A szerzıdéskezelés legjobb gyakorlata a szerzıdés megfelelıségének rendszeres ellenırzését javasolja. A pénzügyi kimutatások ellenőrzésével ellentétben, amelyek általában évente történnek, a szerződéses felülvizsgálatok gyakrabban fordulnak elő. Például a mérnöki és építési szerződésekre vonatkozó ellenőrzési ütemterv gyakran tartalmaz havi fizetési ellenőrzéseket, valamint hosszabb projektekre vonatkozó negyedéves, féléves vagy éves ellenőrzéseket. A megfelelőség-ellenőrzési eljárások teljes megértése növeli annak esélyét, hogy hibákat fog elszenvedni, amelyek egyébként pazarló kiadásokat és költségtúllépést eredményezhetnek.
Ellenőrzési célok létrehozása
Ha a felülvizsgálat a szerződés életciklusa alatt történik, meghatározza az ellenőrzési célokat. Az ellenőrzési ellenőrzés - amely a szerződés életciklusának korai szakaszában történik - jellemzően a vállalkozó folyamatainak és belső ellenőrzésének értékelésére összpontosít. A cél a kommunikáció javítása és a túlköltekezéssel járó folyamatok azonosítása és egyszerűsítése. A helyreállítási ellenőrzés - amely a havi vagy a végleges szerződés kifizetését megelőzően történik - a számlázási eltéréseket vizsgálja, mint például érvénytelen, túlértékelt és ismétlődő díjak. A cél a számlázási hibák megelőzése és a túlfizetések visszaszerzése.
Szerelje össze az ellenőrző csoportot
A könyvvizsgálói csoport méretének és összetételének meghatározásakor nézze meg a szerződés méretét és összetettségét. Legalábbis mind az ellenőrzési, mind a helyreállítási ellenőrző csoportok közé tartozik a szerződéskezelő, a számviteli osztály képviselője és egy semleges harmadik fél. A nagy vagy összetett szerződések azonban további csapattagokat igényelhetnek, akik ismerik a szerződéskezelési és ellenőrzési eljárásokat. Ha az ellenőrzés csalárd tevékenységeket tár fel, szükség lehet egy tapasztalt igazságügyi könyvvizsgáló vagy csaláskutató bevonására.
Ellenőrzési eljárások ellenőrzése
Az ellenőrzési ellenőrzés elsősorban a számlázási és fizetési eljárásokra és a megelőző ellenőrzésekre irányul. Az eljárások magukban foglalják a szerződés intenzív felülvizsgálatát, és mind a szerződő feleket, mind a beszámolót fizető számlázási és fizetési adatrögzítési eljárásokat. A felülvizsgálat megfelelő belső ellenőrzéseket keres, mint például a feladatok elkülönítése, az engedélyezési rendszer és az információbiztonság. A tesztek magukban foglalhatják a mintaszám létrehozását, feldolgozását és kifizetését, gyakran szándékos hibákat vezetnek be annak megállapítására, hogy a meglévő ellenőrzések hatékonyak-e.
Helyreállítási ellenőrzési eljárások
A havi helyreállítási auditok összehangolják a vállalkozó utolsó munkaköltség-jelentését az aktuális időszakban kiszámlázott összegekkel. A könyvvizsgáló a munkaköltségről szóló jelentés felülvizsgálatával kezdődik, és összehasonlítja azt a szerződéses számlázással és a fizetési feltételekkel. Vörös zászlók jelenléte alapján a könyvvizsgálók csak néhány vagy több mintaügyletet választhatnak ki és tesztelhetnek különböző típusú költségekre, mint például a munkaerő, az anyagok, az adminisztratív és az általános költségek. A tranzakciós tesztek jellemzően újraszámításokból és ellenőrzési nyomvonalak készítéséből állnak. A könyvvizsgáló, adó- és tanácsadó cég KPMG szerint a könyvvizsgálók olyan eltéréseket keresnek, mint a jelentős túlórák, a költségek átsorolása, a költségelszámolás, a szokatlan vagy hiányzó költségleírások, a nagy vagy szokatlan dollárösszegek, a szerződés megkezdése előtt felmerült költségek és az otthoni irodai költségek. költségeket.
Hozzon létre egy nyomon követési jelentést
Az ellenőrzés után a csapat elkészíti és benyújtja a végső jelentést a cég tulajdonosa és a vállalkozó számára, általában egy személyes találkozón. Bár a megállapítások meghatározzák, hogy a jelentés mennyi információt tartalmaz, az összpontosít az eltérések vagy a nem hatékony eljárások megszüntetésére, megmagyarázására és ajánlásainak megadására. A könyvvizsgálók a célokat, valamint a szerződések felülvizsgálati és ellenőrzési vizsgálati eljárásait is megmagyarázzák.
