Minden belső ellenőrzési rendszer fontos célja az eszközök megőrzése. Mivel a bérszámfejtési folyamatok mind a humán, mind a pénzügyi erőforrásokat érintik, a bérszámfejtés belső ellenőrzésének problémái vagy gyengeségei költségesek lehetnek. Felismerve a bérszámfejtési folyamathoz kapcsolódó kockázatokat, a potenciális hatások megértése és az ezek kezelésére vonatkozó tudás idővel jelentős veszteségmegelőzést eredményezhet.
kockázatok
A bérszámfejtési folyamatban rejlő kockázatok közé tartoznak a pénzügyi beszámolási problémák, mint például a bérszámfejtés és a munkavállalói juttatásokkal kapcsolatos kötelezettségek alulértékelése, vagy a munkaerőköltségek hibás besorolása az értékesített áruk (COGS) és az értékesítési, általános és adminisztratív (SG&A) költségek között. A működési hatékonyságot veszélyeztetheti a fizető vagy a megszűnt alkalmazottak (általában összejátszás eredménye), valamint a helytelen bér- és bérkamatok alkalmazása. A szabályozási megfelelés veszélyezteti a szövetségi és állami bér- és óraszabályok megsértését, vagy a belső bevételi szolgálat (IRS) szabályzatának a munkavállalókkal és a független vállalkozókkal szembeni megsértését.
Hatás
A bérszámfejtési problémák lehetséges pénzügyi, hírnévi és jogi hatásai nagymértékben eltérőek, attól függően, hogy milyen időre, méretre és természetre van szükség. Az esemény hatásának megértése fontos annak megértéséhez, hogyan kell megfelelően kezelni. A vállalkozásoknak figyelembe kell venniük a következőket: A pénzügyi beszámolási hibák növelhetik a külső ellenőrzési díjakat. A helytelen pénzügyi adatok rossz vezetési döntéseket eredményezhetnek, és negatívan befolyásolhatják a befektetőket és más érdekelteket, mint például a hitelezők. A fantom munkavállalóknak fizetett kifizetések és a helytelen fizetési ráták negatívan befolyásolhatják a likviditást és növelhetik az adóterheket. A bér- és óraszabályok vagy az IRS-szabályozások megsértése jelentős bírságokat, jogi díjakat, magasabb munkavállalói forgalmi rátákat és hírnévvesztést eredményezhet.
enyhítés
Ha erős bérszámfejtést hajt végre, csökkentheti a bérszámfejtési probléma valószínűségét vagy hatását. A bérszámfejtés végrehajtásának előnye azonban nem haladhatja meg a költségeket. A rendszeres és időben történő bérszámfejtés, valamint a főkönyvhöz és a harmadik féltől származó adatfeldolgozáshoz, adatátvitelhez és más nyilvántartásokhoz kapcsolódó adatok összeegyeztethetősége megakadályozhatja vagy észlelheti a pénzügyi hibákat. A közvetlen és közvetett költségek közötti munkavállalói munkaügyi besorolások áttekintése segíthet azonosítani a besorolási problémákat. A feladatok szétválasztása a bérszámfejtési adatok bevitele, a feldolgozás és a fizetési jogosultságok és a kiadó személyzet között ideális, de korlátozott erőforrásokkal rendelkező kisvállalkozások számára nehéz lehet. A magasabb szintű menedzsment felülvizsgálata, jóváhagyása és közlése a fizetési arányokkal, a kamatváltozásokkal, a személyzeti promóciókkal, a munkahelyváltozásokkal és a megszűnésekkel lehet helyénvaló, ha a feladatok elkülönítése nem költséghatékony. A jogi és HR kérdésekkel kapcsolatos megfelelő irányítási és felügyeleti képzési programok segíthetnek a szabályozási megfelelés növelésében.
megfigyelés
Bármely belső kontrollrendszer idővel hatástalanná válhat, mivel a személyzet és az üzleti folyamatok a növekedés vagy az ellenőrzési eljárások nem megfelelő irányítási felülbírálása révén változnak. Rendszeres időközönként értékelje a potenciális kockázatokat, és vizsgálja felül a bérszámfejtés tervezését és hatékonyságát annak biztosítása érdekében, hogy azok továbbra is relevánsak és költséghatékonyak legyenek.
