Az a személy, aki meghívja az ügyfeleket, amikor belép egy irodába, bemutatja a cég képét. Egy rendezetlen, közömbös recepciós nem szakszerűtlen és bizonytalan. Eközben a figyelmes munkatárs melegen üdvözölte az ügyfelet, hogy megértsék az értéket, és hosszabb kapcsolatot alakítson ki a társasággal. Ne feledje, hogy bizonyos típusú irodákban, mint amilyen egy orvos vagy terapeuta iroda, és fontos találkozók, mint például az interjúk, idegesek lehetnek. A barátságos üdvözlés segíthet nekik.
Helyezze az íróasztalt a bejárat felé, így az ügyfeleket belépve láthatja. Győződjön meg róla, hogy az iroda minden nap elején rendezett, és egész nap tartsa. Csomagokat haladéktalanul szállítson, vagy helyezze el a látótól. Tartsa meg a papírokat megfelelően, és a kinevezési könyve elérhető. Futtassa a megfelelő számítógépes programokat, így könnyen megkeresheti az ügyfél információit.
Mosolyogj és üdvözöljük az ügyfelet, közvetítve a valódi melegséget és lelkesedést. Használjon egy üdvözlést, amely jelzi, hogy várták, ha ez a helyzet - de csak akkor, ha tudod, hogy ez az ügyfél, akit vártál. Ha 9 órakor vársz egy ügyfelet ügyvédi irodájában, és egy üzleti találkozóra öltözött férfi sétál, akkor mosolyoghatsz és azt mondhatod: "Szia, John? Nagyon kedves találkozni veled." Soha ne adja meg az ügyfél teljes nevét - kezelje ezt az információt bizalmasan. Használjon egy általánosabb üdvözletet, ha nem ismeri az ügyfelet, például: "Jó reggelt, üdvözöljük az XYZ cégnél. Hogyan segíthetek ma?"
Segítséget nyújthat az ügyfélnek egy találkozó megszervezésével, megadva neki a papírmunkát, amelyet ki kell töltenie, vagy tudnia kell, hogy elmondja a megfelelő személynek, hogy megérkezett. Hagyja, hogy az ügyfél tudja, mennyi ideig kell várnia. Kérdezd meg tőle, hogy van-e kérdése, és válaszoljon nekik a lehető legjobban. Ha meg kell vizsgálnia a választ, győződjön meg róla, hogy akar.
Ösztönözze az ügyfelet, hogy várjon. Ajánljuk az ügyfél frissítőket, például vizet, kávét vagy teát, ha rendelkezésre áll. Ha az ügyfél visszautasítja az ajánlatot, mondja el neki, hogy tudassa, ha megváltoztatja az elméjét. Folytasson mosolyogva és szemkontaktust, amikor beszél az ügyféllel, közvetítve a melegséget és a lelkesedést.
Kérelmesen kérje meg az ügyfelet, hogy várjon csak egy pillanatra, ha válaszolnia kell a telefonra. Válaszoljon a telefonra egy üdvözléssel, mint például: "Jó reggelt, ez a Terri az XYZ cégtől. Csak egy pillanatig tarthat?" Köszönöm a hívónak, hogy megtartotta és garantálja, hogy igaza lesz vele. Ezután vigyázzon az ügyfélre az irodában.
Kövesse irodája protokollját az ügyfelek munkatársainak bevezetésére. Hívja fel a munkatársat, amint az ügyfél megérkezik, ha tudja, hogy az alkalmazott nem találkozik egy másik látogatóval. Ellenkező esetben hívja fel a megfelelő munkatársat telefonon, amikor a megrendelő kinevezése megkezdődik.
Ha az irodában elfogadott eljárásról van szó, és a személyzet tagja jelezte, hogy el kívánja kezdeni az értekezletet, kísérje meg az ügyfél munkatársának irodáját. Alternatív megoldásként hívja fel a személyzet tagját a várakozási területre, hogy megfeleljen az ügyfélnek. Ismertesse az ügyfelet és az alkalmazottat, ha még nem találkozott, a vezetékneveket vagy keresztneveket használva, attól függően, hogy a vállalat miért szeretne.
