A vállalatok debit- és hitelszámlákat bocsátanak ki az ügyfelekkel folytatott üzleti tevékenységük során. A betéti és hitelezési feltételek a számviteli tranzakciók, a banki tranzakciók és a számlák esetében eltérő jelentéstartalommal rendelkeznek. Amikor egy vállalkozás hitelszámlát vagy terhelési számlát cserél, meg kell ismernie, hogy mit jelent ezek a dokumentumok.
Hitelszámla
Az eladók különböző okokból adnak ki hitelszámlákat. Ha az ügyfél a vásárolt árukkal kapcsolatos problémát jelent, az eladó hitelszámlát adhat ki. Ha az ügyfél a fel nem használt terméket visszaküldi, az eladó hitelszámlát bocsáthat ki a visszatérített összegért. Ha az ügyfél elégedetlen a nyújtott szolgáltatással, az eladó hitelszámlát adhat ki az ügyfélnek. A hitelszámla csökkenti az eladó által elvárható pénzösszeget. Az eladó csökkenti követelését a hitelszámla összegére, és növeli az eladási hozamokat és a juttatásokat. A vevő csökkenti a hitelszámla összegéért fizetendő számláját, és csökkenti a leltár értékét.
Betéti számla
Az eladók különböző okokból debit számlákat bocsátanak ki. Ha az ügyfél nem veszi figyelembe a korai fizetési kedvezményre vonatkozó határidőt és egyébként levonja a kedvezményt, az eladó debit számlát adhat ki a kedvezményes összegért. Ha az eladó előre fizetett szállítási díjat az ügyfél számára, az eladó debit számlát bocsáthat ki az ilyen szállítási díjakért. A terhelési számla növeli az eladó által elvárható pénzösszeget. Az eladó növeli a követelését a terhelési számla összegére és növeli a bevételt. A vevő növeli számláján fizetendő számláját, és növeli költségeit.
Hitel- és betéti számla kiállításának előnyei
A hitel- és betéti számlák pár előnyhöz juttatják mind a vevő, mind az eladó számára. Először is, a hitel- és betéti számlák papírkövetést biztosítanak a tranzakcióhoz. Ez a dokumentáció lehetővé teszi a vállalati alkalmazottak és a könyvvizsgálók számára a nyilvántartások karbantartását és a múltbeli tranzakciók felülvizsgálatát. A hitel- és betéti számlák szintén rögzítik a vevő és az eladó között a két szervezet közötti pénzügyi tranzakciókat.
Hitel- és betéti számla kiállításának hátrányai
Bizonyos hátrányok is felmerülnek a hitel- és betéti számlák kiadásában. Minden kibocsátott hitel- vagy betéti számla további költségeket jelent az eladó számára. Az eladó papírköltségeket, tinta költségeket, postaköltségeket és a számlák létrehozásával kapcsolatos munkaerőköltségeket visel. Emellett a hitel- és betéti számlák bőséges száma megnöveli a vevő és az eladó közötti összetéveszthetőséget a további papírmunka eredményeként.
