Nem ritka, hogy a vállalkozások tulajdonosai és a szolgáltatók alulfizetik az ügyfeleket. Például, ha Ön webes tervező és a projekt, amelyen dolgozik, több időt és erőfeszítést igényel, mint gondolta, érdemes többet felszámolni. Ebben az esetben érdemes debit vagy debit jegyzetet adni az ügyfélnek. Ezt a dokumentumot széles körben használják minden iparágban a növekvő számlázáshoz, a banki tranzakciókhoz és így tovább.
tippek
-
A beszedési memorandum vagy a betéti jegyzet az eladók által kiadott űrlap, amely értesíti az ügyfeleket arról, hogy nem számoltak fel, vagy nem számoltak fel elég. Ennek feladata, hogy az adott számlán fizetendő egyenleget kezelje, és kijavítsa a számlázási hibákat.
Mi az a betéti memorandum?
Tegyük fel, hogy Ön rendelkezik egy digitális marketing ügynökséggel, és az egyik ügyfele további szolgáltatásokat kér a megrendelés után.Kibocsáthat egy terhelési feljegyzést vagy egy új számlát, amely ezeket a szolgáltatásokat tartalmazza. Ha az első opciót választja, akkor a betéti jegyzeteket a fennálló követelések havi kimutatásában kell rögzíteni.
A bankok a betéti jegyzeteket adják ki, hogy értesítsék az ügyfeleket a hitelkifizetések, kamatok, visszafizetett ellenőrzési díjak, DDA terhelési és hitelköltségek stb. Ezt a dokumentumot fel lehet használni a jutalék felszámolására vagy az ügyfélszámlán maradt hitelegyenleg ellensúlyozására. Gondolj rá, mint informális számlát.
Debit vs Credit Memos
Vállalat tulajdonosaként fontos, hogy megértsék a különbséget a betéti és a hitelfelvételek között. Az utóbbit arra használják, hogy csökkentsék azt az összeget, amelyet a vevő a szállítóval szemben fizet. A vásárlók nyilvántartják ezt a csökkenést a fizetési mérlegükben, míg a beszállítók nyilvántartják azt a követeléseik egyenlegében.
Általánosságban elmondható, hogy a vállalatok hitelmegjegyzést adnak ki, ha az ügyféltől felszámított díjak túl magasak. Például egy gyár 200 egységnyi árut bocsáthat ki 2000 dollárért, ahol minden egység 10 dollárba kerül. A vevő tájékoztatja a gyárat, hogy öt egység hibás. Ebben az esetben a gyár 50 dolláros hitelmegjegyzést adhat ki, és rögzítheti a tranzakciót követeléseiben.
A hiteljegyzetben megadott összeg visszatéríthető a vásárlónak, vagy a vásárlást illetően. Csakúgy, mint egy betéti jegyzőkönyv, ez a dokumentum általában egy korábbi számlára vonatkozik. Mindkét dokumentum feladata a számlázási hibák és a számlázási hibák kijavítása.
Debit memo létrehozása
A terhelési feljegyzés viszonylag egyszerűen létrehozható. Először is, határozza meg, hogy mennyi pénzt fizet az ügyfél. Ezután válasszon egy formátumot, például fizetési lapot vagy írott levelet. Adja meg a következő információkat a terhelési értesítésben:
- Az ügyfél neve és üzleti adatai
- A cég neve és elérhetőségei
- A cég adózási száma
- Ügyfél hivatkozási száma (nem kötelező)
- Számla száma és dátuma
- A megvásárolt áruk vagy szolgáltatások rövid leírása
- A vevő által fizetendő összeg
- Fizetési feltételek, beleértve az esetleges késedelmi díjakat is
Adja meg, miért ad ki egy terhelési értesítést. Ismertesse, hogy mi van, és miért. Használjon professzionális hangot. Ha a terhelési értesítés egy korábbi számlához kapcsolódik, annak számát a jegyzetbe kell foglalni. A beállításaitól függően táblázatkezelő programot, szövegszerkesztőt, számlázási szoftvert vagy betéti jegyzeteket használhat. Számos webhely, például a Smartsheet, a Template.net és a Biztree ingyenes sablonokat kínál, amelyek az Ön igényei szerint testreszabhatók. Mindössze annyit kell tennie, hogy töltse ki, töltse le és nyomtassa ki az űrlapot.
Ha elkészült, küldje el a terhelési értesítést ügyfeleinek. Ha nem fizetnek időben, hozzon létre és küldjön újabb terhelési értesítést. Fontolja meg egy olyan szoftverprogram használatát, mint a QuickBooks, hogy pontosan rögzítse a betéti és hiteljegyzeteit, számláit és egyéb pénzügyi dokumentumait.
