A front office manager, aki néha recepciós vagy író néven ismert, számos szerepet tölt be. Ez az ügyfélközpontú pozíció, amely tipikusan a vendéglátóiparban található, mind az ügyfelekkel, mind az irodai üzleti feladatok ellátásával szolgál. Bár a felelősség és a kártérítés nagymértékben változik a szervezetenként és a vállalatokon belül is, számos front office vezetője számos alapvető feladattal rendelkezik.
Ügyfél interfész
Az elülső irodai vezetők gyakran kapcsolódnak az ügyfelekhez, gyakran fogadják őket, amikor belépnek a létesítménybe, megválaszolják a kérdéseket, és értékesítenek. A Career Builder foglalkoztatási honlapján közzétett általános munkaköri leírás szerint az elülső irodák vezetői fogadhatnak és feldolgozhatnak kifizetéseket az ügyfelektől, és szükség esetén bevételeket kaphatnak. Bizonyos esetekben a Career Builder szerint a front office menedzserek is problémás ügyfelekkel vagy vendégekkel foglalkoznak, és a megfelelő biztonsági személyzetet bevonják az ügyfelek biztonsági problémáinak kezelésére. A szervezettől függően a front office manager minden vendéghez kapcsolódhat, vagy csak azoknak, akik érzékenyek vagy fontosak.
Irodai vezetőség
Az elülső irodai vezetők biztosítják, hogy az üzletág irodája továbbra is hatékonyan működjön. A Hivatal kezelése magában foglalhatja a költségek minimalizálása érdekében felmerülő kiadások elemzését, a Hotel Mule honlapján közzétett munkaköri leírás szerint, és néhány menedzser felülvizsgálja a napi naplót, hogy fenntartsa az üzleti tevékenység tudatosságát. Az elülső irodai vezetőknek ismerniük kell a tipikus irodai alkalmazásokat, például a táblázatokat és a szövegszerkesztőket. A Foglalkoztatási honlap szerint a Job Fool munkatársai az üzleti tevékenység fenntartásához is használhatják a vállalati saját rendszereket.
Ügyfélélmény kezelése
Az irodai vezetői pozícióban lévő alkalmazottak jelentős felelősséggel tartoznak az ügyfelek és a vendégek példaértékű szolgáltatásának biztosításáért. Az ügyfelekkel való egyszerű kommunikáció és a biztonsági kérdések kezelése mellett az elülső irodák vezetői is egyetlen kapcsolattartó pontként működnek az ügyfelek panaszainak és a megnövekedett kérdéseknek. Az elülső irodai vezetők jóváhagyhatják a promóciós díjakat a vevőszolgálati tárgyalások alapján, a Hotel Mule-ban közzétett munkaköri leírás szerint, és néhány elülső irodai vezető jogosult arra, hogy kedvezményeket, szolgáltatási hiteleket vagy ingyenes szolgáltatást nyújtson az elégedetlen vendégeknek. Az elülső irodai vezetők együttműködhetnek más üzleti csoportokkal is, mint például a takarítás és a karbantartás, hogy a vendégek érkezéskor tiszta, teljesen működőképes ingatlanot láthassanak.
Személyzeti felügyelet
A szervezettől függően az elülső irodák vezetői lehetnek felelősek a szálloda személyzetének felügyeletéért. A Felügyeleti feladatok a Job Fool szerint magukban foglalhatják a személyzet igényeinek ütemezését, a munka tervezését és kijelölését, valamint a munkavállalók kommunikációjának fejlesztését. Az elülső irodai vezetők rendszeres személyzeti találkozókat tervezhetnek és végezhetnek, és a szervezeti feladatok teljesítése érdekében akár más osztályok vezetőivel is együttműködhetnek. Bizonyos esetekben az ebben a pozícióban dolgozó alkalmazottak képzést készítenek és nyújtanak, hogy az alkalmazottak folyamatosan lépjenek fel a változó üzleti gyakorlatokban.
