Az alkalmazottakra vonatkozó írásos irányelvek gyakran hasznosabbak, mint a szóbeli utasítások. Az új politika vagy eljárás részleteit tartalmazó levélben a munkavállalók a jövőbeni dokumentumot kapnak. Amellett, hogy segíti őket egy új eljárás követésében, az irányelv levél megfelel a törvény által előírt új irányelv hivatalos bejelentésének. Például 2011 elején sok város dohányzási tilalmakat kezdeményez, amelyek befolyásolják a területi vállalkozásokat. A munkáltató felelőssége, hogy tájékoztassa a munkavállalókat arról, hogyan kell betartani az új dohányzási politikát.
Helyezze a vállalati levélpapírt a nyomtatóba. Ez az irányelv hivatalos értesítés, és a levélpapír megerősíti az információk formális jellegét.
Írja be a teljes dátumot. A dátumot mindig be kell vonni az irányelvbe, mert megállapítja az értesítés időpontját. Ugrás egy sort.
Írja be a címzett nevét és címét, ha az irányelv csak egy személyre megy. Ha ez egy általános levél minden alkalmazottnak, hagyja ki a nevet és a címet.
"Kedves értékelt munkatársaink" típus, amelyet egy kettőspont követ, ha a levél minden alkalmazotthoz megy. Adjon meg egy nevet, ha egy személyhez megy.
Kezdje el a levelet közvetlenül az utasításokról. Adja meg a vonatkozó részleteket a politikáról vagy az eljárásról, például arról, hogy mikor lép hatályba, és ki érinti a politikát.
Sorolja fel a feladat befejezéséhez szükséges lépéseket vagy az új házirend betartását. Használjon világos, könnyen olvasható nyelvet, amelyet a munkavállalók követhetnek.
Magyarázza el, hogy ez az új politika milyen előnyös lesz a kedvezményezett (ek) számára, és köszönöm az együttműködésüket. Magyarázza el, mi fog történni, ha egy munkavállaló úgy dönt, hogy nem felel meg az irányelvnek.
Adja meg a megfelelő határidőket vagy elérhetőségeket az utolsó bekezdésben. Ismertesse a munkavállalók megfelelőségének értékelésének módját, ha van ilyen. Ajánlat a válaszok megválaszolására.
Zárja be a levelet, ha beír egy tiszteletteljes zárást, és írja be a teljes nevét és címét. Jelölje be a gépelt nevet.
Egy másik felügyelőnek olvassa el a levelet, hogy biztosan ne hagyjon ki semmilyen információt.
Küldje el a levelet. Ha az irányelv egy törvényváltozás következménye, fontolja meg az aláírási visszaigazolás kérését a címzett (ek) től az irányelv beérkezésének igazolására.
