja a figyelmet. Ne felejtse el a frissített kifejezéseket is beilleszteni ezekhez a küldeményekhez.
Küldjön egy külön „emlékeztető” képeslapot azoknak az ügyfeleknek, amelyek az üzenetet a papírszámlák elküldésének szándékáról tájékoztatják.
Küldj egy e-mailt az ügyféllistára, hogy tájékoztassa őket a papírmentes számlázási döntésedről. Ebben az esetben közvetlenül összekapcsolhatja a vásárlót a webhelyével, hogy szükség esetén opt-in döntéseket hozzon.
tippek
-
Magyarázd el néhányat, ami a papírmentes kommunikációban rejlik az ügyféllel való kommunikációban.
Mielőtt átállna a papírmentes számlázásra, konzultáljon egy ügyvédrel, hogy biztosítsa az állami és szövetségi törvények betartását.
