A Webster szótára egy levelet írott vagy nyomtatott üzenetként definiál egy személynek vagy csoportnak, amelyet általában levélben küldünk. Természetesen elektronikus korunkban sok levelet küldünk e-mailben, akár az e-mailben, akár mellékletként. Ennek ellenére az üzleti levelek továbbra is hagyományos funkciókkal rendelkeznek. Ezért döntő fontosságú, hogy az üzleti világ szereplői ismerjék ezeket a funkciókat annak érdekében, hogy az üzleti partnerekkel való helyes benyomást tegyék.
Sales
Annak ellenére, hogy az üzletmenet elektronikus úton folytatódik, „a hagyományos értékesítési levelek továbbra is fontos eszközei a modern üzletnek” - állítja Kenneth Zimmer, a Kaliforniai Állami Egyetem Üzleti és Gazdaságtudományi Karának emeritusprofesszora és Sue C. Camp, a Gardner-Webb Főiskola docense. Broyhill Menedzsment Iskola. Továbbá a Zimmer és a Camp azt állítják, hogy a legtöbb üzleti levél ténylegesen eladási levél, mivel céljuk az áruk vagy szolgáltatások eladása a címzetteknek. Az értékesítési levelek öt fő célkitűzése van:
- A címzett figyelmének felkeltése.
- Baráti kapcsolat kialakítása a címzettel.
- Felhívni a címzett vásárlási motívumait.
- Meggyőzni a címzettet, hogy tegyen lépéseket.
- Annak érdekében, hogy a címzettnek lehetősége legyen fellépni.
Közkapcsolatok
A közkapcsolatokra irányuló törekvés célja, hogy befolyásolja a célközönség hitét, hozzáállását vagy cselekedeteit. Ilyen a közönségszolgálati levél esetében, magyarázza Melvin L. DeFleur és Everette E. Dennis, a „Tömegkommunikáció megértése: liberális művészeti perspektíva” társszerzői. A PR-levél fő célja, hogy pozitívan befolyásolja a közönség benyomását a vállalatról vagy szervezet.
Néhány példa a nyilvános kapcsolatokról, amelyek az alábbi célok elérésére törekszenek:
- Új üzlet támogatása.
- Kérje meg az ügyfeleket, hogy nyissa meg a számlákat.
- Köszönöm az ügyfelek üzleti tevékenységét.
- Üdvözöljük a potenciális ügyfeleket a közösség számára.
- Közzéteszi a különleges értékesítést vagy szolgáltatást.
- Ösztönözni kell a vállalat szolgáltatásainak használatát.
Kérések és válaszok
A legelterjedtebb üzleti levelek kérést nyújtanak, vagy válaszolnak egyre, Zimmer és Camp állapotra. Példák a kérési levelekre: egy tárgyalóterem fenntartása, árajánlat kérése, számlázási nyilatkozatok kérése és találkozók beállítása. Mindazonáltal a Zimmer és a tábor azt tanácsolja, hogy ezeket a „rutinszerű betűket nem kell rutinszerűen kezelni”. Ezért követnie kell bizonyos iránymutatásokat, ha a kérelmet benyújtja vagy válaszol egyre:
- Teljes információt adjon meg.
- Soha ne csináljon indokolatlan kéréseket.
- Legyen pontos és pontos.
- Soha ne legyen félelmetes.
Követelések és módosítások
Az ügyfelek néha hibás szolgáltatást vagy termékeket panaszkodnak. Ilyen esetekben a vállalkozásoknak az ügyfelekkel folytatott tárgyalások útján kell reagálniuk a kiigazítás érdekében. Ezen túlmenően, a vállalkozások írási kérelmeket is írnak, például amikor a szállító nem küld a megfelelő terméket, vagy egyáltalán nem szállítja azt. A Zimmer és a tábor azonban azt mondják, hogy válaszolnak-e a követelésre vagy a kiigazításra, vagy hogy a következő szabályokat tartsák szem előtt:
- Győződj meg róla, hogy minden tényed megvan.
- Legyen pontos és teljes a követelés leírásakor.
- Kerülje a vádat, fenyegetést vagy igényt..
- Légy udvarias.
- Javasoljon ésszerű megoldást, amely minden érintett fél számára elfogadható.
Társadalmi kommunikáció
Gratulálunk az üzleti dolgozóknak különleges alkalmakkor „közös udvariasságnak és hagyománynak” - írja Zimmer és Camp. A munkáltatóknak részvétnyilvánításra is szükségük van, ha egy társult veszteséget vagy tragédiát szenved, azonnal reagál a hivatalos meghívókra, elismerik a nyugdíjakat és kifejezik háláját az ajándékokért, a vendéglátásért vagy a különleges bánásmódért. Az ilyen körülmények nem ismerik el a céget rossz fényben.
Győződjön meg róla, hogy helyesen formázza a betűket:
- Használjon vállalati levélpapírt.
- Igazítsa a levelezés dátumát az oldal jobb oldalán.
- Helyezze a címzett nevét, hivatalos címét és címét az oldal alján, balra igazítva.
- Kövesse az üdvözletet vesszővel, nem egy kettősponttal, például: Kedves Jones úr!
- Dupla tér az üdvözlés és a levél első bekezdése, valamint az egyes bekezdések között. Ugyanakkor az egyes bekezdések teste egyetlen helyet foglal magában.
- Ne tartalmazzon referencia kezdőbetűket, másolási jelöléseket stb.
