Számos olyan vállalkozás, amely nem készpénzalapú, könyveiben követelést kap. Ezek olyan összegek, amelyeket az ügyfelek tartoznak a cégnek, és amelyeket általában bevételként kell elszámolni az eredménykimutatásban. Ez a folyamat kihívást jelenthet, és gyakran kap pénzt, amit nem lehet könnyen alkalmazni az ügyfélszámlára. Az ezen a területen alkalmazott eljárások meghatározzák azokat a technikákat, amelyek révén ez a munka egyszerűsíthető és kevésbé időigényes.
1. eljárás: betéti alapok
Befizetni az összes csekket és készpénzt, még akkor is, ha nem lehet azonosítani az ügyfelekkel a követelésrendszerben. A hitelkártyás fizetések feldolgozása azonnal. Feljegyezheti a betétlapot az azonosítatlan ellenőrzésről a helyzet dokumentálására. A betéti lapok másolatai általában online, de nem a betéti tételek. Készítsen másolatokat azokról a tételekről, amelyeket nem lehet azonnal azonosítani, és a beérkezés dátuma szerint adja meg azokat.
2. eljárás: Kutatás
Vedd fel a fájlt a legrégebbi elemekkel és dolgozzon az elsővel. Próbáljon hasonló neveket találni a rendszerben; az ügyfél neve hibás lett volna. Kereshet az összes nyitott számlán, amely megegyezik a fizetés összegével vagy egy másik részletgel a fizetéssel kapcsolatban. Egyes számviteli osztályok olyan azonosítatlan elemekkel rendelkeznek, amelyek megoldásra kerültek, így ha ugyanazon ügyféltől másik ellenőrzést kap, akkor nem kell időt pazarolni az azonosítási problémákkal.
3. eljárás: Kapcsolattartó értékesítési osztály
Lépjen kapcsolatba az értékesítési osztály munkatársaival, és érdeklődjön a rendszerben nem egyeztethető kifizetésekről. Mivel a követelések az értékesítési osztálytól származnak, az értékesítők valószínűleg emlékeznek az értékesítésre, és hasznos információkat tudnak nyújtani Önnek.A pénz egy még nem elismert eladás után fizethető, és ha ez így van, az értékesítési osztálynak létre kell hoznia a követelést a rendszerben. Ha kiderül, hogy az értékesítéshez nem kapcsolódó pénzeszközök érkeztek, értesítse az érintett osztályt és a számviteli vezetőt.
4. eljárás: egyedi fiók
Hozzon létre egy speciális főkönyvi fiókot, amelyet az azonosítatlan követelésekhez használ. Ezt a fiókot gyakran hitel egyenleggel rendelkező kötelezettségként hozzák létre. Ha ismeretlen fizetést kap, akkor készpénzzel terheli és jóváírja az azonosítatlan követelések számláit. Miután azonosította, hogy melyik ügyfél használja a pénzt, megfordíthatja a naplóbejegyzést, és adja meg az adatokat a követelhető modulban. Alternatív megoldásként hitelfelvételt is használhat a követelés hitelezésére és a kötelezettség nullázására.
5. eljárás: Lépjen kapcsolatba az ügyféllel
Ha az értékesítési részlegen belül nem kapható meg a követelés, a következő lépés az ügyféllel való kapcsolatfelvétel, és az értékesítés részleteit illetően. Néha a kisvállalkozás tulajdonosa saját nevét használhatja az eladásra, de üzleti ellenőrzéssel fizet, amely nem egyeztethető össze semmilyen fiókkal. Ha egy telefonszám nem szerepel a csekkben, előfordulhat, hogy az interneten kell találnia a kapcsolattartási információkat. Győződjön meg róla, hogy a csekket vagy a csekk másolatát Ön előtt látja, amikor az ügyféllel beszél, hogy a lehető legtöbb információt megadhassa.
6. eljárás: Új követelés
Ha egy ésszerű idő után még mindig nem találja meg a vásárlót a rendszerben, kérje meg a vezérlőt, hogy engedélyt kapjon egy új követelés létrehozására a rendszerben, vegye fel a megjegyzést a helyzetről, és alkalmazza a csekket erre az új fiókra. A csekk összegétől függően nem érdemes több mint egy órát tölteni, vagy úgy próbálkozni, hogy a pénzeszközöket a megfelelő számlára alkalmazza. Ha túl sok ilyen elem van, találkozjon az értékesítési osztály munkatársaival, hogy meghatározza, mi van a probléma mögött, és próbálja meg kijavítani.
