Adatbázis-programként a Microsoft Access számos alkalmazással rendelkezik az üzleti világban. A menedzserek az Access segítségével létrehozhatják az alkalmazottak adatbázisát, lehetővé téve számukra, hogy áttekintést kapjanak a fizetési információkról, a demográfiai adatokról és a költségvetési számokról. A számviteli szakemberek gyakran használják az Access adatbázisokat a számlák követésére, a követelések felülvizsgálatára és a vállalati pénzügyek nyomon követésére. Miután az alapul szolgáló adatokat beírta az Access táblákba, a könyvelők egyedi lekérdezéseket és űrlapokat hozhatnak létre, amelyek megkönnyítik a szükséges információk megkeresését.
Írjon fel egy listát azokról a mezőkről, amelyeket a számviteli adatbázisába szeretne felvenni. Az Ön igényeitől függően ezek a mezők tartalmazhatnak esedékes összeget, ügyfélnevet, esedékességi dátumot, feltételeket és jegyzetmezőt a szabad formátumú szövegbevitelhez.
Nyissa meg a Microsoft Access programot, és menjen a táblázatokhoz. Válasszon ki egy új táblázatot a tervezési nézetben. Ez megnyit egy rácsot, amely lehetővé teszi az egyes mezők nevének megadását, valamint a mező tartalmának leírását.
Az adatbázis minden mezőjéhez kattintson az "Adat típusa" melletti legördülő listára. A mezőket pénznemként, numerikusként és szövegként formázhatja szükség szerint. A dátum és idő mezőket is használhatja az esedékesség időpontjaira.
Tekintse át az adatbázisában lévő mezők listáját, és adjon hozzá másokat, amelyekre szükséged lesz. Könnyebb az összes szükséges mező építése a kezdetektől kezdve, mint a mezők visszaállítása és hozzáadása olyan adatbázishoz, amely már több száz vagy több ezer rekordot tartalmaz.
A táblázat mentéséhez kattintson a "Mentés" gombra. Írja be a táblázat nevét, majd kattintson az "OK" gombra.
Lépjen az Access ablak formanyomtatványai részébe, és válassza ki az űrlap varázslót. Használja az űrlap varázslót, hogy létrehozzon egy egyszerű adatbeviteli űrlapot a táblázatban szereplő mezők alapján. Ezzel az adatbeviteli űrlap segítségével információkat adhat a táblázathoz. Amikor beírja az adatrögzítési űrlapot, az információ automatikusan átkerül az alapul szolgáló hozzáférési táblázatba.
Lépjen a lekérdezési részre, és kezdje el létrehozni azokat a lekérdezéseket, amelyek hasznosabbá teszik számviteli adatbázisunkat. A lekérdezés varázsló segítségével készítse el az első lekérdezést, és mentse el, majd kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre, és válassza ki a "Design View" lehetőséget a módosítások vagy kritériumok beállításához. Például létrehozhat egy esedékességi lekérdezést, és írhatja be a "Kezdeti dátum és az Enter End Date között." Ez arra kéri a felhasználót, hogy adja meg a kezdő és befejező dátumot a lekérdezés futtatásakor. Ez a fajta lekérdezés nagyon hasznos lehet a késedelmes számlák felülvizsgálatához és a követelések követéséhez.
